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Urlaubsbescheinigung: So geben Sie nicht zu viel Urlaub

Lesezeit: 2 Minuten Keine Frage, Ihre Mitarbeiter haben Anspruch auf Urlaub und benötigen diesen auch. Aber haben Sie sich nicht auch schon einmal über die Länge des Urlaubs geärgert? Oft ist Arbeitgebern unbekannt, dass Sie bei Mitarbeitern, die im Laufe eines Jahres neu in ihr Unternehmen eintreten, mit der Urlaubsbescheinigung prüfen können, wie viel Urlaubstage Ihrem neuen Mitarbeiter tatsächlich noch zustehen.

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Urlaubsbescheinigung: So geben Sie nicht zu viel Urlaub

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Urlaubsbescheinigung dient zur Vermeidung von doppeltem Urlaub

Die Urlaubsbescheinigung ist für Sie von großer Bedeutung. Denn mit dieser bescheinigt der vorhergehende Arbeitnehmer, wie viel Urlaub der Mitarbeiter bei ihm schon erhalten hat. Urlaub, den Ihr Mitarbeiter für das laufende Kalenderjahr von seinem früheren Arbeitgeber bereits bekommen hat, brauchen Sie ihm dann nicht mehr zu gewähren.

Das ist gesetzlich geregelt (§ 6 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz). Zur Vermeidung von Doppelansprüchen besteht der Anspruch auf Urlaub nicht, soweit dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist.

So rechnen Sie mit der Urlaubsbescheinigung

Den konkreten Umgang mit der Urlaubsbescheinigung können Sie an folgendem Beispiel erkennen: Sie haben zum 1.8.2012 Fritz Maier als neuen Mitarbeiter in einer 5-Tage-Woche im Lager eingestellt. Laut Arbeitsvertrag hat Herr Maier einen Jahresurlaub von 30 Arbeitstagen bei Ihnen.

Bis zu einem 31.7.2012 war Herr Maier in einem anderen Unternehmen auch 5 Tage/Woche beschäftigt. Dort hatte er einen Urlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr, diesen Urlaubsanspruch hatte er bereits voll genommen. Das hat nun folgende Auswirkungen auf den ihm bei Ihnen noch zustehenden Jahresurlaub.

Auswirkungen auf den Jahresurlaub

1. Schritt: Zunächst berechnen Sie, welchen Urlaubsanspruch Herr Maier bei Ihnen für 2012 noch haben wird: 

30 Urlaubstage x 5 (Monate) geteilt durch 12 Monate = 13 Tage

2. Schritt: Da er aber seinen ganzen Jahresurlaub bei dem alten Arbeitnehmer schon genommen hat, müssen Sie nun ermitteln, in welchem Umfang der genommene Urlaub rechnerisch für die Monate August – Dezember gilt, denn diesen brauchen Sie wegen der Vermeidung von Doppelansprüchen (§ 6 BUrlG) nicht noch einmal gewähren. Dazu rechnen Sie:

24 Urlaubstage x 5 (Monate) geteilt durch 12 Monate = 10 Tage

3 Schritt: Nun errechnen Sie den konkreten Resturlaub bei Ihnen:

13 (rechnerischer Urlaubsanspruch bei Ihnen) – 10 (bereits vom alten Arbeitgeber für die letzten Monate gewährter Urlaub) = 3 (Tage verbleibende Urlaubsanspruch gegen Sie).

Sie müssen dem neu eingestellten Mitarbeiter im Jahr 2012 in diesem Beispiel also nur noch 3 Tage Urlaub für das Jahr 2012 gewähren. 

Diese Regelung ist auch durchaus fair. Ansonsten hätte der Mitarbeiter nämlich durch den Arbeitsplatzwechsel 37 Tage Urlaub in dem Jahr (24 Tage bei dem alten Arbeitgeber, 13 Tage bei Ihnen).

Lassen Sie sich immer die Urlaubsbescheinigung vorlegen

Wichtig ist dafür natürlich, dass Sie wissen, wie viel Urlaub der alte Arbeitgeber bereits gewährt hat. Daher verpflichtet § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz einen Arbeitgeber dazu, einem ausscheidenden Mitarbeiter immer die Urlaubsbescheinigung auszustellen.

Verlangen Sie daher bei Einstellung immer die Vorlage der Urlaubsbescheinigung nach § 6 Bundesurlaubsgesetz des früheren Arbeitgebers. Wenn der frühere Arbeitgeber eine solche noch nicht ausgestellt hat, bitten Sie den Stellenbewerber, diese nachträglich anzufordern.

Wenn Sie selber eine Urlaubsbescheinigung ausstellen müssen

Umgekehrt sind Sie natürlich auch verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Gesetzliche Formvorschriften für die Urlaubsbescheinigung gibt es nicht. Bewährt hat es sich aber, folgende Punkte in die Urlaubsbescheinigung aufzunehmen: 

  • persönliche Daten des Arbeitnehmers
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses (Beginn/Ende)
  • vertraglicher/tarifvertraglicher Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr
  • Anzahl der Arbeitstage pro Woche
  • Kalenderjahr, für das die Urlaubsbescheinigung gilt
  • Anzahl der im Kalenderjahr genommenen Urlaubstage (ohne Übertragung aus dem Vorjahr)
  • Anzahl der Urlaubstage aus dem Kalenderjahr, für die Sie eine Urlaubsabgeltung (§ 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz) gezahlt haben.

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