Mein Tipp: Verzichten Sie auf gedruckte Pressemappen! Als Service für die Medien ist eine aktuelle Pressemitteilung mit einem Link zur digitalen Pressemappe zeitgemäßer, für Sie billiger und für die Medienvertreter praktischer. Was wollen Sie im digitalen Zeitalter noch mit Fotosammlungen in der Pressemappe? Niemand reproduziert mehr über einen Scanner, wenn es nicht unbedingt sein muss.
Ein Download-Archiv mit allen nötigen Angaben zu den Bildern ist wesentlich einfacher zu handhaben. Dropbox, flickr oder andere Cloud-Dienste stehen ihnen teilweise oder vollständig kostenlos zur Verfügung. Die Links zu den Verzeichnissen sind schnell geteilt.
Um Journalisten auf der Pressekonferenz etwas in die Hand zu geben, reicht der Ausdruck einer aktuellen Presseinformation, auf der Kontaktdaten, Links zu weiterem Hintergrundmaterial vermerkt sind. Für den langfristigen Beziehungsaufbau zu den Medien kann ein aktives Einschreiben für einen Pressezugang zu einem geschützten Bereich Ihrer Webseite gehören.
Dort können digitale Pressemappen mit Material zum aktuellen Ereignis ebenso hinterlegt werden.
Was gehört in die digitale Online-Pressemappe? Der Inhalt ist ganz ähnlich wie früher. Neben Presseinformationen und Bildern gehört Hintergrundmaterial mit vertiefendem Material zum aktuellen Thema dazu. Bilder (und Videos) können von vornherein in verschiedener Auflösung bereitgestellt werden. Das erleichtert die Arbeit der Redaktion.
Wichtiger sind allerdings klare Quellen- und Inhaltsangaben. So müssen Personen auf Bildern mit vollem Namen und in der richtigen Reihenfolge gekennzeichnet sein.
Überlegen Sie sich einen Weg, wie Sie auf Ihre Online-Pressemappe auf der Pressekonferenz aufmerksam machen können. Ein QR-Code auf der Pressemitteilung, auf einem Rollup-Display oder eine Datei mit Linksammlungen auf einem USB-Stick könnten Varianten sein. Es gibt übrigens auch Journalisten, die nach wie vor eine analoge Arbeitsweise bevorzugen.
Denen könnten Sie z.B. anbieten, gewünschtes Material an Ort und Stelle auszudrucken. In jedem Fall können Sie sich den Aufwand für die Produktion gedruckter Pressemappen sparen, die nicht selten sowieso liegen bleiben oder spätestens in der Redaktion im Rundarchiv, also im Papierkorb landen.
Vielleicht fallen Ihnen noch weitere Hinweise zur Online-Pressemappe ein. Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Ich freue mich über Feedback oder Kommentare.