Im Beitrag "So organisieren Sie Ihre Ablage zuhause" haben wir bereits über Möglichkeiten gesprochen, wie man seine Ablage zu Hause am besten vorsortiert. Der Grundstein für ein organisierteres Leben ist nunmehr gelegt.
Endgültigen Bestimmungsort finden
Die Ablage zu organisieren heißt einen endgültigen Bestimmungsort zu finden. Die abzulegenden Dokumente befinden sich vorsortiert in Ihrem Pultordner. Selbst wenn sie ihren endgültigen Bestimmungsort noch nicht erreicht haben sollten, so kann man sie zumindest finden, sofern dies erforderlich sein sollte.
Aber auch für den endgültigen Bestimmungsort gilt es, eine gewisse Organisation einzuhalten. Alles, was Sie aufbewahren möchten und müssen, sollten Sie nach der Vorsortierung in einen Aktenordner heften. Nun kommt es natürlich darauf an, wie groß Ihr Zuhause ist. Nicht jeder hat ein separates Büro mit Regalen und jeder Menge Platz.
Auch ist es von Bedeutung, wie hoch Ihr Dokumentenaufkommen ist. Für den eher kleinen Haushalt oder für einen geringeren Ablagebedarf wäre es sicher angebracht, sich einen Platz sparenden Hängeregistraturschrank plus dazugehöriger Hängeregisterordner zuzulegen. Wenn dieser mit Rollen ausgestattet ist, dann kann man ihn sogar flexibel im Haushalt handhaben. Sollte Ihr Haushalt ein Büro haben und Ihr Ablagebedarf hoch sein, dann sind sicherlich Ordnerregale die bessere Lösung.
Ob Hängeordner oder Aktenordner, auch hier kommt es auf System an. Im Prinzip kann das im Beitrag "So organisieren Sie Ihre Ablage zuhause" unter Punkt 3 beschriebene System problemlos übernommen werden.
5 Tipps für Ihre private Ablage
Tipp 1
Jeder Hänge- oder Aktenordner sollte einem Themenbereich zugeordnet sein. Bleiben wir einfach bei den Beispielen aus dem Beitrag "So organisieren Sie Ihre Ablage zuhause:
- Haus / Wohnung
- Kfz
- Versicherungen
- Finanzamt
- Kreditkartenabrechnungen
- Krankenkasse usw.
Tipp 2
Für diese Hänge- oder Aktenordner sollten Sie sich Ordnerregister und Trennlaschen zulegen. Diese dienen zur Trennung der jeweiligen Subkategorien eines Themas. Ein Beispiel: Da Sie jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben, sollte z. B. der Ordner "Finanzamt" in die verschiedenen Jahre unterteilt sein. Sie benötigen also mehrere Register für diesen Ordner.
Die Register und Trennlaschen gibt es in einer Vielfalt von Varianten, Größen und Farben:
a. Alphabetisch – von A-Z
Diese Registerart eignet sich gut, wenn Sie für ein und denselben Themenbereich verschiedene Namen haben, was z.B. bei Versandhaus- oder Internetbestellungen der Fall wäre.
b. Numerisch – von 1 – 12 oder höher
c. Unbeschriftet
Hier ist man in der Unterteilung sehr variabel. Von daher eignen sich die unbeschrifteten Register für Themenbereiche, die keiner bereits erfassten Kategorie zugehören. Hinweis: Achten Sie darauf, wie auch immer Sie die Register beschriften möchten, dass auch dies in alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Reihenfolge geschieht. Das erleichtert das spätere Auffinden.
d. Trennlaschen
Dies stellt die kleinste Einheit innerhalb des Ablagesystems dar und wird genutzt, um Subkategorien nochmals zu unterteilen. Wenn wir also bei unserem Beispiel "Finanzamt" bleiben wollen, dann würde die Aufteilung wie folgt aussehen:
e. Akte Finanzamt
- Register Jahre
- Trennlaschen
- Unterteilung EkSt-Erklärung
- Belege
- Bescheide
Tipp 3
Schließlich und endlich müssen Sie den Aktenordner noch beschriften, wobei dies das System im Inneren des Ordners reflektieren sollte. Bei der Gestaltung können Sie Ihrer Kreativität dann freien Lauf lassen.
Tipp 4
Ein Ablagesystem folgt gewissen Rotationsregeln. Die aktuellsten Dokumente sollten Ihrem Schreibtisch am nächsten sein und alles, was nur noch aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden muss, kann ins Archiv.
Tipp 5
Zwecks Koordinierung elektronischer und Papierablage ist es weiterhin wichtig, dass Sie bei beiden dasselbe System anwenden.