Ausschreibungen sollen Kosten senken – die Realität sieht oft anders aus
Eine (öffentliche) Ausschreibung soll Kosten senken. Das geht nur, wenn Sie vollständig vergleichbare Angebote vorliegen haben. Möglich wird das nur durch eine detaillierte Ausschreibung, mit der viele Organisationen bereits überfordert sind. Der Grund ist einfach: Es fehlt das Wissen über Angebote und Alternativen auf dem Markt der Kommunikationsleistungen.
Ein Beispiel für versteckte Kosten in ungenauen Ausschreibungen
Nehmen Sie ein einfaches Beispiel: Ein kommunaler Energieversorger möchte Werbemittel für Kunden beschaffen. Angedacht sind Streuartikel, also Kugelschreiber und Schlüsselbänder (Lanyards). Ausfertigung und Material führen hier schnell zu Preisunterschieden von 100 bis 1.000 Prozent. Bei der Bestellung von 2.000 Kugelschreibern ist es durchaus budgetrelevant, ob Sie 0,29 EUR pro Stück oder 2,90 EUR bezahlen.
Schreibt der Energieversorger nun "Kugelschreiber" aus, bekommt er ganz sicher ein zunächst sehr preiswertes, womöglich aber minderwertiges Produkt angeboten. Schließlich will sich der Bieter nicht durch ein teureres Angebot selbst aus dem Rennen um den Auftrag nehmen.
Der Kunde erteilt den Zuschlag und stellt später fest, dass die billigen Kugelschreiber und Schlüsselbänder nicht seinen Vorstellungen entsprechen. Kein Problem, die Agentur hat natürlich sofort schickere Muster zur Hand, aus denen dann ausgewählt wird. Natürlich sind diese dann nur mit einem Aufschlag auf die Angebotssumme zu haben.
Ungenaue Formulierungen bei Aussehen und Qualität
Wenn Sie privat ein Auto kaufen, haben Sie doch auch sehr konkrete Vorstellungen, von dem, was Sie später fahren wollen. Niemand käme auf die Idee, statt einer konkreten Marke, Motorisierung und Ausstattung dem Händler nur den Wunsch nach irgendeinem Auto zu nennen. In der PR passiert komischerweise genau das.
Anders sieht es aus, wenn Sie so konkret wie möglich ausschreiben. Allerdings wird sich niemand die Mühe machen und Kugelschreiber aus den endlos vielfältigen Sortimenten bereits zum Zeitpunkt der Ausschreibung auswählen.
Alternative: Leistungsausschreibung mit Budget
Alternativ können Sie einen umgekehrten Weg gehen: Schreiben Sie einen Etat aus und lassen Sie sich die Leistungen/Produkte dazu anbieten. Dann haben Sie die Sicherheit vor versteckten Kosten und ein Maximum an Wettbewerb im Ausschreibungsverfahren miteinander verbunden.
Das könnte in etwa heißen: "Für Streuartikel stehen 2.000 EUR netto zur Verfügung. Bitte bieten Sie für unsere Kunden attraktive Produkte und deren Stückzahl an." Die Lösung eines Problems ist oft sehr einfach. Man muss nur darauf kommen.
Tipp gegen versteckte Kosten
Mein Tipp für die Unternehmenskommunikation: Suchen Sie sich unabhängigen Sachverstand, der Ihnen hilft, genau diese Faktoren zu bewerten. Es ist Anfangs teurer, einen "Bauleiter" der Unternehmenskommunikation zu beauftragen. Es hilft ihnen aber versteckte Kosten in der Zukunft zu vermeiden und die optimale Lösung für das eigene Vorhaben zu finden.
Haben Sie weitere Hinweise? Dann freue ich mich über Kommentare und Ergänzungen.