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So ziehen Sie ein Projekt mit einem Excel-Projektplan durch

Lesezeit: 4 Minuten In Ihrem Unternehmen steht ein Projekt an? Dann sollten Sie sich frühzeitig um eine detaillierte Planung kümmern. Es gibt eine ganze Reihe von Anbietern auf dem Markt, die professionelle Projektsoftware verkaufen. Das Problem ist allerdings, dass diese Projektsoftware entweder sehr teuer oder nicht sehr umfangreich ist.

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So ziehen Sie ein Projekt mit einem Excel-Projektplan durch

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Mit Vorlage arbeiten oder eigene Vorlage erstellen?

Wenn Sie ein Excel-Profi sind, können Sie mit relativ wenig Aufwand Ihren Projektplan selbst erstellen. Eventuell können Sie diese Aufgabe auch einem kompetenten Mitarbeiter übertragen, der nach Ihren Vorgaben die technische Umsetzung übernimmt.

Die einfachste Lösung besteht allerdings darin, eine Projektplan-Vorlage aus dem Internet zu benutzen. Es gibt zahlreiche kostenlose Vorlagen, die die sich qualitativ und inhaltliche zum Teil erheblich unterscheiden. Deswegen ist es sinnvoll, mehrere Vorlagen in Betracht zu ziehen und dann die Vorlage zu wählen, die am besten zum aktuellen Projekt und zum Unternehmen passt.

Kostenlose Excel-Erweiterung nutzen

Es gibt nicht nur einfache Vorlagen, sondern auch komplexe Excel-Erweiterungen für die Erstellung von Projektplänen. Die Qualität dieser Excel-Erweiterungen ist sehr unterschiedlich, so dass Sie keine andere Möglichkeit haben, als verschiedene Produkte zu testen.

Der Hauptvorteil bei guten Excel-Erweiterungen besteht darin, dass Sie bei der Erstellung des Projektplans nur noch die Daten eingeben müssen. Damit das wirklich funktioniert, muss die Excel-Erweiterung aber nicht nur eine gute Qualität haben, sondern auch eine Struktur produzieren, die zu Ihrem Projekt passt. Wenn Sie das Glück haben, eine geeignete Excel-Erweiterung zu finden, können Sie viel Zeit und Mühe sparen.

Ohne Netzwerk kein Excel-Projektplan

Wenn Sie einen Excel-Projektplan verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Projektteilnehmer Zugriff auf diesen Plan haben. Das ist aber nur möglich, wenn Sie entweder ein Intranet haben oder das Internet als Firmennetzwerk nutzen. B

ei der Nutzung des Internets gibt es grundsätzlich das Problem, dass Ihre Daten in der Cloud sind und damit nicht mehr Ihrer Kontrolle unterliegen. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten oder sehr innovativen Projekten sollten Sie sich deswegen ganz genau überlegen, wie Sie sicherstellen, dass Unbefugte keinen Zugang zu Ihrem Projektplan haben. Eventuell ist es nötig, die Excel-Datei im Netz zu verschlüsseln, so dass jeder Projektteilnehmer die Datei zuerst herunterladen und entschlüsseln muss.

Weitere Nachteile eines Excel-Projektplans

Ein Excel-Projektplan ist eine sehr einfache Lösung, um ein Projekt durchzuführen. Professionelle Projektplanungssoftware bietet aber viele Features, die Excel nicht hat. Beispielsweise ist es mit einer Profi-Software möglich, die Mitarbeiter bei bestimmten Ereignissen automatisch per E-Mail zu informieren.

Überhaupt werden sehr viele Abläufe innerhalb des Projektes automatisch generiert, so dass der Teamleiter sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann. Für große Projekte mit vielen Beteiligten ist ein Excel-Projektplan deswegen ohnehin nur sehr bedingt geeignet. Bei kleinen und mittleren Projekten mit einer überschaubaren Anzahl von Projektteilnehmern fallen die Nachteile eines Excel-Projektplans allerdings nicht so sehr ins Gewicht.

