Vereinsverwaltung: Inventarisierung
Haben Sie schon einmal etwas über Inventarisierung gehört? Ein scheußliches und sich sehr wissenschaftlich anhörendes Wort. Aber der Sinn hinter diesem buchhalterischen Begriff ist simpel:
Im Zuge der Inventarisierung wird ein Gegenstand in das Vermögen des Vereins aufgenommen. Hierzu ist es wichtig, dass dem Gegenstand eine Inventar-Nummer zugeordnet ist.
Karteikarte oder Excel?
Der Wert der Gegenstände in einem Verein können beachtliche Summen ausmachen. Hierzu gehören Sportgeräte, Massagebänke, Computer genauso dazu wie zum Beispiel die Fritteuse. An sich reicht es, wenn Sie Ihr Inventar in einer Karteikarte erfassen.
Mein Tipp: Heutzutage hat doch fast jeder Computer "Excel" installiert. Alternativ kann man selbstverständlich auch auf andere Office-Programme zurückgreifen. Da gibt es ja eine ganze Reihe von kostenpflichtigen sowie kostenlosen Anwendungen. Jedoch ist es ganz egal wie Sie inventarisieren. Jeder Verein muss dafür Sorge tragen, dass regelmäßig aktualisiert und kontrolliert wird. Ein großer Vorteil der EDV ist es, dass Veränderungen schnell und einfach erfasst werden können.
Vereinsverwaltung: Folgende Daten sollten auf der Inventarkarte erfasst werden
- Bezeichnung des Gegenstandes
- Die richtige Bezeichnung des Fabrikats bzw. Models
- Der Anschaffungspreis
- Wo wurde der Gegenstand gekauft?
- Wie und wo wird der Gegenstand eingesetzt?
- Inventarisierungs-Daten wie zum Beispiel die Inventarnummer
- Abschreibung
- Eventuelle Garantiedauer
Des Weiteren können auch Reparaturen, Umbauten etc. ebenfalls auf der Inventarkarte enthalten sein. Dies macht durchaus Sinn.