Businesstipps

Tipps für den effizienten Umgang mit Emails

Lesezeit: 2 Minuten E-Mails haben größtenteils nur Vorteile für den Internetnutzer. Wichtige Informationen können jederzeit und schnell zugestellt werden, auch wenn der Empfänger zu dem Zeitpunkt nicht anwesend ist. Jedoch muss der richtige Umgang mit der elektronischen Post gelernt sein, ansonsten entwickeln sich die sonst so nützlichen E-Mails nämlich schnell zu unnötigen Zeitfressern.

2 min Lesezeit
Tipps für den effizienten Umgang mit Emails

Tipps für den effizienten Umgang mit Emails

Lesezeit: 2 Minuten

1. Zeitfenster

Die erste Regel im Umgang mit E-Mail die es zu befolgen gilt ist, sich täglich einige Zeitfenster ausschließlich für die Bearbeitung von E-Mails einzurichten.

Dazu ist es hilfreich, Eingangsmeldungen wie Sie bei vielen E-Mail Programmen auftreten, auszuschalten. Ansonsten werden Sie von dem Geräusch immer wieder dazu verführt, Ihren Posteingang zu checken.

2. Ausmistordner

Wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten und einen Vorgang abgeschlossen haben, auf welchen Sie unter Umständen noch einmal zurück greifen möchten, dann legen Sie Archivierungsordner an. Wenn Sie Ihre E-Mail Vorgänge im Büro richtig organisieren wollen, sollten Sie sich auch verschiedene Ordner für verschiedene Kontaktgruppen anlegen.

3. Bearbeitungszeit

Manche E-Mails benötigen mehr Bearbeitungszeit als andere. Deswegen sollten Sie, wenn Sie Ihren Posteingang durchgehen, beachten wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung einer bestimmten E-Mail benötigen. Sollten Sie signifikant mehr Zeit als 5 Minuten einschätzen, verlegen Sie die Bearbeitung dieser E-Mail in ein separates Zeitfenster auf Ihrer Aufgabenliste für den Tag.

4.Betreffzeile

Wenn Sie eine Nachricht versenden und empfangen sollte beim ersten Blick klar daraus hervorgehen, worum es in der Nachricht geht. Deswegen ist es wichtig, dass Sie Ihre Betreffzeile immer klar formulieren. Sollte es zum Beispiel um eine Terminabklärung gehen, schreiben Sie dies in Ihre Betreffzeile und setzen Sie zusätzlich das für den Termin gewünschte Datum dazu. So sieht der Empfänger, wie dringend diese Nachricht bearbeitet werden muss.

5. Grammatik, Rechtschreibregeln und Grußformeln

In Ihrem Berufsleben sind E-Mails nicht weniger Ernst zu nehmen als Briefe. Darum sollten Sie davon absehen Kürzel wie “MfG“ (Mit freundlichen Grüßen) zu nutzen.  Diese sind zwischendurch üblich, dadurch aber lange noch nicht höflich.

Eigentlich selbstverständlich sollte auch sein, dass Sie Ihre Grammatik und Rechtschreibung überprüfen. Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung des Empfängers.

6. Autosignatur

Nutzen Sie die Auto-Signatur für Ihre Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer, Firmenadresse. Das erspart Zeit und erlaubt dem Empfänger, Sie auch auf andere Art und Weise zu kontaktieren. Zusätzlich können Sie auch saisonale Grüße oder ein wenig Firmenwerbung mit in Ihre Signatur einbauen. Nur nicht zu viel! Seitenlange Werbung unterbindet Ihre Glaubwürdigkeit.

7. Abwesenheitsfunktion

Wenn Sie sich im Urlaub befinden oder unter Umständen auf längere Zeit krank sind und Ihre E-Mails nicht abrufen können oder möchten, schalten Sie Ihre Abwesenheitsfunktion ein. Wenn Sie diese Funktion einschalten, bekommt der Sender nach verschicken seiner Nachricht eine Gegenmail, welche diesem mitteilt, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht zu erreichen sind.  Das ist höflich, da der Sender der Nachricht so nicht versuchen muss Sie auf etlichen anderen Wegen zu erreichen, nur um zu erfahren, dass Sie von Anfang an nicht da waren.

Bildnachweis: adiruch na chiangmai / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: