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Unbezahlter Urlaub ist ein Meldegrund

Lesezeit: 2 Minuten Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen. Sei es, weil sie keine Urlaubsansprüche mehr haben und dringend noch ein paar freie Tage benötigen oder weil sie eine längere Auszeit planen und dann gleich für Wochen oder gar Monate unbezahlten Urlaub nehmen. Für Sie im Lohnbüro gilt aber immer, dass es einiges zu beachten gilt.

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Unbezahlter Urlaub ist ein Meldegrund

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Unbezahlter Urlaub ist eine Fehlzeit

Der unbezahlte Urlaub für Arbeitnehmer muss in der Lohnabrechnung ganz besonders betrachtet werden. Denn neben der Kürzung des Entgelts, schließlich ist der Urlaub unbezahlt, müssen auch noch melderechtliche Besonderheiten beachten werden.

In Ihrer Lohnsoftware wird für den unbezahlten Urlaub regelmäßig eine Fehlzeit (oder auch Abwesenheit) verwendet, da Fehlzeiten besondere sozialversicherungsrechtliche Folgen haben können.

Relativ problemlos ist es für Sie in der Lohnabrechnung, wenn ein Arbeitnehmer nur einige Tage unbezahlten Urlaub nimmt. Denn dann ist sozialversicherungsrechtlich nichts zu beachten.

Auch steuerlich liegen hier keine Besonderheiten vor, wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr als 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage unterbrochen ist.

In der Lohnabrechnung kürzen Sie dann einfach das Entgelt um die Tage des unbezahlten Urlaubs.

Beispiel für die Urlaubsrechnung:

Ein Arbeitnehmer nimmt im September 3 Tage unbezahlten Urlaub. Er erhält ein Monatsgehalt von 3.000 €.

Sie kürzen dann das Gehalt einfach um die 3 Tage unbezahlten Urlaub und zahlen dem Arbeitnehmer ein (gekürztes) Bruttoentgelt von 2.700 € aus. Von diesem gekürzten Bruttolohn berechnen Sie auch die Sozialversicherungsbeiträge und Steuern.

Unbezahlter Urlaub über eine Woche

Dauert der unbezahlte Urlaub eines Arbeitnehmers länger als eine Woche – genau gesagt 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage – so hat dies sozialversicherungsrechtlich keine Auswirkungen. Steuerlich muss dann aber in der Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr der Buchstabe U eingetragen werden (Zeile 2). Das „U“ steht hierbei für Unterbrechung.

Trotz dieser Unterbrechung wird aber weiterhin in der Steuer die Monatstabelle bei der Steuerberechnung verwendet und nicht die Tagestabelle. Das bedeutet der Arbeitnehmer wird für 30 Steuertage in dem Monat besteuert und nicht, wie vielleicht gedacht, nur für die verbleibenden (bezahlten) Tage.

Unbezahlter Urlaub von mehr als einem Monat

Dauert ein unbezahlter Urlaub länger als einen Monat an, so hat dies auch Auswirkungen auf die Sozialversicherung. Sozialversicherungsrechtlich muss nämlich bei einer unbezahlten Urlaubszeit von mehr als einem Monat eine Abmeldung (Abgabegrund „34“) zur Sozialversicherung erstellt werden.

Dies bedeutet für den Arbeitnehmer auch, dass er ab diesem Zeitpunkt nicht mehr krankenversichert ist und sich selbst um eine Krankenversicherung kümmern muss.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer nimmt vom 1.9. bis 15.10. unbezahlten Urlaub.

Es ist eine Abmeldung „34“ zum 30.9. zu erstatten.

Im September erhält der Arbeitnehmer keinen Lohn (da keine Arbeitsleistung).

Wiederaufnahme der Beschäftigung melden

Nimmt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit nach einem unbezahlten Urlaub wieder auf, so ist die Wiederaufnahme der Tätigkeit ebenfalls zur Sozialversicherung zu melden. Der Tag der Wiederaufnahme der Arbeitsleistung ist mit dem Abgabegrund „13“ in einer Anmeldung an die Einzugsstelle zu senden.

Bildnachweis: pixabay.com (Stevebidmead) CC0 Public Domain

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