Sorgen Sie dafür, dass Tabellen korrekt ausgefüllt werden

In der Praxis kommt es häufig vor, dass derjenige, der eine Excel-Tabelle erstellt, nicht gleichzeitig für die Datenerfassung zuständig ist. Damit Daten trotzdem im richtigen Format erfasst werden, empfehle ich Ihnen, kritische Tabellenzellen mit Hilfstexten zu versehen. Wie das in der Praxis funktioniert und wieso Hilfstexte sinniger sind als Kommentare, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.

Auch dann, wenn ihre Tabelle noch so gut geplant ist, kann es beim Ausfüllen Missverständnisse geben. Zu einem guten Tabellenentwurf gehört auch eine gute Legende, die alle Eingaben erklärt. Zellengenau gelingt Ihnen diese Beschreibung über Eingabemeldungen und Kommentare. Ich rate Ihnen dringend dazu, Eingabemeldungen den Vorzug zu geben. Wie Sie Eingabemeldungen einsetzen und welche Vorteile Sie gegenüber den weit verbreiteten Kommentaren haben, erfahren Sie hier.

Erweitern Sie Zellen in ihrer Tabelle um einen Texthinweis

Nicht immer reichen bei einer Tabelle die Informationen in den Zeilen- und Spaltenangaben aus, um demjenigen, der die Eingaben vornimmt eine präzise Vorgabe zu machen. Ist das der Fall, empfehle ich Ihnen, das entsprechende Tabellenfeld mit einem kleinen Hinweistext zu versehen. Unklarheiten können so aus dem Wege geschafft und lästige nacharbeiten an der Tabelle vermieden werden.

Klicken Sie die Zelle in der Tabelle, der Sie einen Hinweistext zuweisen möchten mit der Maus an.
Aktivieren Sie nun das Register „Daten“. Im Bereich „Datentools“ klicken Sie nun auf „Datenüberprüfung“. Aus dem Aufklappmenü wählen Sie anschließend das Kommando „Datenüberprüfung“ aus.
Klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf das Register „Eingabemeldung“. Achten Sie darauf, dass das Optionsfeld „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ markiert ist. Geben Sie dann unter „Titel“ (Überschrift) und „Eingabemeldung“ (Erklärung) den Text ein, der dem Nutzer angezeigt werden soll, wenn er die Zelle anklickt. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Ok“.

Darum sollten Sie Eingabemeldungen einem Kommentar vorziehen

Auf den ersten Blick erscheint es logisch, eine Zelle einfach mit einem Kommentar zu versehen, um den Nutzer darauf aufmerksam zu machen, welche Eingabe in einer Zelle erwartet wird. Über das Register „Prüfen“ ist ein solcher Kommentar über einen Klick auf „Neuer Kommentar“ schnell eingefügt. Im Vergleich zur zuvor beschriebenen Methode zur Erstellung einer Eingabemeldung hat der Kommentar aber einige wichtige Nachteile:

Nachteil 1: Kommentare erscheinen nur als kleine farbige Markierung in der oberen rechten Ecke einer Zelle. Gerade unerfahrene Nutzer wissen häufig nicht, wie ein Kommentar geöffnet wird. Die Eingabemeldung öffnet sich hingegen automatisch beim Anklicken der Zelle.

Nachteil 2: Kommentare lassen sich – versehentlich – leicht löschen. Ein falscher Rechtsklick mit der Maus und ein falsch gewählter Menübefehl lassen den Hinweis verschwinden. Eine Eingabemeldung kann hingegen nur über die Menüs deaktiviert und damit wertlos werden.

Bildnachweis: © rawpixel/123rf.com Lizenzfreie Bilder