Als ersten Schritt sollten Sie sich demnach Ziele setzen oder nach Möglichkeiten suchen, wie man besagte Zeitfresser besser in den Griff bekommt. Das bedeutet nicht, dass sie ganz von der Bildfläche verschwinden können. In jedem Büro klingelt mal das Telefon, denn schließlich haben die Kunden auch Fragen, die beantwortet werden müssen.
Mit Hilfe der Kollegen oder durch gezielte Absprache und Vorbereitung, kann man die Zeitdiebe allerdings für einen gewissen Zeitraum gut reduzieren um entsprechend produktiv zu arbeiten.
Im optimalen Fall gehört Ihr Unternehmen zu den vielen, die mittlerweile eine sogenannte „Gleitzeit“ eingeführt haben. Dies ermöglicht es Ihnen, wesentlich früher im Büro zu sein, oder nach Feierabend noch etwas länger zu bleiben. Sie haben dann die Chance, in einem ruhigeren Umfeld zu arbeiten und da Sie sich außerhalb der üblichen Geschäftszeiten vor Ort befinden, sind Sie auch vor äußeren Einflüssen sicher.
Eine weitere Lösung wäre es, sich mit den Kollegen abzusprechen. Jeder der es benötigt, sollte im Laufe des Tages die Möglichkeit bekommen für 1 bis 2 Stunden ungestört seinen Aufgaben nachgehen zu können. Hierzu sollte man sich darauf einigen, dass zum Beispiel die Telefonleitung weitergestellt werden kann und die Bürotür verschlossen bleibt.
Perfektionismus als Zeitfresser
Perfektionismus ist übrigens ein weiterer Zeitfresser im Büroalltag, der dringend ausgeschaltet werden sollte. Hier kann einem jedoch niemand weiterhelfen, da es sich um ein individuelles Problem handelt. Natürlich möchte man möglichst immer alles perfekt machen – was ja auch durchaus löblich ist. Es führt jedoch leider häufig dazu, dass man nach Abschluss einer Aufgabe zu viel Zeit in die Nacharbeit investiert.
Selbstverständlich sollen Sie Ihre Arbeit vor Abgabe noch einmal überprüfen, verschwenden Sie aber nicht unnötig viel Zeit, um an Details zu feilen die unwichtig sind und vor Allem Zeit in Anspruch nehmen, die Ihnen nicht bezahlt wird.
Hatten Sie bereits des Öfteren das Gefühl, dass die Arbeit der anderen ebenso gut bewertet wurde wie die Ihre, obwohl Sie wirklich „perfekt“ gearbeitet haben und Ihr Aufwand wesentlich größer war? Dann denken Sie darüber nach, ob der extra Aufwand auch wirklich gefragt, oder nur Teil Ihres persönlichen Perfektionismus war.
Um die Zeitfresser langfristig in den Griff zu bekommen, müssen Sie natürlich zunächst identifiziert werden. Legen Sie sich hierzu einen Notizblock neben sich auf den Schreibtisch und notieren Sie eine Arbeitswoche lang alles was Sie von Ihren Aufgaben ablenkt. Anschließend listen Sie die notierten Zeitdiebe auf und überlegen sich Lösungen um diese auszuschalten.
Zu den möglichen Lösungen zählen, wie bereits angesprochen, Ruhezeiten in denen es keine Telefonunterbrechungen gibt, früher oder später im Büro zu sein, Organisation – Fächer die Sie kontinuierlich abarbeiten, Plaudereien einschränken etc.
Mit Hilfe dieser kleinen Veränderungen sollte es Ihnen möglich sein, erste Ergebnisse auf dem Weg zum besseren Zeitmanagement zu finden.
