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Vertrauliche und versteckte Informationen aus Word-Dokumenten löschen

Lesezeit: < 1 Minute Versenden Sie geschäftliche oder vertrauliche Dokumente direkt als Original-Word-Dokument an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner? Haben Sie sich dabei schon einmal Gedanken über unsichtbare Informationen in diesen DOC-/DOCX-Dateien gemacht? Nein. Dann zeige ich Ihnen nun, wie Sie all diese versteckten Informationen aus Ihren Word-Dateien löschen, bevor Sie sie versenden.

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Vertrauliche und versteckte Informationen aus Word-Dokumenten löschen

Lesezeit: < 1 Minute

Ausgeblendete und persönliche Informationen in Word-Dateien

In einem Word-Dokument sind eine ganze Reihe von Informationen gespeichert, die als Ausdruck oder in der Seitenansicht nicht zu sehen sind. Dazu gehören

  • Dokumenteneigenschaften und persönliche Informationen
  • Ausgeblendeter Text
  • Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen
  • Nachverfolgte Änderungen
  • Versionen
  • Freihandanmerkungen
  • Benutzerdefinierte XML-Dateien
  • Wasserzeichen

Sicherheit geht vor Vertrauen

Viele dieser Informationen kann der
Empfänger mit Microsoft Word wieder für sich sichtbar machen, wenn er
die Datei im Original von Ihnen bekommt. Darum ist es ratsam, ihm eine
Kopie zu senden, die Sie vorher überprüft haben und daraus nicht
erwünschte Inhalte entfernt haben.

Prüfen Sie vor der Freigabe Ihr Dokument

Damit Sie schnell nach
all diesen versteckten Informationen suchen können, gibt es den Befehl
"Dokument prüfen". Sie finden ihn im Backstage-Datei-Menü im Menü des
Drop-Down-Buttons "Informationen". Bestätigen Sie beim Aufrufen das
vorherige Speichern der Datei mit JA, damit die Prüfung aktuelle
Ergebnisse liefern kann. Sie sehen jetzt das Dialogfenster
Dokumentprüfung.

Dokument auf versteckte Informationen überprüfen

Klicken Sie unten rechts im Dialog auf den Button "Prüfen". Nach wenigen Sekunden erscheint das Prüfungsergebnis. Word überprüft alle Bereiche, die versteckte oder vertrauliche Informationen enthalten können. Die Bereiche, in denen Word versteckte Informationen gefunden hat, werden mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.

Vertrauliche / Versteckte Informationen löschen

Mit dem Schalter "Alle entfernen" neben den Fundstellen können Sie diese Informationen löschen lassen. Wenn Sie abschließend bei allen Bereichen ein blaues Häkchen sehen, können Sie die Datei unbesorgt an die Empfänger versenden. Übrigens: Auch bei dem Speichern als PDF-Datei lohnt sich eine vorherige Überprüfung, da auch hierbei teilweise Informationen in die PDF-Datei übernommen werden.

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