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Stress mit Ihrer To-do-Liste? 10 Tipps zur Abhilfe

Lesezeit: 3 Minuten Eine To-do-Liste führen die meisten Menschen. Und egal, ob auf Papier oder elektronisch, oft genug wird die Liste als Dauerliste, Endlosliste oder "ignorier-ich-Liste" geführt. Lesen Sie hier 10 Tipps, wie Sie sich selbst motivieren können, mit Ihrer To-do-Liste zusammenzuarbeiten. Denn Ihre Einstellung bestimmt, wie erfolgreich Sie das Arbeitsmittel To-do-Liste einsetzen.

3 min Lesezeit
Stress mit Ihrer To-do-Liste? 10 Tipps zur Abhilfe

Stress mit Ihrer To-do-Liste? 10 Tipps zur Abhilfe

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Kennen Sie das? Sie sind sehr aktiv und ständig mit verschiedenen Aufgaben beschäftigt. Aber trotz des Gewusels und bester Vorsätze stellen Sie fest, dass Sie nicht an den Punkten arbeiten, die Sie sich vorgenommen haben. Sie laufen Gefahr, gegen Ihre eigene To-do-Liste zu verlieren. Mit diesem Verhalten befinden Sie sich erst einmal in guter Gesellschaft. Das heißt, vielen Menschen geht es so.

Wenn Sie daran etwas verändern wollen, dann kommen Sie nicht darum herum, einige neue Vorgehensweisen zu etablieren. Wenn Sie weiter vorgehen wie bisher, wird das Ergebnis auch das gleiche sein. Ändern Sie etwas, sind die Chancen größer, dass es sich positiv verändert. Der Trick ist, sich einmal zu entscheiden und dann konsequent danach zu handeln. Und das über Wochen hinweg.

Ja, neue Gewohnheiten dauern bei täglicher Anwendung mindestens vier, eher sechs Woche bis zum „Autopiloten“. Sind Sie bereit, das zu investieren? Jammern und Schimpfen ist einfach, glauben Sie mir. Sich selbst umerziehen ist wesentlich anstrengender. Aber: Es lohnt sich!

To-Do-Liste: Vom Planen, Entscheiden und Auswählen

Hier sind die ersten fünf Tipps für Sie. Vielleicht machen Sie erst einen Ausdruck und kreisen gleich ein, was Sie anspricht. Oder Sie fügen einzelne Abschnitte in Ihr Dateisystem (Aufgaben, OneNote, Evernote etc.).

  1. PLANEN
    Erstellen Sie am Vortag Ihre To-do-Liste. Die dazugehörenden Unterlagen kommen griffbereit in der richtigen Reihenfolge beispielsweise in den „Heute-Korb“.
  2. TOP 3
    Markieren Sie Ihre drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Entscheiden Sie, dass Sie Ihre „Top-3“ auf jeden Fall schaffen werden.
  3. DAS „U“ + BELOHNUNG
    Legen Sie fest, welches Ihre unbeliebteste Aufgabe ist. Kennzeichnen Sie die mit einem „U“. Und legen Sie dazu fest, wie Sie sich nach Erledigung belohnen. Bei mir ist das beispielsweise die Aufgabe „Elster: Authentifizierung einrichten“. Meine Belohnung: Mit „Mein Foto-Puzzle“ ein Urlaubsfoto am Bildschirm puzzlen.
  4. STARTER
    Bestimmen Sie eine umfangreiche oder drei kleine Aufgaben, die Sie als Allererstes erledigen – und zwar bevor Sie Ihre Mails abrufen. Erst dann ergänzen Sie Ihre To-do-Liste  um weitere Aufgaben aus dem E-Mail-Postfach.
  5. DIREKT
    Erledigen Sie neu eingehende Aufgaben sofort, wenn dies innerhalb von drei bis maximal fünf Minuten möglich ist. Das Direkt-Prinzip ist schneller, als die Aufgabe zu terminieren und zwischenzulagern.

Zeit, Zeit, Zeit

Die nächsten fünf Tipps lesen Sie jetzt:

  1. TIMER
    Stellen Sie sich bei diesen Sofort-Aufgaben einen Timer auf zwei Minuten. Behalten Sie den Countdown im Auge und versuchen Sie, die Aufgabe wirklich in dieser Zeit zu schaffen.
  2. GOLDENE ZEIT
    Das Leistungshoch der meisten Menschen liegt am Vormittag. Deshalb sollten Sie Ihre Top 3 vormittags erledigen. Und psychologisch betrachtet wäre es auf jeden Fall besser, alles früh zu erledigen. Denn: Je später am Tag, desto mehr Zeit haben Sie für Ausreden!
  3. WECHSELN
    Wenn Sie bei einer Aufgabe feststecken: Legen Sie die Aufgabe konsequent an die Seite, vielleicht sogar auf den nächsten Tag. Ansonsten schieben Sie eine völlig anders geartete Tätigkeit ein. Und gehen anschließend durch diesen Abstand mit neuen Ideen an die Aufgabe.
  4. KEIN „EBEN NOCH“
    Verzichten Sie konsequent auf alle Aktionen, die Sie gedanklich oder aussprechend einläuten mit den Worten: „Ich will nur eben noch kurz ## erledigen, bevor ich …“. Terminieren Sie dies auf einen späteren Zeitpunkt.
  5. PAUSE
    Machen Sie eine Pause, bevor Sie ein Pausenbedürfnis haben. Viele Menschen ignorieren konsequent das Pausenbedürfnis des Körpers. Fakt ist: Die Arbeitsleistung lässt dann immer nach. Versuchen Sie es doch einmal mit diesem Rhythmus: 45-5-45-20. Nach 45 Minuten machen Sie eine 5-Minuten-Kurzpause, 45 Minuten arbeiten, 20 Minuten Pause. Mehr dazu lesen Sie in meinem Artikel „2 Tipps, wie Sie tatsächlich Pausen machen“.

Jetzt sind Sie dran – die To-do-Liste wirklich nutzen

Sichten Sie noch einmal, welche der 10 Tipps für Sie geeignet sind. Entscheiden Sie sich, dass Sie Ihr Verhalten entsprechend ändern werden. Müssen Sie dazu etwas vorbereiten? Dann erledigen Sie dies. Beispielsweise einen Timer besorgen oder sich mit der Timerfunktion an Ihrem Handy vertraut machen. Wenn Sie dies erst in der Situation XY machen, wird es wahrscheinlich nicht klappen. Also: Welche Schritte unternehmen Sie ab morgen?

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: fizkes / stock.adobe.com

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