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Unterforderung im Sekretariat

Lesezeit: 5 Minuten Als ich in der Ausbildung war, befand ich mich auf der Suche nach einem Praktikum im Sekretariat. Mir wurde eine Stelle in einem internationalen Unternehmen angeboten, die ich jedoch nur ablehnen konnte. Ich sollte wochenlang in einem dunklen Büro ohne Telefon, PC, Fax oder sonstige Geräte sitzen und Briefe in Umschläge tun. Mir war sofort klar, dass ich vor Unterforderung und Langeweile sterben würde, sollte ich dieses Praktikum annehmen.

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Unterforderung im Sekretariat

Unterforderung im Sekretariat

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Doch nicht immer kann man vor der Entscheidung für eine Arbeitsstelle erkennen, ob die Arbeit fordernd oder doch unterfordernd ist, denn im Gespräch wird ja niemand zugeben, dass es eher ruhig zugeht. Boreout – das Gegenteil vom viel bekannteren Burnout – kann die Folge sein. Was also tun im Falle von Unterforderung im Sekretariat?

Unterforderung im Sekretariat: Kämpfen Sie dagegen an

Sie haben zwei Möglichkeiten: aufgeben oder kämpfen. Ich empfehle Ihnen: Kämpfen Sie! Denn Sie werden im Folgenden sehen, dass es sich lohnt. Einmal Unterforderung bedeutet nicht immer und ewig Unterforderung. Aufgeben und sich eine neue Stelle suchen können Sie notfalls immer noch, wenn gar nichts funktioniert, aber sicher ist das bei Ihnen nicht der Fall.

Unterforderung im Sekretariat: Motivieren Sie sich selbst

Motivieren Sie sich selbst. Das ist bei Unterforderung oft nicht ganz einfach, aber auch nicht so schwer, wie Sie vielleicht denken. Sie möchten neue Dinge lernen, Sie möchten im Beruf weiterkommen und Ihren Horizont erweitern. Das alles sind gute Gründe, nicht den Kopf in den Sand zu stecken, wenn man das Gefühl hat, auf der Stelle zu treten.

Zuerst sollten Sie analysieren, warum Sie unterfordert sind. Haben Sie zu wenig zu tun? Ist Ihr Aufgabengebiet zu beschränkt oder anspruchslos? Ist Ihr Chef oder Ihre Chefin möglicherweise nicht unschuldig an Ihrer Unterforderung, weil er oder sie Ihnen zu wenige Aufgaben gibt, da er oder sie nicht genügend Vertrauen in Sie und Ihre Fähigkeiten hat?

Unterforderung im Sekretariat: Mangelndes Vertrauen

Mangelndes Vertrauen kann entstehen, wenn Sie eine neue Stelle annehmen und sich Ihr Vorgesetzter erst an Sie als seine neue Sekretärin oder Assistentin gewöhnen muss. Geben Sie ihm Zeit, damit er sich von Ihren Qualitäten überzeugen kann. Sprechen Sie mit ihm über Ihre Unterforderung, damit er Ihnen seine Erwartungen mitteilen und Sie diese erfüllen können. Besonders wichtig sind solche Gespräche dann, wenn Sie für den Vorgesetzten die erste Sekretärin oder Assistentin sind. Dann muss auch er erst lernen, Arbeit abzugeben, die er bisher immer selbst erledigt hat.

Unterforderung im Sekretariat: Zu wenig zu tun

Haben Sie zu wenig zu tun, sollten Sie überlegen, woran dies liegt. Ist es eine vorübergehende Phase? Dann ist Ihrer Unterforderung relativ leicht Herr zu werden: Nutzen Sie die ruhige Zeit, um liegengebliebene Dinge zu erledigen. Entrümpeln Sie Ihr Büro, lesen Sie Fachliteratur, für die Sie in der Vergangenheit nicht ausreichend Zeit hatten, bilden Sie sich weiter. Das Internet bietet vielfältige Möglichkeiten, Ihr Wissen mit Lernfilmen, Sprachübungen und vielen weiteren Anwendungen zu erweitern.