Kostengünstige Lösung

Ein Excel-Projektplan ist für ein Unternehmen sehr preisgünstig, wenn eine entsprechende Lizenz bereits vorhanden ist. Da Microsoft Office sehr weit verbreitet im Businessbereich ist, ist ein Excel-Projektplan für viele Firmen in der Praxis eine überaus kostengünstige Lösung, denn es entfällt die Notwendigkeit, eine neue Software für die Projektplanung anzuschaffen.

Wenn das Budget ohnehin eng ist, hilft Ihnen ein Excel-Projektplanung dabei, den Kostenrahmen einzuhalten. Allerdings sollten Sie nicht um jeden Preis mit Excel arbeiten, denn ab einer gewissen Komplexität stößt die Projektplanung mit Excel an Grenzen. Wenn Sie allerdings ein derart großes Projekt haben, sollten Sie auch ein Budget zur Verfügung haben, das den Kauf einer Profi-Software für die Projektplanung erlaubt.

Klare Regeln für den Umgang mit dem Excel-Projektplan aufstellen

Wenn Sie einen Projektplan verwenden, der zumindest von einem Teil der Mitarbeiter editiert werden kann, müssen Sie ganz klare Regeln aufstellen, damit es nicht zu einem Chaos kommt. Insbesondere muss ganz klar sein, welche Angaben und Daten ein Projektteilnehmer eintragen darf oder muss. Die sicherste, aber auch aufwändigste Lösung besteht darin, den Excel-Projektplan nicht zur Editierung freizugeben. Dann sind Sie aber dazu gezwungen, jede Veränderung selbst vorzunehmen bzw. einen Projektleiter mit dieser Aufgabe zu betrauen.

Probleme entstehen immer dann, wenn mehrere Teilnehmer zugleich denselben Datensatz verändern möchten. Das funktioniert bei einer Profi-Software problemlos, aber bei einer Excel-Projektplanung sehen die anderen Teilnehmer in der Regel nicht, ob bereits eine Bearbeitung eines Datensatzes stattfindet.

Dann kann es zu unglücklichen Koinzidenz kommen, die am Ende dazu führt, dass falsche Daten im Projektplan stehen. Dieses Problem lässt sich auch weit gehend vermeiden, wenn alle Projektteilnehmer in einem Raum arbeiten. Bei einer Veränderung im Projektplan kann dann ein Projektteilnehmer durch verbale Kommunikation sicherstellen, dass es nicht zu Überschneidungen kommt.

Auf allen Rechnern mit der gleichen Excel-Version arbeiten

Eine Fehlerquelle bei der Arbeit mit Excel auf unterschiedlichen Rechnern ist die Verwendung unterschiedlicher Programmversionen. Neuere Versionen haben oftmals Features, die in alten Versionen nicht verfügbar sind. Wenn dann ein Projektteilnehmer mit einer älteren Excel-Version das Excel-Projekt verändert und abspeichert, kann es durchaus passieren, dass die alten Features nach dem Speichern nicht mehr im Projekt enthalten sind.

Durch die Verwendung einer einheitlichen Excel-Version lässt sich dieses Problem komplett von Anfang an vermeiden. Zur Sicherheit sollten Sie aber auf jeden Fall eine gute Backup-Strategie implementieren, so dass der Excel-Projektplan in kurzen Abständen gesichert wird, so dass sie möglichst viele Projektplan-Versionen als Backup zur Verfügung haben, um im Zweifel zu einer älteren Version zurückkehren zu können.

Fazit

Excel ist eine leistungsstarke Software, die mit relativ geringem Aufwand auch für die Projektplanung eingesetzt werden kann. Dabei sollten Sie sich aber ganz genau überlegen, ob bei Ihrem ganz speziellen Projekt der Kostenvorteil nicht durch den zusätzlichen Aufwand für die Einrichtung des Projektplans konterkariert wird.

Einfache Projekte können Sie ganz problemlos in Excel implementieren, aber bei zunehmender Komplexität wird der Aufwand, den Sie betreiben müssen, größer, so dass es sich irgendwann dann nicht mehr lohnt, mit Excel bei der Projektplanung zu arbeiten. Aber gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist die Excel-Projektplanung eine gute Alternative zum Einsatz teurer Profi-Software.

 

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