Das Problem ist zunächst, dass die Meinungsfreiheit der Mitarbeiter ein hohes Gut ist, das sogar von unserer Verfassung geschützt wird. Daher ist es nicht unproblematisch, den Mitarbeitern vorschreiben zu wollen, was sie wo äußern dürfen. Je privater die Äußerung, desto höher der Schutz. Auf der anderen Seite stehen Ihre Mitarbeiter aber natürlich auch in einem Treueverhältnis zu Ihnen und dürfen z. B. keine Schmähkritik an Ihrem Unternehmen üben oder Tatsachen falsch darstellen. Das gilt natürlich nicht nur in den sozialen Medien, sondern generell.
Häufig geht es aber weniger um bewusste Schädigungen, sondern um gedankenlose Äußerungen. Denn die Versuchung ist groß. Der Ton bei der Kommunikation in Facebook und anderen sozialen Medien ist oft von einer gewissen Spontanität und Flapsigkeit geprägt. Und das führt halt gelegentlich zu gedankenlosen Postings.
Sofern Sie Ihre Mitarbeiter durch Social Media Guidelines vor zu großen Schnitzern schützen wollen, sollten Sie sich streng auf Aspekte im Rahmen des Arbeitsvertrages beschränken, um nicht zu Unrecht in die Meinungsfreiheit Ihrer Mitarbeiter einzugreifen.
Typische Beispiele aus Social Media Guidelines
- Offizielle Stellungnahmen unseres Unternehmens erfolgen durch die Pressestelle. Wenn Sie sich im Rahmen Ihrer Social Media Aktivitäten über unser Unternehmen oder unsere Produkte äußern, machen Sie bitte deutlich, dass es sich dabei um Ihre persönliche Meinung und nicht um die des Unternehmens handelt.
- Vermeiden Sie negative oder sogar abfällige Bemerkungen über Mitbewerber, deren Produkte, Ihre Kollegen und Geschäftspartner.
- Posten Sie keine vertraulichen Informationen, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, das betrifft insbesondere …
- Die Nutzung betrieblicher Marken und Logos für private Äußerungen oder im Zusammenhang damit ist nicht gestattet.
Weitere typische Inhalte von Social Media Guidelines sind etwa der Hinweis auf die arbeitsvertragliche Treuepflicht und eventuell einzuhaltende branchenspezifische Vorschriften, z. B. Geheimhaltungsvorschriften bei Finanzdienstleisten oder in Gesundheitsberufen.
Natürlich können Sie Social Media Aktivitäten während der Arbeitszeit untersagen oder durch Social Media Guidelines den Umfang beschränken, und zwar sowohl in Hinblick auf den Umfang als auch die erlaubten Plattformen. Ob das sinnvoll ist, lässt sich nur im Einzelfall beantworten und hängt auch davon ab, wie verantwortungsbewusst Ihre Mitarbeiter sind. Auch die Unternehmenskultur spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Sorgen Sie für Klarheit bei Ihren Social Media Guidelines
Machen Sie auf jeden Fall deutlich, ob es sich bei Ihren Social Media Guidelines um bloße Empfehlungen oder verbindliche Anweisungen handelt. Beides ist grundsätzlich möglich und es gibt in der Praxis auch beide Varianten. Sie können auch mischen, solange klar ist, bei welchem Punkt es sich um eine Empfehlung handelt und bei welchem Punkt um eine verbindliche Anweisung.
Der Vorteil von Empfehlungen ist, dass Sie damit nicht mit der Meinungsfreiheit kollidieren. Und oft reicht das bereits, um gedankenlose Äußerungen zu vermeiden. Klare Anweisungen hingegen führen dazu, dass Verstöße sanktioniert werden können, z. B. mit einer Abmahnung.
Social Media Guidelines, Direktionsrecht und Betriebsvereinbarung
Social Media Guidelines, in denen geregelt ist, wie Ihre Mitarbeiter den Pflichten aus dem Arbeitsvertrag nachkommen sollen – inklusive der oben angesprochenen Treuepflicht – können Sie im Rahmen des Direktionsrecht des Arbeitgebers festlegen. Wichtig ist, dass Sie nachweisen können, dass und mit welchem konkreten Inhalt Sie dieses Direktionsrecht ausgeübt haben. Am besten lassen Sie sich ein Exemplar der Social Media Guidelines unterschreiben und nehmen das jeweils zur Personalakte.
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, kann es sein, dass einzelne Aspekte der Social Media Guideline oder die komplette Guideline mitbestimmungspflichtig ist (§ 87 BetrVG). Sie müssen dann eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat bezüglich der mitbestimmungspflichtigen Aspekte regeln.
Das betrifft z. B. Regelungen zu allen Maßnahmen, die darauf gerichtet sind, das Verhalten der Arbeitnehmer zu steuern oder die Ordnung des Betriebs zu gewährleisten. Auch Regelungen zur privaten Mitbenutzung von Social Media Plattformen am Arbeitsplatz werden in der Regel mitbestimmungspflichtig sein. Angaben zur Firmenphilosophie oder der Hinweis, dass geltende Gesetzte einzuhalten sind, sind es dagegen nicht.
Auch, wenn es keinen Betriebsrat gibt oder keine Mitbestimmungsrechte tangiert sind, haben Unternehmen gute Erfahrungen damit gemacht, Mitarbeiter bei der Entwicklung der Social Media Guideline zu beteiligen, z. B in einem gemeinsamem Workshop mit IT- und Marketingabteilung, Geschäftsführung und Mitarbeitern.