Kennen Sie das? "Kümmerst du dich um unseren nächsten Termin? Danke!" und schon ist die undankbare Aufgabe bei Ihnen gelandet. Einen einzigen Termin einfach vorzugeben, hat sich in der Vergangenheit nicht bewährt. Da halten Sie es lieber mit der Grundidee von Doodle, dem Online-Termin-Portal: Mehrere Termine zur Auswahl stellen, von den Beteiligten abstimmen lassen und den Termin festlegen, der den größten Zuspruch hat. Online geht das seit 2007 ziemlich einfach und auch kostenfrei.
Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, lesen Sie meinen Artikel "Die nächste Doodle-Generation zur Online-Terminkoordination". Doch nicht alle Menschen sind Fans der elektronischen Medien. Deshalb kommt jetzt aus dem Hause Doodle das neueste Tool zur Terminvereinbarung: Doodle Unplugged.
So setzen Sie Doodle Unplugged ein
Mit Doodle Unplugged ist die Terminabsprache in Gruppen auf Papier zurückgekehrt. Eine PDF-Vorlage kann kostenfrei und unkompliziert heruntergeladen werden. Dann einmal ausdrucken und ganz einfach ausfüllen: Notieren Sie das Thema Ihres geplanten Treffens, dazu mehrere Termine zur Auswahl eintragen (Datum und Uhrzeit). Danach lassen Sie Ihre Teilnehmer über den bestmöglichen Zeitpunkt für den Termin abstimmen.
Sie können den jeweiligen Umfragezettel problemlos unter mehreren Personen kreisen lassen. Beispielsweise als Aushang/Auslage, persönlich, als Rundlauf oder per Fax. Nachdem jeder seine Anmerkungen gemacht hat, sehen Sie auf einen Blick den passendsten Termin für alle. So fühlt sich niemand beim "Voting" übergangen. Sie als Koordinator brauchen jetzt nur zu dem gefundenen Termin einladen.
Jetzt sind Sie dran – doodeln Sie auf dem Papier
Wenn Sie das ewige Gemeckere über Termine, an denen keiner Zeit hat, satt haben, setzen Sie doch auf Doodle. Ob auf Papier oder elektronisch – nutzen Sie einen ganz besonderen Effekt von Doodle. Denn gerade die ewigen Meckerer verstummen schnell und brauchen keine Extra-Einladungen mehr, wenn bei Ihnen der Terminzettel ankommt und deutlich erkennbar ist, dass es bereits einen Favoriten gibt. Dann haben sie die Wahl: sich anschließen oder bei der Besprechung nicht dabei sein.
Letzter Tipp: Wenn bestimmte Personen zwingend an der Besprechung teilnehmen müssen, dann stimmen Sie vorab die Terminauswahl mit dieser Person ab.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation