Messe-Nebenkosten sollten nicht unterschätzt werden
Pauschalen für Strom und Wasser sind ein Beispiel für Messe-Kosten die Sie nicht unterschätzen sollten. Haben Sie sich auch schon gefragt, warum Sie 85 EUR Strompauschale für einen 230 Volt-Anschluss bezahlen sollen, über den Sie an fünf Messetagen kaum mehr als 20 Kilowattstunden verbrauchen?
Begründet wird das gern mit den Kosten für Elektriker, Sonderzähler und Genehmigungen. Allerdings könnten die ohne weiteres auf den Quadratmeterpreis umgelegt werden.
Häufig sind Sie beim Transport von Ausstellungsgütern auf dem Messegelände, Catering und viele andere Leistungen an exklusive, vom Veranstalter beauftragte Dienstleister gebunden. Für die Logistik eines Messeablaufs macht das auch sehr viel Sinn. Die Aufschläge, die aufgrund dieser zeitweiligen Monopolstellung anfallen, sind allerdings oft exorbitant und daher zu kritisieren.
Wählen Sie die Messen mit Bedacht aus
Was bleibt Ihnen als Alternative? Wählen Sie Messen mit Bedacht aus. Sie müssen nicht auf jeder Hochzeit tanzen. Man kann im Wettbewerb auch dadurch verlieren, dass man von Wettbewerbern in eine Schlacht um den größeren Messestand hinein gezogen wird.
Betrachten Sie das Kosten/Nutzenverhältnis der Messe und finden Sie Wege, den Erfolg Ihres Stands zu evaluieren. Die Anzahl der Lead-Kontakte und die daraus gewonnenen Kunden sind ein konkret messbares Ergebnis.
So berechnen Sie die Messe-Kosten
Um verschiedene Messen und deren Kosten und Nutzen vergleichen zu können, brauchen Sie eigene Kennzahlen. Die einfachste ist ein Brutto-Quadratmeterpreis. Was kostet der Quadratmeter Messestand inklusive aller Nebenkosten? Erst mit dieser Zahl können Sie überhaupt einen Vergleich anstellen.
Beziehen Sie darin auch die Übernachtungskosten am Standort und die Fahrtkosten mit hinein. Sie müssen also schon bei der Planung wissen, wie viele Mitarbeiter mitfahren werden, ob externe Hostessen gebraucht werden usw.
Zum Vergleich von Messen könnten Sie auch die Anzahl Kontakte pro Tag ermitteln und mit den Kosten pro Kontakt (oder pro tausend Kontakte) ins Verhältnis setzen. Sollten Ihnen die (Neben-)Kosten einer Messe endgültig zu hoch erscheinen, ist die Entscheidung eigentlich einfach.
Brechen Sie aus alten Gewohnheiten aus
Allerdings fällt die Entscheidung für eine Messe mitunter nur aus einem einzigen Grund: Die Firma war schon immer dort. Besonders klug ist diese Vorgehensweise jedoch nicht. Haben Sie weitere Hinweise? Dann freue ich mich über Kommentare und Ergänzungen.