Einladungen rechtzeitig verschicken
Wenn Sie eine Besprechung vorbereiten, dann sollten Sie den Einladungen Priorität einräumen, denn genauso wie Sie Ihre Besprechung vorbereiten müssen, möchten andere Teilnehmer dies auch tun. Von daher gilt – genug Vorlaufzeit einkalkulieren. Bitten Sie die Teilnehmer ebenfalls, Ihnen ihre Teilnahme zu bestätigen.
Damit stellen Sie sicher, dass auch alle die Einladung erhalten haben. Fehlende Rückmeldungen sollten Sie verfolgen. Auch müssen Sie all jene Teilnehmer ergänzend informieren, wenn diese einen aktiven Teil während der Besprechung übernehmen sollen.
Informative Agenda erstellen
Um zu wissen, worauf man sich vorbereiten sollte, müssen die Inhalte der Agenda an die Teilnehmer kommuniziert werden. Dies geschieht am besten zusammen mit der Einladung. Eine Agenda kann, wenn notwendig, immer noch abgeändert und als aktualisierte Version erneut verschickt werden. Die Agenda sollten dabei so knapp und informativ wie möglich gehalten werden. Folgende Punkte sollten Sie in Ihre Agenda integrieren:
- Datum
- Uhrzeit
- Dauer
- Zweck der Besprechung
- Inhalte in Stichpunkten
- Eventuelle Pausen
Sind Stellungnahmen beziehungsweise Präsentationen von Seiten eines oder mehrerer Teilnehmer gewünscht, dann sollte dies erwähnt sein. So kann zum Beispiel neben dem Agendapunkt der Name eines Teilnehmers stehen sowie die Information worüber und in welcher Form er referieren wird.
Teilnehmer erinnern
Um sicher zu stellen, dass die Teilnehmer die Besprechung auch nicht vergessen haben, sollten Sie ein bis zwei Tage vorher nochmals eine kleine Erinnerung per E-Mail verschicken oder aber die Teilnehmer kurz anrufen.
Von Catering absehen
Eine Besprechung ist eine sachliche Angelegenheit und kein gemeinsames Essen. Von daher ist es nicht notwendig, Essen auf den Tisch zu stellen. Das lenkt nur ab und schadet der Konzentration. Sollte eine Besprechung für einen längeren Zeitraum und über die Mittagspause hinaus geplant sein, dann sollten Kaffee- und Mittagspause in der Agenda erwähnt sein. Erwähnen Sie auch, ob Essen gestellt wird oder nicht. Ansonsten dürfen sich Kaffee, Tee und kalte Getränke im Besprechungsraum befinden und eventuell kleine Snacks wie Kekse oder Salzgebäck.
Protokollant bestimmen
Bevor die Agenda abgearbeitet wird, muss, um das Besprochene für alle Teilnehmer festzuhalten, ein Protokollant bestimmt werden. Die sollten gleich zu Beginn der Besprechung und vor allem anderen geschehen.
Agenda abarbeiten
Das Einhalten der Agenda ist wichtiger Bestandteil einer produktiven Besprechung. Es ist von daher empfehlenswert, wenn Punkt für Punkt nacheinander abgearbeitet wird. Empfehlenswert ist eine Routine einzubauen:
- Diskussion des Agendapunktes
- Notwendige, einzuleitende Maßnahmen unter Angabe des Fertigstellungszeitpunktes
- Verantwortliche Person/en
Protokoll
Ein Protokoll sollte immer ergebnisorientiert formuliert und so kurz wie möglich gehalten sein. Die beste und schnellste Methode ist es, die Besprechungsergebnisse handschriftlich in leserlicher Form neben oder unter die Agendapunkte zu schreiben und das ganze dann zu kopieren und zu verteilen.
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