Ist das Meeting wirklich notwendig?
Regelmäßige Standard-Meetings – beispielsweise das Abteilungsmeeting jeden Montagnachmittag – sind meist sinnlos. Zum einen werden Dinge erzählt, die nicht für jeden interessant sind und zum anderen ziehen sie sich unnötig in die Länge. Überlegen Sie, ob Sie diese Meetings nicht einfach abschaffen oder seltener durchführen.
Schriftlich fixieren, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten
Halten Sie fest, was für ein Ergebnis Sie aus dem Meeting mit in den Arbeitsalltag nehmen möchten. Stellen Sie konkrete Fragen, für die Antworten benötigt werden. Und arbeiten Sie diese dann nacheinander ab.
Definieren Sie die Teilnehmer Ihres Meetings
Je mehr Teilnehmer bei einem Meeting dabei sind, je höher ist die Möglichkeit, vom Thema abzukommen und je schwieriger ist es, schnell auf ein Ergebnis zu kommen. Überlegen Sie daher genau, wen Sie im Meeting brauchen, um das definierte Ziel zu erreichen. Allen anderen, die das auch interessiert, lassen Sie nach dem Meeting ein Protokoll mit den wichtigsten neuen Erkenntnissen und den Ergebnissen zukommen.
Bringen Sie alle Meeting-Teilnehmer auf den gleichen Stand
Informieren Sie alle Teilnehmer vor dem Meeting über den aktuellen Stand des Projektes. Verschicken Sie am besten eine kurze Abhandlung, die jeder vorab lesen muss. So ersparen Sie es sich, diese langwierige Prozedur im Meeting vorzunehmen.
Legen Sie für jedes Meeting eine Agenda fest
Fixieren Sie schriftlich, wie das Meeting ablaufen kann. Versenden Sie diese Agenda vorab an die Teilnehmer, so dass diese eventuell noch Ergänzungen vornehmen können.
Definieren Sie für jedes Meeting eine Dauer
Damit sich die Teilnehmer darauf einstellen können, ab wann Sie wieder am Schreibtisch sitzen, definieren Sie eine maximale Meeting-Länge – und halten Sie sich daran!
Moderieren Sie Ihr Meeting
Achten Sie darauf, dass die Agenda Schritt für Schritt durchgesprochen wird und es nicht zu Plaudereien kommt. Achten Sie darauf, dass jeder zu Wort kommt. Fragen Sie im Zweifel gezielt nach.
Versenden Sie ein kurzes Ergebnisprotokoll nach dem Meeting
Um sicher zu gehen, dass alle die Ergebnisse erhalten und alles richtig verstanden wurde, erstellen Sie nach dem Meeting ein Protokoll, welches Sie an alle Teilnehmer senden und sich gegebenenfalls freigeben lassen.
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