Mit einigen Tipps können Sie zukünftig Ihre Teamsitzungen deutlich erfolgreicher gestalten.
- Teamsitzungen sollten gut geplant sein. Daher sollten Sie bereits im Vorfeld klären, was alles zu besprechen, zu beschließen oder zu veranlassen ist. Eins sollten Sie dabei aber immer im Auge haben: Da Teamsitzungen für viele Kolleginnen und Kollegen die einzige Gelegenheit sind, sich untereinander auszutauschen, sollten Sie auf jeden Fall Raum dafür lassen. So können Sie beispielsweise die Teamsitzungen mit einem offenen Gespräch beginnen oder enden lassen. Dieses sollte aber zeitlich begrenzt sein.
- Teamsitzungen brauchen einen Gesprächsleiter. Das muss nicht zwangsläufig der Leiter oder die Leiterin der Einrichtung sein. Die komplette Gesprächsführung oder einzelnen Themen können auch auf die Kollegen übertragen werden. Auch kann die Leitung der Teamsitzungen nach dem Rotationsprinzip erfolgen.
- Die Tagesordnungspunkte, kurz "TOPs", sollten nicht nur von der Leitung kommen, sondern vor allem von der Kollegenschaft. Stellen Sie deshalb einen Ablagekorb oder eine Sammelmappe im Teamzimmer oder Büro auf. Sie können auch eine Liste auslegen, in die jeder seine Vorschläge einträgt. Prüfen Sie im Vorfeld kritisch, ob wirklich jeder Punkt auf die Tagesordnung muss.
- Klären Sie den ungefähren Zeitrahmen und halten Sie sich auch daran. Nur in Ausnahmefällen sollten Sie die Teamsitzungen verlängern. Länger als 90 Minuten sollte keine Teamsitzung dauern, da ansonsten Konzentration und Motivation der Beteiligten nachlassen. Bestimmen Sie zu Beginn der Sitzung auch den Protokollführer.
- Bei Teamsitzungen können Diskussionen schnell in die falsche Richtung laufen. Das kann die Gesprächsleitung vermeiden, indem sie zwischenzeitlich die Beiträge zusammenfasst. Alternativ bietet sich auch eine kurze Pause an, in der der Raum gelüftet wird.
- Vereinbaren Sie Regeln für den Austausch untereinander. Sollte es zu hitzigen Diskussionen kommen, hat die Gesprächsleitung dann die Möglichkeit, auf diese vereinbarten Regeln hinzuweisen und das Gespräch entsprechend zu lenken.
- Der Protokollant erstellt am Ende das Ergebnisprotokoll. Dieses muss nicht aufwändig gestaltet werden, sollte aber die Ergebnisse der Teamsitzung zusammenfassen. Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer welche Aufgabe übernimmt. Damit der Aufwand auch für den Protokollanten im Rahmen bleibt, sollte er nach jeden TOP die Runde fragen, ob und wie das Ergebnis in das Protokoll übernommen werden soll.