Egal, ob beim Treffen mit potenziellen Geschäftspartnern, beim direkten Kundenkontakt oder beim Verfassen von Pressemitteilungen – die externe Unternehmenskommunikation ist einer der wichtigsten Gradmesser für den Erfolg eines jeden Unternehmens.
Planen Sie Ihre Botschaft
Bevor Sie nach außen hin kommunizieren, sollten Sie sich darüber klar werden, welche Botschaften Sie vermitteln wollen. Überlegen Sie, wie Sie und Ihr Unternehmen durch die externe Unternehmenskommunikation gesehen werden wollen. Versuchen Sie, dem Unternehmen ein frisches, positives Image zu geben. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Sie nur das versprechen, was Sie auch einhalten können. Wenn Sie Erwartungen beim Kunden wecken, die später enttäuscht werden, ist das für die weiteren Erfolgsaussichten des Unternehmens verheerend.
Definieren Sie Ihre Zielgruppe
Beim Formulieren Ihrer Botschaften ist es von großer Bedeutung, dass Sie zuvor eine Zielgruppe definieren, da Ihre externe Unternehmenskommunikation sonst ins Leere läuft. Überlegen Sie, welches Zielpublikum für Ihre Produkte oder Dienstleistungen infrage kommt, und passen Sie Ihre Kommunikation entsprechend an. Es ist ein Unterschied, ob man Rentner oder Jugendliche als Zielpublikum hat. Wählen Sie eine Sprache, die von der entsprechenden Zielgruppe gut verstanden wird.
Kommunizieren Sie klar und verständlich
Ein wichtiger Faktor für erfolgreiche externe Unternehmenskommunikation ist eine klare, verständliche Sprache. Vermeiden Sie Fachbegriffe, wenn Sie Ihre Produkte präsentieren – es sei denn, Sie bieten ein Produkt in einer Nische an, in der die Kunden diese Begriffe leicht verstehen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaussagen. Vieles von dem, was Sie nach außen hin kommunizieren, bleibt beim Empfänger ohnehin nicht haften – daher ist es umso wichtiger, Ihre Botschaft auf wenige, prägnante Kernbotschaften zu komprimieren, die jeder leicht im Kopf behalten kann.
Kommunizieren Sie nicht zu viel
Wenn es um externe Unternehmenskommunikation geht, sollte ein gesundes Mittelmaß nicht überschritten werden. Firmen, die jede Woche neue Pressemitteilungen veröffentlichen, vermitteln dem Kunden kein einheitliches Bild. Durch sich ständig verändernde Botschaften entsteht bei dem Zielpublikum der Eindruck, dass das Unternehmen selbst nicht weiß, was es eigentlich will. Konzentrieren Sie sich daher auf das Wesentliche und bleiben Sie Ihrer Linie treu. Auch wenn Werbebotschaften sich irgendwann abnutzen und durch neue ersetzt werden müssen, ist es doch ratsam, dies mit Augenmaß zu tun und dem Publikum nicht ständig neue Werbesprüche zu präsentieren.
Seien Sie ehrlich und offen
Auch wer schweigt, kommuniziert – wenn Sie sich zu Kritik seitens der Kundschaft nicht äußern, wirft das ein äußerst schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen, da Sie den Eindruck erwecken, Ihnen sei die Meinung der Kunden egal. Ein solches Verhalten kann sich in der Marktwirtschaft, wo es für beinahe jedes Produkt mehrere Anbieter gibt, so gut wie kein Unternehmen leisten.
Seien Sie bei Kritik ebenso mitteilsam wie beim Präsentieren Ihrer Produkte, und streiten Sie Fehler nicht auf Biegen und Brechen ab. Gehen Sie auf die Wünsche der Kundschaft ein – auf diese Weise können Sie die Kunden an sich binden und bauen eine gute langfristige Beziehung zu ihnen auf.