Vorbereitung macht nicht nur beim Teammanagement einen großen Teil des Erfolges aus: Sie zeigen Ihrem Mitarbeiter, dass Sie das Gespräch mit ihm ernst nehmen und sich für ihn vorbereitet haben, was Sie dann entsprechend auch von ihm erwarten dürfen! Sie werden sehen, spätestens nach dem zweiten oder maximal dritten Gespräch folgt er Ihnen und ist ebenfalls gut vorbereitet.
Sorgfältige Vorbereitung ist wichtig fürs Teammanagment
Sie ist der erste und wichtigste Teil zum garantierten Gelingen des Mitarbeitergespräches. Deshalb: Bereiten Sie Sich immer vor, und das nicht aus dem Bauch heraus, sondern möglichst schriftlich! Auch wenn es nur ein paar Aufzeichnungen auf einem Blatt Papier sind, das ist besser als alle Lippenbekenntnisse und verhindert, unwichtige Themen zu überbewerten.
Bereiten Sie dabei den Einstieg und noch wichtiger den Ausstieg gut vor. Alles zusammen dauert nicht mehr als ca. eine Stunde, mit etwas mehr Routine sogar höchstens noch eine halbe Stunde. Bemessen Sie Ihre Führungsarbeit wie eine solide Investition: Gute Führung zahlt noch bessere Zinsen!
Wertvolle Unterlagen ins Teammanagement einbeziehen
Ziehen Sie darüber hinaus Unterlagen heran wie Aufgabenbeschreibungen, Kennzahlenvergleiche und Budgetverläufe. Wichtig sind auch Controllingauswertungen, die Unternehmens – oder Abteilungsjahresplanung und die dazugehörigen Ziele und die Planung für den Mitarbeiter selbst. Auch Workshop- oder Projektgruppenprotokolle können wertvolle Dienste leisten.
Vergessen Sie das Protokoll des letzten Mitarbeiterführungsgespräches nicht, die wichtigste Quelle für ein Weiterkommen überhaupt! Bereiten Sie Sich auch auf mögliche Kritik von Seiten Ihres Mitarbeiters vor und fordern Sie diese ein. Möglicherweise ist er das Sprachrohr der Abteilung oder des Verantwortungsbereiches, auch das müssen Sie bedenken.
Der Einstieg ist wegweisend für den Verlauf des Teammanagement-Gesprächs
Sorgen Sie für einen positiven und lockeren Gesprächseinstieg. Beginnen Sie liebenswürdig und, wenn es geht, charmant-amüsant oder suchen Sie alternativ ein brandheißes, aktuelles Thema. Dieses kann auch aus dem aktuellen Firmengeschehen stammen, wenn es motivierend und positiv ist. Wenn Sie den Gesprächseinstieg mit einem Thema beginnen, von dem Sie wissen, dass es Ihren Mitarbeiter garantiert interessiert, ist dies sicherlich die brillanteste Eröffnung.
Sehr wirksam ist es, eine gut gelöste Aufgabe, die Ihr Mitarbeiter besonders gut gemacht hat, als Einstieg zu nehmen. Lösen Sie zu Beginn vor allem jedwede Form von Verkrampfung bei Ihrem Mitarbeiter und erst recht bei sich selbst!
Teammangement: Während des Führungsgesprächs
Sie sollten für das Mitarbeitergespräch regelmäßig zwei Stunden einplanen, dann haben Sie genug Zeit und ausreichend Reserven für die Nachbereitung, die Ihnen wiederum beim nächsten Gespräch gute Dienste erweisen wird.
Gehen Sie nach Ihren Aufzeichnungen und der Vorbereitung sowie ggf. nach einer umgebauten, eigenen Checkliste vor. Die Reihenfolge der Themen sollte dabei möglichst immer gleich sein, damit eine gewisse Routine bei den Fachthemen eintritt und alle Themen systematisch behandelt werden. Wenn „brennende“ Themen das Feld regieren, dann machen Sie eine Ausnahme und bearbeiten diese vorrangig.
Der gekonnte Ausstieg:
Er ist besonders wichtig, weil „Schluss bleibt hängen“, also in Erinnerung und deshalb gilt, egal wie das Gespräch läuft, der Ausgang muss immer positiv sein. Lassen Sie Sich im Zweifel aus dem Gespräch heraus etwas Liebenswürdiges oder Nettes einfallen, womit Sie den Mitarbeiter verblüffen können.
Fassen Sie außerdem die Gesprächsatmosphäre, die erarbeiteten Schritte, den Stand der Motivation sowie den Stand der Zielerreichung am Ende noch einmal zusammen. Stellen Sie die vereinbarte weitere Vorgehensweise heraus, was erarbeitet wurde und jetzt zu tun ist (von beiden Seiten). Und machen Sie Mut!
Leiten Sie den Schluss etwa 10 Minuten vor dem tatsächlichen ein und lassen das Gespräch positiv ausklingen. Im Zweifel vereinbaren Sie zu bestimmten Problemkreisen, die nicht abgeschlossen werden konnten, einen besonderen Arbeitstermin mit anderen Betroffenen und vergessen Sie nicht, den nächsten Termin bereits jetzt festzulegen! Konstanz in der Führung ist enorm bedeutend!
Fazit:
- Nehmen Sie das Gespräch sehr ernst und zeigen Sie das
- Führen Sie niemals ein Führungsgespräch aus dem Bauch heraus
- Beziehen Sie Unterlagen und das Protokoll des letzten Gespräches ein
- Sorgen Sie für einen auflockernden, gelungenen Einstieg
- Achten Sie darauf, dass das Gesprächsniveau oben bleibt
- Steigen Sie gekonnt und motivierend aus
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