Kennen Sie das? Terminabstimmung in Teams ist schon schwierig. Bei virtuellen Teams wird es noch schwieriger. Bei internationalen Teams wird die Terminkoordination anspruchsvoll. Wer da kulturelle Unterschiede unberücksichtigt lässt, tritt schnell ins Fettnäpfchen.
Was bislang eher "gefühlt" und aufgrund individueller Erfahrungen so erkannt wurde, ist jetzt in einer aktuellen internationalen Untersuchung der Universitäten Harvard und Zürich wissenschaftlich untersucht worden. Heraus kamen erhebliche Unterschiede zwischen den Nationen, wenn es um die Planung von Terminen geht.
Der Online-Terminplaner Doodle hat dem Forschungsteam umfangreiches Datenmaterial zur Analyse zur Verfügung gestellt. Anonym ausgewertet wurden 1,5 Millionen Terminumfragen von Doodle aus 211 Ländern zum Einfluss kultureller Unterschiede auf das Verabreden von Terminen. Dadurch wurde deutlich, dass sich die Internet-Nutzer unterscheiden – in Sachen Terminplanung sind sie jedenfalls weit entfernt von einer weltweit homogenen Masse.
Notorischer Planer trifft auf spontanen Freigeist
Äußerlich betrachtet ist das Vereinbaren eines Treffens mehrerer Personen eine einfache Sache: Es geht darum, eine Schnittmenge zu finden. Einen Termin, an dem die meisten oder möglichst alle Teilnehmer Zeit haben. Genau dieser Prozess wird durch Online-Terminplaner wie Doodle erheblich vereinfacht. Wenn aber in internationalen Teams notorische Planer auf spontane Freigeister treffen, dann kann das zu ärgerlichen Missverständnissen führen.
Die vorliegende Studie zeigt, dass bei diesem Verhalten die nationale Herkunft eine entscheidende Rolle spielt. Menschen aus Ländern mit einer kollektivistischen Struktur, bei der das Gemeinwohl an oberster Stelle steht, verabreden sich anders als Menschen aus individualistischen Gesellschaften. Als individualistische Gesellschaften gelten beispielsweise Deutschland oder die USA. Hier genießt die Freiheit des Einzelnen die höchste Priorität.
Einige Studien-Ergebnisse folgen nun im Überblick plus meiner Empfehlung für Sie.
Vorausblickende Planer
In Deutschland und der Schweiz werden Termin-Umfragen mit Doodle im weltweiten Vergleich mit dem größten zeitlichen Vorlauf gestartet.
Meine Empfehlung für Sie: Bei allen anderen Nationen wählen Sie einen kürzeren Vorlauf. Oder Sie finden einen Kompromiss – für einige langfristig planende Deutsche gerade noch machbar, für Spontane immer noch weit weg.
Oder Sie bleiben bei vorausblickender Planung und kommunizieren in der Einladung deutlich, warum Ihnen der lange Vorlauf wichtig ist. Das weckt Verständnis und wird nicht nur als typisch deutsches Sicherheitsdenken belächelt.
Reaktionszeit
Menschen aus individualistisch geprägten Ländern (s. o. Deutschland, USA) lassen sich deutlich mehr Zeit, um auf eine Termin-Anfrage zu antworten.
Meine Empfehlung für Sie: Schreiben Sie in die Einladung zum Voting der Auswahltermine eine Deadline. Beispielsweise: "Bitte treffen Sie Ihre Terminauswahl bis zum 13.5., damit die nicht benötigten Termine bei allen Teilnehmern wieder frei gegeben werden können, danke."
Wille zum Konsens
Obwohl Personen in kollektivistisch geprägten Ländern jeweils weniger möglichen Terminalternativen zustimmen, führen die Doodle-Umfragen dort häufiger zu einem gemeinsamen Termin.
Meine Empfehlung für Sie: Motivieren Sie Teilnehmer aus individualistischen Gesellschaften, notfalls auch einen Kompromiss einzugehen. Beispielsweise mit der Formulierung in der Einladung: "Ich bedanke mich im Voraus, dass Sie einen gemeinsamen Termin ermöglichen, auch wenn Sie dadurch eventuell umplanen müssen."
Transparenz hilft
Es hat sich gezeigt, dass offene Termin-Umfragen, bei denen die Angaben eines jeden für alle sichtbar sind, die Terminfindung im Vergleich zu Umfragen, bei denen nur der Initiator die Antworten sieht, beschleunigen und verbessern. Die Umfrage-Teilnehmer antworten dann nicht nur schneller; mit offenen Umfragen werden auch doppelt so viele Konsens-Termine gefunden.
Meine Empfehlung für Sie: Nutzen Sie dieses Wissen, indem Sie Online-Terminplaner mit Abstimmungsmöglichkeit einsetzen. Anstatt einen Termin vorzugeben und zu hoffen, dass alle Beteiligten gerade diesen Zeitraum ermöglichen können.
Jetzt sind Sie dran – Terminabstimmung international
Haben Sie beim Lesen Ideen erhalten, damit Sie zukünftig bei Terminabstimmung mit internationalem Teilnehmerkreis flexibler werden? Vielleicht nutzen Sie gleich beim nächsten Mal diese Erkenntnisse. Einfach wird das Einladen zur Abstimmung mit einem Online-Dienst. Und hier ist Doodle ganz vorn. Und sicher gehören auch einige oder viele Ihrer internationalen Kontakte zu den weltweit derzeit 15 Millionen Menschen, die monatlich doodeln, um sich zu verabreden.
Gutes Gelingen! Ich bin Wera Nägler, Ihre Expertin für Büroorganisation