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Standardsoftware oder Komplettlösung für die Büroverwaltung?

Microsoft und Co. bieten mit Text-, Tabellen- und Präsentationsprogrammen die Office-Software, um die Büroorganisation einfach und elegant zu erledigen. Und doch sind Komplettlösungen für die Büroverwaltung so manches Mal die bessere Alternative. Lesen Sie hier Vor- und Nachteile sowie vier Entscheidungsfragen und eine Anregung für Ihren persönlichen Kriterienkatalog.

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Standardsoftware oder Komplettlösung für die Büroverwaltung?

Kennen Sie das? Die Verwaltungsaufgaben werden umfangreicher. Immer häufiger stoßen Sie an Grenzen, weil Sie Adressen in dem einen System erfasst haben, auf das Sie mit dem anderen Programm nicht zugreifen können. Die Dateien können nicht gelesen, erkannt, übertragen oder übernommen werden und die "Importfunktion" erweist sich als unzureichend.

Also werden Daten mühsam aus dem einen in das andere System übertragen. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern erhöht die Fehleranfälligkeit. Manchmal wünschen Sie sich, dass das alles viel einfacher wäre und Sie wie ein Pilot alles von einem Platz aus komfortabel nutzen könnten.

Standardsoftware – jeder macht es so, wie er kann

Als Standardsoftware wird in den meisten Unternehmen die Microsoft-Software genutzt. Doch immer wieder ist zu sehen, dass Tabellen in Word geführt und Zahlen manuell per Taschenrechner ausgerechnet werden. Besser wäre es, das Programm für Rechnen, Formeln, Diagramme und Tabellenkalkulation zu verwenden.

Bei Microsoft wäre dies das Programm Excel und nicht Word, das lediglich eine einfache Tabellenfunktion anbietet. Excel wiederum wird oft als Datenbank zweckentfremdet. Natürlich funktioniert dies auch für einfache Aufgaben. Doch Excel stößt hier schnell an Grenzen, die eine Datenbanksoftware gar nicht kennt.

Setzen Sie die Office-Software richtig ein

Bei Standardlösungen bietet es sich also an, konsequent nach Anwendungsbezug zu arbeiten. Egal ob Microsoft oder andere Anbieter: Nutzen Sie das Textprogramm für Texte. Für Rechnen und Diagramme nutzen Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm. Für Grafiken ein Grafikprogramm und für Präsentationen das Präsentationsprogramm.

Meist werden die Officeprogramme im Paket angeboten. Oft unterschieden für Privatnutzer, für das Small-Business und für den Profibereich. Wichtig neben dem persönlichen Bedarf ist, dass alle Programme untereinander kompatibel und vernetzt sind. Was dann in der Regel auch gegeben ist, wenn alles aus "einem Haus" kommt.

Vor- und Nachteile von Komplettlösung für die Büroverwaltung

Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Herstellern, die Komplettlösungen für die Büroverwaltung anbieten. Sie bieten spezifische Funktionen an, die genau auf die jeweilige Branche zugeschnitten sind. Beispielsweise für Anwaltskanzleien oder für Schulverwaltungen. Diese Spezialsoftware wirkt in der Anschaffung häufig erst einmal teuer. Zudem erfordert sie eine Einarbeitungsphase. Der Vorteil wiederum liegt klar auf der Hand: Den Großteil der Aufgaben können Sie mittels einer zentralen Software erledigen und automatisieren.

Lohnt sich eine Komplettlösung für Sie?

Sie fragen sich vielleicht, ob sich das lohnt? Da hilft nur der Blick auf die vier Entscheidungsfragen:

  1. Was kostet mich meine derzeitige Lösung (Zeit, Geld)?
  2. Wie viel Zeit wird gespart?
  3. Wir viel Geld wird gespart?
  4. Wann haben sich die Kosten amortisiert?

Je kleiner Ihr administrativer Bereich und der Etat sind, desto mehr werden Sie wahrscheinlich auf Standardlösungen setzen. Doch denken Sie auch an kostenfreie Angebote. Je nach Anforderungen gibt es gut durchdachte Freeware, die einen Großteil vielleicht auch Ihrer Aufgaben in der Büroorganisation fast wie eine Komplettlösung abdecken könnte.

Jetzt sind Sie dran – Standardsoftware oder Büroverwaltungssystem?

Eine pauschale Antwort ist hier nicht möglich. Um dies beantworten zu können, erstellen Sie einen Kriterienkatalog, der Ihnen eine Übersicht gibt. Hier noch einige Anregungen:

  • Welche Anforderungen und Spezifika müssen/sollen/können bedacht werden? Durchleuchten Sie dazu Ihre täglichen und wiederkehrenden Arbeitsabläufe im Büro.
  • Analysieren Sie, in welchem Maße Ihre aktuelle Softwarelösung diesen Kriterien genügt.
  • Welche zukünftigen Anforderungen benötigen Sie zudem?

Damit haben Sie eine Grundlage, um gezielt zu recherchieren sowie Angebote, Beratung und Informationen einzuholen.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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