Der amerikanische General Eisenhower und spätere Präsident hatte folgende Strategie: Er teilte die Aufgaben in vier Gruppen ein. Um zu entscheiden, welche Aufgaben Priorität haben und als erstes bearbeitet oder delegiert werden können, unterschied er nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, denn nicht alle dringlichen Aufgaben sind wirklich wichtig.
Am besten machen Sie sich auf Ihrem Schreibtisch vier Stapel. Wenn die Menge der Papiere zu groß ist, weichen Sie mit den Stapeln einfach auf den Fußboden aus. Der erste Stapel enthält all die Dinge, die Sie in den Papierkorb werfen können. Dazu gehört Werbung, alte Rundschreiben oder Protokolle, die Sie nur zur Kenntnis erhalten haben und andere Dinge.
Der zweite Stapel enthält all die Dinge, die Sie delegieren können (dringend, aber nicht so sehr wichtig). Zum Beispiel: bestimmte Informationen per Email oder telefonisch anfragen oder Dinge, die Ihre Mitarbeiter genauso gut wie Sie erledigen können.
Der dritte Stapel enthält Dinge, die Sie in nächster Zeit selbst erledigen werden (wichtig, aber nicht so sehr dringend). Dieser Stapel sollte nur wenige ausgesuchte Papiere enthalten.
Der vierte Stapel enthält die Dinge, die Sie sofort erledigen können (wichtig und dringend). Das könnten z. B. Reklamationen, Anrufe bei wichtigen Kunden, das Versenden von Angeboten oder Beheben von Maschinenschäden sein, um Produktionsausfälle zu verhindern.
Wenn Sie dies geschafft haben (eventuell haben Sie einige "Stapel" auch nur virtuell in Ihrem PC verschoben), sorgen Sie als nächstes am besten dafür, dass Ihr Schreibtisch eine freie Fläche zum Arbeiten hat. Nehmen Sie immer nur die Dinge raus, die Sie im Moment brauchen. Wenn Sie die anderen in Ordner und Schubläden wegsortieren, schaffen Sie auch Ordnung und Freiheit im Kopf – für Leistung und Kreativität.
Viel Spaß!