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Strategien und Lösungen für eine effizientere Arbeitsweise im Unternehmen

Lesezeit: 4 Minuten Die heutige moderne Arbeitswelt unterliegt sich ständig wandelnden Prozessen. Neue Arbeitsmodelle sprießen aus dem Boden, während die Unternehmen zunehmend global vernetzt und ausgerichtet agieren. Grundsätzlich führt dies zu einem höheren Umsatz und einer offeneren Unternehmenskultur, doch bringen die dynamischen Entwicklungen auch Schattenseiten mit: Früher passierte es nicht so schnell, sich zu verzetteln, ablenken zu lassen oder unproduktiv zu arbeiten.

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Strategien und Lösungen für eine effizientere Arbeitsweise im Unternehmen

Strategien und Lösungen für eine effizientere Arbeitsweise im Unternehmen

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Vielen Angestellten heute ist das Gefühl aus eigener Erfahrung bekannt, mit einem Kopf voller Aufgaben und einem überfüllten Schreibtisch in den Feierabend zu gehen – mit dem Gefühl, am heutigen Tag nichts erreicht zu haben. Gegen solche Tage gibt es kein Patentrezept. Doch es gibt Möglichkeiten, wie sich die produktive Schaffenskraft am Arbeitsplatz verbessern und aufrechterhalten lässt.

Durch flexible Arbeitszeiten im Homeoffice arbeiten die Mitarbeiter produktiver

Vertrauen ist oftmals besser als Kontrolle – zu diesem Schluss kommt das Institut der Deutschen Wirtschaft in einer Studie über flexible Arbeitszeitmodelle in Unternehmen. Dank den neuen, vielseitigen digitalen Möglichkeiten stellt es Führungskräfte längst nicht mehr vor Probleme, ihren Mitarbeitern zunehmend freie Hand zu lassen, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen. Allerdings ist das Prinzip der gelebten Freiheit, die Produktivität schafft, bei vielen Vorgesetzten noch nicht angekommen. Sie bestehen weiterhin auf eine strikte Anwesenheitspflicht sowie feste Kernarbeitszeiten, ohne die Vorteile des Homeoffice zu berücksichtigen.

Die Studie des IW belegt: Mitarbeiter, die im Homeoffice tätig sind und ihre Arbeitszeiten selbst flexibel gestalten können, sind zufriedener mit ihrem Job und arbeiten infolgedessen intensiver und produktiver, als es ihre Kollegen im Büro tun. In einem Unternehmen, das seine Mitarbeiter weniger kontrolliert, sind bis zu zwei Drittel der Arbeitnehmer zufrieden mit ihrer Arbeit – mehr als in Firmen, in denen ein strengeres Arbeitsklima auf der Tagesordnung steht. Dort ergebe sich ein erhöhtes Potenzial für Konflikte, Misstrauen und einer auf Unzufriedenheit basierten Arbeitsweise.

Eine produktive Arbeitsumgebung verleiht Flügel

Jeder Mensch bringt eigene Bedürfnisse mit, doch es darf verallgemeinert werden, dass sich die allerwenigsten an einem undurchsichtigen, unaufgeräumten und unsauberen Arbeitsplatz wohlfühlen. Ebenso essenziell wie die Raumwirkung und die Struktur des Arbeitsplatzes ist eine geordnete und saubere Arbeitsumgebung. Nur eine saubere Arbeitsumgebung trägt zum allgemeinen Wohlbefinden bei. Nichts ist schlimmer, als beim Drucken oder Kopieren eine meterlange Staubwolke hinter sich herzuziehen oder an einem dreckigen, fleckigen Schreibtisch wichtige Unterlagen für ein bevorstehendes Meeting durchzugehen. In diesem Zusammenhang leistet eine professionelle Büroreinigung wertvolle Dienste.

Arbeiten in familiärer Atmosphäre sorgt für Glückshormone

Nichts hemmt die produktive Arbeit so wie ein Großraumbüro, in dem ein Dutzend Menschen auf einmal arbeiten und reden. Der überfüllte Raum führt oftmals dazu, dass sich ein Mitarbeiter nicht mehr konzentrieren kann und aufgrund einer belanglosen Angelegenheit aus seinem „Flow“ herauskommt. Wissenschaftlichen Erkenntnissen zufolge benötigen Arbeiter danach rund 30 Minuten, um vollständig zu ihrer ursprünglichen Arbeitsweise  zurückzukehren. Im Umkehrschluss heißt dies, dass arbeitende Menschen in einem Großraumbüro selten mitten im Flow sind. Dies gelingt Festangestellten, die in kleinen Gruppen in familiärer Atmosphäre arbeiten, besser. Ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern kann das Problem lösen, indem es ruhige Einzelarbeitsplätze einrichtet, an denen sich die Mitarbeiter zurückziehen dürfen.