Ist die Unterforderung kein vorübergehender Zustand, sollten Sie sich Gedanken machen, was Sie ändern können. Möchten Sie Ihr Aufgabengebiet erweitern? Dann überlegen Sie sich, was Sie für Ihren Chef zusätzlich übernehmen können. Anregungen finden Sie beispielsweise im Internet, in Fachbüchern oder während des Austauschs mit anderen Sekretärinnen. Sie werden sehen, wie vielseitig die Möglichkeiten sind.

Sollten Ihnen die Ideen ausgehen oder Ihnen erst gar keine zündenden Ideen kommen, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Sagen Sie ihm, dass Sie gern mehr für seine Entlastung tun würden, dass Sie jedoch keine oder nur wenig effektive Ideen haben, wie dies genau aussehen könnte. Vielleicht hat Ihr Chef nur auf diese Gelegenheit gewartet und freut sich über Ihr Engagement. Sonst überlegen Sie gemeinsam, wie eine Lösung aussehen kann.

Lassen Sie sich nicht mit Arbeiten wie Kopieren und Kaffeekochen abspeisen, sondern zeigen Sie Ihrem Chef, dass Sie eine Herausforderung suchen und gern bereit sind, sich neues Wissen für Ihre neuen Aufgaben anzueignen. Assistenz statt Sekretariat – nicht nur die bisherigen Aufgaben des Sekretariats, sondern Sonderaufgaben mit inhaltlichem Bezug sind die Aufgaben, die Sie und Ihren Chef weiterbringen und die Ihnen Spaß machen. Zeigen Sie Ihrem Chef, welche Vorteile das Delegieren an Sie für ihn hat. Wenn Sie gut vorbereitet sind, haben Sie Ihren Vorgesetzten schnell überzeugt. Vielleicht ist sogar eine Weiterbildung für Sie drin, von der Sie noch lange profitieren können.

Unterforderung im Sekretariat: Arbeitsbereich zu begrenzt

Sollten Sie feststellen, dass Ihr Arbeitsbereich zu begrenzt ist, stellen Sie ebenfalls eigene Überlegungen an, was Sie gern zusätzlich übernehmen würden, um zukünftig Ihre Unterforderung abzustellen. Haben Sie Fähigkeiten und Kenntnisse, die Sie bisher nicht in Ihrem Job einsetzen konnten, die dem Unternehmen aber hilfreich sein könnten? Dann überlegen Sie sich, wie sie zum Einsatz kommen könnten. Gibt es Aufgaben, die in Ihrem Unternehmen noch niemand übernommen hat, die aber das Unternehmen voranbringen könnten – und Sie, wenn Sie diese Aufgaben übernehmen würden?

Konkrete Wege aus der Unterforderung

Optimierung des Selbstmanagements:
Je besser Sie sich selbst organisieren, umso leichter wird es Ihnen fallen, Ihren Chef zu organisieren. Analysieren Sie mindestens zweimal pro Jahr Ihre Arbeitsabläufe und suchen Sie nach Schwachstellen, um diese zu optimieren.

Optimierung der Posteingänge:
Viele Dinge muss Ihr Chef nicht auf dem Schreibtisch haben. Stimmen Sie mit ihm ab, welche Vorgänge Sie direkt an eine andere Abteilung weiterleiten oder selbst erledigen können. Es reicht eine kurze zusammenfassende Information an den Chef, damit dieser auf dem Laufenden bleibt. Melden Sie ihn von unnötigen Werbesendungen und Newslettern ab. Das kostet seine und Ihre Zeit.

Vorbereiten von Reden:
Schreibt Ihr Chef seine Reden selbst? Warum tun Sie es nicht für ihn? Nutzen Sie die nächste Gelegenheit und stellen Sie Ihr Können unter Beweis. Selbst wenn einige Änderungen notwendig sein sollten, haben Sie Ihrem Chef viel Zeit gespart.

Helfen Sie Ihrem Chef, besser informiert zu sein:
Halten Sie im Unternehmen die Augen und Ohren auf und leiten Sie relevante Informationen an Ihren Chef weiter. Je besser er informiert ist, umso leichter fällt ihm seine Arbeit. Sind beispielsweise Mitarbeiter unzufrieden, stellen Sie ihm einige Lösungsvorschläge zusammen und sprechen Sie mit ihm darüber.

