1. Tagesordnung
Legen Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung fest und formulieren Sie für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) ein Ziel, das erreicht werden soll. Wenn Sie den Teilnehmern die TOPs in der Einladung mitteilen, können diese sich optimal auf das Meeting vorbereiten.
2. Visualisierung
Nutzen Sie ein Flipchart, um darauf vorab die wichtigsten Themen festzuhalten. Während des Meetings kann der Moderator die einzelnen Punkte abhaken – dieser sichtbare Fortschritt wirkt motivierend auf die Teilnehmer!
Als weitere Möglichkeit zur Visualisierung können Sie im Meeting für jeden Tagesordnungspunkt ein einzelnes Blatt nutzen, das in zwei Spalten aufgeteilt wird: Auf der rechten Seite wird die Problemstellung eingetragen, auf der linken Seite stehen die Lösungsansätze.
So haben alle am Meeting Beteiligten die TOPs immer vor Augen und behalten die Ergebnisse besser im Gedächtnis – und Sie können die Aufzeichnungen für Ihr Protokoll nutzen.
3. Maßnahmenkatalog
Im Protokoll werden alle wichtigen Ergebnisse festgehalten – und zwar ganz konkret! Für die Umsetzung der im Meeting beschlossenen Maßnahmen muss immer angegeben werden, wer welche Aufgabe bis wann erledigt. Darüber hinaus sollte auch vermerkt werden, wie und wodurch die Erreichung des gesteckten Zieles überprüft wird.