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Telefongespräch: So melden Sie sich richtig3 min read

Reading Time: 2 minutes Passiert Ihnen das öfter? Unmittelbar nachdem Sie ein Telefongespräch begonnen haben, werden Sie gebeten, Ihren Namen zu wiederholen. So melden Sie sich richtig!

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Telefongespräch: So melden Sie sich richtig

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Telefongespräch: So melden Sie sich richtig3 min read

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Viele Menschen, die viel mit Telefongesprächen am Arbeitsplatz zu tun haben, melden sich immer noch falsch. Dabei sieht die Telefonetikette hier eine ganz einfache und leicht zu merkende Regel vor: Melden Sie sich mit aufsteigendem Schwierigkeitsgrad. Das bedeutet:

Punkt 1 der Eröffnung des Telefongesprächs:

Begrüßungsformel, z. B.: „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“
Fast alle Menschen beschäftigen sich nach dem Wählen einer Telefonnummer oder wenn das eigene Telefon klingelt noch mit anderen Dingen. Die Aufmerksamkeit ist abgelenkt. Wenn sich dann ein Gesprächspartner meldet, braucht es einige Sekunden, bis die gesamte Aufmerksamkeit auf das Telefongespräch gerichtet ist. Eine einfache Formel wie „Guten Tag“ kann der Zuhörer auch verstehen, wenn er in Gedanken noch woanders ist. Einen Eigennamen jedoch nicht.

Punkt 2 der Eröffnung des Telefongesprächs:

Name Ihrer Firma oder Einrichtung
Wenn Sie selbst angerufen werden, können Sie davon ausgehen, dass der Anrufer weiß, wo er anrufen möchte. Durch Ihre Eröffnung des Telefongesprächs möchte er sich nun rückversichern, den richtigen Adressaten am Hörer zu haben. Auch zu selbst angewählten Kontakten haben Sie in der Regel einen Bezug, den der Angerufene schnell herstellen kann.

Punkt 3 der Eröffnung des Telefongesprächs:

Ihr persönlicher Name
Das Telefongespräch ist nach der ersten Begrüßung in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt. Nun ist Ihr Gesprächspartner bereit, Ihren Namen zu verstehen und aufzunehmen, ja sogar zu notieren.

Punkt 4 der Eröffnung des Telefongesprächs:

Wenn Sie angerufen werden: „Was kann ich für Sie tun“
Wenn Sie nicht gerade 60 Telefonate in der Stunde annehmen müssen, ist es eine schöne Begrüßung, wenn Sie ihm noch eine persönliche Anrede zuteil werden lassen. Mit einem kurzen, freundlichen Satz fühlt er sich ernst genommen, und Sie vermitteln ihm sofort den Eindruck, sich um sein Anliegen kümmern zu wollen. Er gewinnt ein positives Bild von Ihnen!

Achtung: Nur heruntergeleiert kann ein solcher Ausspruch das Telefongespräch leicht ins Unfreundliche verschieben, da sich eine Floskel schnell abnutzt. Seien Sie mit dem Herzen dabei oder lassen Sie es besser weg.

Grundsätzlich sind Ihrer Kreativität bei der Ausformulierung der einzelnen Punkte wenig Grenzen gesetzt. So können Sie jeden einzelnen auch in einem ganzen Satz ausformulieren.

Beispiele: „Ich wünsche Ihnen einen guten Tag“ oder „Hier ist die Firma Müller“ und „Sie sprechen mit Tanja Meier“ oder „Mein Name ist Tanja Meier“. Ob Sie Ihren Vornamen verwenden möchten, bleibt Ihnen selbst überlassen. Verkneifen Sie sich aber unbedingt Formulierungen wie „Ich bin die Frau Meier“. Das wirkt altbacken und unprofessionell.

Tipp für das nächste Telefongespräch:

Um die Umgewöhnung zur richtigen Eröffnung eines Telefongesprächs zu erleichtern, ist es sinnvoll, dass Sie sich einen kleinen Merkzettel mit der korrekten Reihenfolge machen. Diesen Zettel können Sie sich auf den Hörer kleben oder in unmittelbarer Nähe des Telefons drapieren. Bei jedem Griff zum Hörer erinnert er Sie an das korrekte Melden bei einem Telefongespräch.

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