Unterstützung bei Mandatsarbeit:
Engagiert sich Ihr Vorgesetzter beispielsweise im Rotary Club? Solche Mandate sollten von Ihnen aufgelistet und auf Nutzen für Ihren Chef im Vergleich zu seinem Aufwand überprüft werden. Vielleicht kann er das eine oder andere Mandat aufgeben? Bereiten Sie außerdem seine Unterlagen für entsprechende Meetings vor und arbeiten Sie die Unterlagen nach (Terminvereinbarungen und ähnliches). Dies kann für Ihren Chef eine große Unterstützung darstellen.

Knowledge Management:
Wissen ist Macht – auch und gerade für Unternehmen. Sprechen Sie mit dem Chef darüber, warum Sie ein professionelles Wissensmanagement für notwendig halten. Entwerfen Sie ein Konzept, wie so ein Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen aussehen könnte und legen Sie es Ihrem Chef vor. Dies kann eine spannende Aufgabe für Sie werden!

Erstellen eines Office Handbuchs:
Was passiert, wenn Sie plötzlich krank werden, während Ihre Vertretung im Urlaub ist? Oder Sie sind bei einem mehrtägigen Seminar – zusammen mit Ihrer Vertretung. Vielleicht fängt bald eine neue Büroangestellte oder eine externe Urlaubsvertretung in Ihrem Unternehmen an und benötigt Hilfe bei der Einarbeitung.

Im Fall der Fälle sollten Sie ständig Zugriff auf eine Übersicht aller Ihrer Tätigkeiten haben, mit der auch Kollegen aus anderen Fachbereichen schnell erkennen können, was wie funktioniert, welche Checklisten und Formulare hilfreich sein können und welche Ansprechpartner es für welche Themen gibt. Ein Office Handbuch ist hier Gold wert. Außerdem erhält Ihr Chef ganz schnell einen Überblick darüber, wie viel Sie für das Unternehmen tun. Das kann für Sie nur von Vorteil sein.

Beschwerdemanagement:
Gibt es in Ihrem Unternehmen noch kein Beschwerdemanagement? Erstellen Sie ein Konzept, wie dies umgesetzt werden kann, denn ein professionelles Beschwerdemanagement bringt Ihr Unternehmen voran. Erfassen Sie alle Beschwerden in einer Datenbank, um Fehler analysieren und in Zukunft ausmerzen zu können. Dies ist ein wertvoller Beitrag zur ständigen Verbesserung von Abläufen und die Kunden werden es Ihnen danken.

Unterstützung im Krisenmanagement:
Kriselt es in Ihrem Unternehmen? Jetzt sind Sie mehr gefragt denn je, denn Ihr Chef benötigt noch mehr Unterstützung. Zeigen Sie ihm, dass Sie gern mehr Aufgaben und mehr Verantwortung übernehmen, um ihm in dieser schwierigen Zeit zu ermöglichen, sich auf die wichtigen Entscheidungen zu konzentrieren.

Ökomanagement:
Ist Ihr Unternehmen schon „grün“? Falls nicht: Erstellen Sie ein Konzept, wie sich das ändern ließe. Sie tragen nicht nur zu Kostensenkungen und einem Beitrag zur Umwelt bei, sondern fördern auch Ihre berufliche Weiterentwicklung.

Übersetzungen:
Ist die Unternehmenssprache Englisch oder arbeiten Sie mit vielen Niederlassungen im Ausland zusammen? Achten Sie darauf, dass wichtige Dokumente in Deutsch und englisch, vielleicht sogar in weiteren Sprachen vorhanden sind. Fragen Sie Ihren Chef, welche Dokumente aus seiner Sicht noch übersetzt werden müssen.

Schreiben Sie Artikel für Ihre Firmenzeitschrift:
Durch einen Artikel in der Firmenzeitschrift werden mehr Menschen im Unternehmen auf Sie und Ihr Wissen aufmerksam. Ein gutes Netzwerk kann sich entfalten, das Ihnen sicher weiterhelfen wird, beruflich voranzukommen.

Gründen Sie ein Sekretärinnen-Netzwerk:
Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Kolleginnen im Unternehmen aus. So können Sie wertvolle Informationen erhalten, fachliche Dinge besprechen und neue Ideen entwickeln. Vielleicht möchten Sie einen internen Sekretärinnen-Newsletter entwickeln?

Und nun wünsche ich viel Erfolg bei der Umsetzung!

Bildnachweis: alex.pin / stock.adobe.com

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