Stress durch Besucher vermeiden
Wenn Sie wollen, dass geschäftliche Besuche effektiv ablaufen, dann lohnt es sich diese Punkte zu beachten:
- Delegieren Sie, soweit möglich, die Verantwortung für Termine an Ihre Sekretärin. So können Sie eine gute Organisation der Termine sicherstellen, ohne zu viel Zeit dafür aufzuwenden.
- Legen Sie Sprechzeiten fest, beispielsweise von 10-12 Uhr. Die restliche Zeit schützen Sie sich vor Unterbrechungen durch unangemeldete Besucher ab. Das können Sie tun, indem Sie Ihre Bürotür schließen und ggf. sogar Ihr Telefon umstellen.
- Klären Sie, am besten vor dem Besuch, den Grund für den Termin und, wenn möglich, bringen Sie etwas über das Anliegen und die Ziele Ihres Gesprächspartners in Erfahrung. Vor allem aber, überlegen Sie genau, was Ihre eigenen Ziele in dem Gespräch sind.
- Betreiben Sie ein klares Zeitmanagement. Dazu gehört, dass Sie vor dem Gespräch die Dauer festlegen. Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner den Zeitrahmen mit. Einfach zu Beginn des Gesprächs freundlich und eindeutig.
- Sorgen Sie für eine ungestörte Gesprächssituation. Vermeiden Sie Unterbrechungen, durch z. B. Telefon, Signale für E-Mail Eingänge oder durch Kollegen, die hereinplatzen.
- Fertigen Sie je nach Art des Gesprächs ggf. ein Protokoll, in dem Sie die Gesprächsergebnisse und evtl. vereinbarte Aktivitäten und Verantwortlichkeiten festhalten.