Sicherlich kennen Sie es selbst: Sie wollen jemanden anrufen. Doch am anderen Ende der Leitung meldet sich jemand, den Sie eigentlich gar nicht sprechen wollen. Und dann kommt auch noch ein: "Ne, der ist nicht da. Rufen Sie später mal an, danke und tschüss." Zu Recht vergehen Ihnen Lust und Laune. Anhand der folgenden Beispiele erfahren Sie, wie Sie als Angerufener souverän reagieren, wenn Sie nicht der gewünschte Gesprächspartner des Anrufers sind.
Telefongespräch souverän weiterverbinden
Sagen Sie dem Anrufer, dass Sie nicht weiterhelfen können. Nennen Sie ihm den Ansprechpartner in Ihrer Organisation, der für das Anliegen zuständig ist. Zum Beispiel wie folgt: "Entschuldigen Sie bitte, ich bin nicht der passende Ansprechpartner für Sie. In dieser Angelegenheit ist es Herr Max Mustermann. Warten Sie bitte einen Augenblick, ich stelle für Sie durch!"
Telefongespräch erfolgreich abbrechen, wenn die Zielperson nicht am Platz ist
Immer wieder kommt es vor, dass Sie einen Anruf entgegennehmen für einen Kollegen, der gerade nicht am Platz ist. Sie wissen, dass der Anrufer nicht direkt weiterverbunden werden kann. Gehen Sie beispielsweise wie folgt vor: "Entschuldigen Sie bitte, aber ich kann Ihnen in dieser Angelegenheit nicht weiterhelfen. Da hilft Ihnen Herr Max Mustermann weiter. Der isst aber gerade zu Mittag. Seine Durchwahl ist übrigens die 666. Wollen Sie es vielleicht gegen 13 Uhr noch einmal versuchen? Da ist er in der Regel wieder zurück."
Rückrufbitte: Dieses Telefongespräch muss bitte auch geführt werden!
Sie versprechen dem Anrufer, dass die Zielperson sich melden wird, sobald sie wieder zurück ist. Doch achten Sie in jedem Falle darauf, dass der Rückruf auch erfüllt wird. "Entschuldigen Sie bitte, Herr Mustermann ist gerade in einem wichtigen Gespräch und er hat auf mich umgeleitet. Sagen Sie mir doch bitte gerade, worum es geht. Dann gebe ich ihm Bescheid und er wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden."