So zwingen Sie Nutzer Ihrer Excel-Tabellen zu sinnvollen Eingaben

Bei der Eingabe von Werten in einer Excel-Tabelle sind oft vorgegebene Wertebereiche erforderlich. Zellen sind solche Limitierungen allerdings nicht standardmäßig zugewiesen. So kommt es vor, dass Nutzer in einer nicht vorbereiteten Tabelle Fehleingaben machen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die Datenüberprüfung von Zellen nutzen, um Fehleingaben zu vermeiden.

Nicht immer ist klar, welche Eingaben in einer Tabelle erwartet werden. Unbedarfte Nutzer können so in Zellen, die eigentlich eine Zahleneingabe erwarten einen Text eintragen. Auch dann, wenn der Feldinhalt korrekt erkannt wird, kann es sein, dass der eingegebene Wert nicht dem für das Feld vorgesehenen Bereich entspricht.

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Mit einer geschickt eingesetzten Datenüberprüfung schalten Sie solche Fehler weitgehend im Vorfeld aus.

So setzen Sie die Datenprüfung von Microsoft Excel ein

Das häufigste Problem bei der Datenerfassung ist, dass ein Nutzer falsche Werte in Zellen erfasst. So werden in Feldern, die eigentlich für die die Eingabe eines Zahlenwerts vorgesehen sind Texte eingetragen oder Datumsfelder mit einer Zahl gefüllt.

Diesen Fehleingaben schieben Sie mit der folgenden Methode unkompliziert einen Riegel vor.

Klicken Sie die Zelle in der Tabelle, für die Sie die möglichen Eingabewerte limitieren möchten mit der Maus an.
Aktivieren Sie nun das Register „Daten“. Im Bereich „Datentools“ klicken Sie nun auf „Datenüberprüfung“. Aus dem Aufklappmenü wählen Sie anschließend das Kommando „Datenüberprüfung“ aus.
Um die Art des Wertes festzulegen, die der Nutzer Ihrer Tabelle in diesem Feld eintragen darf, öffnen Sie das Drop-down-Feld „Zulassen“.
Entscheiden Sie hier, ob in der Zelle beispielsweise Ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Texte oder Datumswerte erfasst werden. Klicken Sie auf „Ok“, um die Vorgaben wirksam zu machen.

Beschränken Sie Eingaben von vorgegebenen Werten präzise

Die zuvor beschriebene Methode zur Eingrenzung von Eingabewerten lässt sich bei Bedarf sinnvoll präzisieren.

Folgen Sie dazu der vorstehenden Anleitung, klicken Sie aber bei Schritt 4 nicht auf „Ok“.

Haben Sie sich unter „Zulassen“ beispielsweise für den Eintrag „Datum“ oder „Ganze Zahl“ entschieden, bietet Ihnen Excel die Möglichkeit, den Zeitraum in der das Datum oder einen legitimen Zahlenbereich einzugrenzen.
Entscheiden Sie sich dazu unter „Daten“ für einen Operator, wie „zwischen“, „größer als“ oder „kleiner“ als.
Erfassen Sie anschließend unter „Anfangsdatum“ und „Enddatum“ den Datumsbereich, der als Eingabewert in der Zelle zulässig ist. Bei der Einstellung „Ganze Zahl“ wird der Datenbereich über „Minimum“ bzw. „Maximum“ eingegrenzt. Klicken Sie dann auf „Ok“, um die Eingabe abzuschließen.