Die Dosis macht die Arbeit oder auch: Parkinsons Gesetz

Es ist nur dann möglich, wahrhaftig produktiv zu sein, wenn die Arbeit qualitativ und quantitativ stimmt: Liegt zu viel Arbeit auf dem Tisch herum, ist ein Mitarbeiter überfordert; hat er nichts zu tun, langweilt er sich. Vor allem dauerhaft überfordernde Aufgaben fordern ihren Tribut. Sie zehren an der Produktivität und demotivieren die Mitarbeiter, die sich ihren eigenen Grenzen ausgesetzt und den Anforderungen nicht gewachsen sehen. Um solchen Stresssituationen künftig entgegenzuwirken, ist es ratsam, die Arbeit gemäß den individuellen Fähigkeiten des Einzelnen zu verteilen.

In diesem Zusammenhang spielt das sogenannte Parkinsonsche Gesetz eine große Rolle. Dieses geht auf den britischen Soziologen C. Parkinson zurück, der in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts die Arbeitsstrukturen in der britischen Verwaltung näher betrachtete. Er legte dar, dass Arbeitszeit und Arbeitsaufgaben nicht zwingend miteinander einhergehen müssen. Arbeit ließe sich „wie Gummi dehnen, um die verfügbare Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“. Das bedeutet im Klartext: Mitarbeiter, die einen Stapel voller Arbeit in einem Tag erledigen könnten, benötigen trotzdem zwei Tage, wenn diese für die vorgesehenen Aufgaben veranschlagt sind. Lösungen können eine „To-do“-Liste sowie eine damit verbundene Belohnung sein, wenn die Arbeit eher fertig ist, als laut Deadline vorgesehen.

Meditieren und kurzes Nickerchen einlegen

Mitunter sind es simple Tricks, mit denen Mitarbeiter produktiver arbeiten. Sie erfordern nicht einmal große Veränderungen am Arbeitsplatz, sondern vielmehr eine selbstmotivierende Einstellung. Über den Tag steigt oder sinkt die Konzentration eines Arbeiters. Je nachdem, ob er zu den „Eulen“ oder „Lerchen“ gehört, erbringt er entweder am frühen Vormittag eine bessere Leistung oder erzielt in den frühen Nachmittagsstunden die besten produktiven Ergebnisse. Irgendwann jedoch ist jede Batterie einmal leer. In diesem Fall hilft ein kleines Nickerchen, das vielerorts geschätzte und praktizierte „Power Napping“. In einem ruhigen, idealerweise eigens zu diesem Zweck eingerichteten Raum kommen Mitarbeiter zur Ruhe und aktivieren ihre Kraftreserven für den weiteren Arbeitstag.

Es kann außerdem helfen, zwischen den Aufgaben zu meditieren. Dies hört sich zunächst seltsam an, doch ist die konzentrationssteigernde Wirkung einer Meditation wissenschaftlich belegt. Drei Minuten täglich reichen aus, um das eigene Erinnerungsvermögen langfristig spürbar zu verbessern.

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Warme Farben oder separate Bereiche und Trennlinien gestalten Großraumbüros gemütlicher und kurbeln die Produktivität an.

Fortschritt protokollieren und 80/20-Regel nutzen

Ein übermäßiger Hang zum perfektionistischen Arbeiten erweist sich oftmals als Produktivitätskiller schlechthin. Es besteht die Gefahr, sich nachhaltig mit der Arbeit zu verzetteln, da dies und jenes verbessert werden könnte. In vielen Fällen macht es Sinn, die eigenen perfektionistischen Ansprüche über Bord zu werfen und sich stattdessen an die 80/20 Regel zu halten:  80 Prozent des Arbeitsergebnisses in 20 Prozent der veranschlagten Zeit. Ab und zu tut es gut, sich mit den 80 Prozent zufriedenzugeben. Wichtig ist dahin gehend, selbst diese 80 Prozent oder herausragende Arbeitsergebnisse entsprechend zu „würdigen“. Der Freitag als Start ins Wochenende ist ein idealer Zeitpunkt, die Woche positiv Revue passieren zu lassen, indem sich Arbeiter selbst auf die Schulter klopfen und die eigenen Leistungen gedanklich anerkennen.

Bildnachweis: kritchanut / stock.adobe.com

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