Stress und Unordnung im täglichen Tagesablauf
Kennen Sie das? Sie schauen voll Panik auf die Uhr, denn gleich ist Mittagspause und Sie haben mindestens drei angefangene Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch verteilt. Die Prioritäten sind Ihnen klar – und doch finden Sie keinen richtigen Rhythmus und keine gute Struktur. Vor allem haben Sie das Gefühl, ständig entscheiden zu müssen, was Sie als nächstes bearbeiten. Doch nach welchen Kriterien wollen Sie für Ihre Tagesplanung eigentlich vorgehen?
Tagesplanung aktiv in Angriff nehmen
Für manche Büromenschen ist es ein Dilemma: Wenn sie ihren Tag nicht verplanen, wird er schnell von außen verplant. Andererseits wissen sie jedoch nicht so genau, wie sie ihren Tagesablauf am besten selber strukturieren, um diesem Dilemma zu entgehen. Lesen Sie die folgenden kurzen Hinweise, damit Sie einen Tagesablauf bestimmen können, der zu Ihnen passt.
Für eine gute Tagesplanung empfehle ich zunächst, diese beiden Kriterien zu berücksichtigen:
- Arbeitsblöcke bilden, also gleichartige Aufgaben bündeln z. B. am Stück mehrere Telefonate hintereinander erledigen.
- Zeitfaktor: Für bestimmte Aufgaben feste Zeiten vergeben, z. B. E-Mails um 8:00, 12:00 und 16:00 Uhr abrufen und jeweils 30 Minuten zur Bearbeitung einplanen.
Was können Sie bei Ihrem Tagesablauf beachten?
Sie kennen sich selbst am Besten. Gehören Sie zu den Menschen, die sich schwierige Aufgaben gerne auf den Arbeitsstart legen? Denn dann haben Sie so manchen „Brocken“ schon abgearbeitet und können den Rest des Tages unbelastet arbeiten.
Oder sind Sie eher der Typ, der mit einfachen Aufgaben startet und lieber am Nachmittag zum schwierigeren Teil übergeht? Dann stellen Sie sich Ihre Aufgaben nach Tätigkeiten und Uhrzeiten zusammen, wie es für Sie passt. Schaffen Sie sich Ihr persönliches Zeitfenster, beispielsweise so:
08:00 – 09:00 = Schriftverkehr erledigen
09:00 – 10:00 = Projekte bearbeiten
10:00 – 11:00 = Telefonate führen
11:00 – 12:00 = Besprechungen und Termine
13:00 – 14:00 = Telefonate führen
14:00 – 15:00 = Projekte bearbeiten
15:00 – 16:00 = Schriftverkehr erledigen
Natürlich könnten Ihre Arbeitsblöcke ganz anders lauten und anders positioniert sein. Auch Pausenzeiten wurden in dieser Aufstellung noch nicht berücksichtigt. Aber der grundsätzliche Vorteil ist klar: Sie haben ein Tagesgefüge, an dem Sie sich orientieren können. Wenn Sie Ihren Tagesablauf dann für Unvorhergesehenes aussetzen müssen, können Sie nach der Erledigung wieder zu Ihrem Rhythmus zurückkehren.
Rhythmisieren Sie Ihren Tagesablauf
Es passiert Ihnen schnell, dass Sie die Zeit aus dem Blick verlieren? Pausen halten Sie für überflüssig? Ihre oben beschriebenen Zeitfenster halten Sie nicht ein?
Dann besorgen Sie sich einen Timer, damit Sie Ihre Arbeitsintervalle strukturieren und einhalten. Folgen Sie z. B. dem Rhythmus 60-60-30. Das bedeutet: 60 Minuten am Stück konzentriert und ohne Verzögerung arbeiten, 5 Minuten Kurzpause, 60 Minuten am Stück arbeiten, 30 Minuten Pause. Dann wieder von vorn: 60-60-30. Der Rhythmus kann auch 45-45-20 sein – ganz wie es zu Ihnen und Ihrem Arbeitsumfeld passt.
Checkliste zum Tagesablauf – darauf können Sie achten
| Beachten Sie diese Aspekte? | Das können Sie beachten | P |
| Zwischen 8:00 bis 11:00 Uhr liegt bei den meisten Menschen der Leistungshöhepunkt | Erledigen Sie in dieser Zeit anspruchsvolle Aufgaben. | |
| Nach dem Mittagessen haben die meisten Menschen ein Leistungstief, weil die Körperenergie in die Verdauung gelenkt wird. | Erledigen Sie möglichst Routineaufgaben. | |
| Finden Sie Ihre individuelle Leistungszeit heraus. | Arbeiten Sie entsprechend. | |
| Nach ca. 45 Minuten arbeiten nimmt die Konzentrationsfähigkeit ab. Wenn Sie ohne kurze Unterbrechung weiterarbeiten, werden Sie ineffizient! | Beachten Sie Pausen und rhythmisieren Sie Ihre Arbeit wie beschrieben. | |
| Arbeiten Sie so, dass Sie eine längere Aufgabe innerhalb von 90 Minuten erledigen können. Danach brauchen Sie eine etwas längere Pause. | Aufgaben in Teilaufgaben aufteilen. | |
| Kurze Pausen (kann auch ein bewusstes Entspannen während des Wartens am Kopierer sein) erhöhen die Leistungsfähigkeit. | Kurzpausen nehmen. |
Jetzt sind Sie dran – Tagesablauf und Tagesplan erstellen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die für Sie passen. Notieren Sie sich, wie Ihre zukünftige Tagesplanung aussieht. Vergeben Sie Zeiten, Arbeits- und Pausenrhythmen und alles, was Sie für die Festlegung für Ihren persönlichen Tagesablauf benötigen. Ihr Büroalltag wird dadurch wesentlich strukturierter ablaufen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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