Kennen Sie das? Mitten in Ihre Projektplanung kommt ein Kollege mit dem berühmten Satz „Hast du mal einen Moment Zeit für mich?“. Daraus werden schnell 20 Minuten und Sie arbeiten sich mühsam wieder an Ihren letzten Stand zurück. Nicht nur „gefühlt“ hindern uns Unterbrechungen am Arbeiten.
Der sogenannte „Sägezahneffekt“ zeigt, dass wiederholte Unterbrechungen die Leistung für die unterbrochene Aufgabe bis fast ein Drittel herabsetzt. Man braucht nach jeder Unterbrechung länger, um sich wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zurückzubesinnen. Und irgendwann ist dann ganz Schluss.
Wer sind eigentlich die typischen Unterbrecher?
Zum einen ist man das selbst. Und dann sind es Kolleginnen und Kollegen. Sie vermissen in meiner Aufzählung die Kunden? Kunden stören grundsätzlich nicht! Denn Kunden sind der einzige Grund, weshalb Sie Ihren Job haben. Keine Kunden, kein Job, so einfach ist das.
Vermissen Sie, dass ich keine Chefs als „Störer“ genannt habe? Aus meiner Sicht haben Vorgesetzte „Vorfahrt“ mit ihren Anliegen, und damit die Berechtigung, zu stören. Dabei gehe ich davon aus, dass Störungen sachbezogen sind und keine Machtfrage.
Mein Tipp für Sie: Lösen Sie es kommunikativ mit einer Alternativfrage: „Herr Chef, muss es jetzt sofort sein? Ich bin gerade mit einer Kundenfrage beschäftigt, sonst wäre ich in einer halben Stunde frei.“ Alternativfrage heißt: Der andere hat zwei Alternativen und wählt unter Umständen die, die Sie gerade nicht gewollt haben. Aber Sie haben immerhin eine 50:50-Chance, dass Sie ungestört weiterarbeiten können.
Die häufigsten Unterbrecher im Büro
Unterbrecher gibt es eine Menge und nicht jede Unterbrechung wird von jedem gleich empfunden. Überlegen Sie beim Lesen, ob die folgenden Punkte eine Unterbrechung für Sie darstellen. Doch Vorsicht: Einige der Unterbrecher sind sogar sehr beliebt. Denn Sie erlösen uns aus Langeweile, Unlust oder Frust. Und da ist uns manche Unterbrechung sehr willkommen.
1. Unterbrecher: Benachrichtigung bei neuem E-Mail-Eingang
Das ist besser: Alle Benachrichtigungssignale ausstellen, neugieriges „Mal-eben-Nachschauen“ unterlassen und feste E-Mail-Zeiten einrichten.
2. Unterbrecher: Telefonate bei anspruchsvollen Aufgaben
Das ist besser: Telefon auf Kollegen umleiten oder auf einen Anrufbeantworter.
3. Unterbrecher: Kollegen müssen zwischendurch etwas wissen oder wollen plaudern
Das ist besser: Deutlich sagen, dass es einem jetzt nicht passt, weil man an einer anspruchsvollen Aufgabe arbeitet plus Hinweis, dass es in einer Stunde besser ist. Passiert es Ihnen häufiger, dass Sie Kollege „Plaudertasche“ im Büro sitzen haben? Dann lesen Sie meine Miniserie Plaudernde Kollegen mit Tipps zu dem, was Sie sagen und zur Körpersprache.
4. Unterbrecher: Sie selbst
Das ist besser: Je nach Ursache die Ablenkung ausschalten (Mail, Telefon). Störungen produziert man unbewusst oft selbst, weil man im Thema festgefressen ist oder schlicht und einfach den Kontakt oder eine Pause braucht. Dann gestalten Sie bewusst eine Unterbrechung, indem Sie in die Gemeinschaftsküche gehen, Kollegen besuchen und plaudern (fragen Sie, ob es wirklich passt), tagträumend aus dem Fenster schauen, evtl. sogar im Internet surfen. Danach kehren Sie wieder diszipliniert zur Arbeit zurück.
Was können alle gemeinsam vereinbaren?
Chefs und Teams können das Thema „Unterbrechungen“ natürlich auch gemeinsam angehen. Denn wenn alle „Regeln“ gleich gelten, sind sie schneller bekannt und akzeptiert. Auch hier gilt wieder: Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt!
- Extra Räume im Unternehmen für ungestörtes Arbeiten.
- Feste Zeiten / Termine für Kollegenabsprachen.
- Einheitliche Regeln und Zeichen für Kommunikation erwünscht / nicht erwünscht. Beispielsweise: offene / geschlossene Tür oder Zeichen an der Tür, wenn Türen grundsätzlich geschlossen sind im Unternehmen, Kopfhörer aufsetzen, Zeichen am Schreibtisch (Grün- / Rot-Signal).
- Selbst nicht als Störer aktiv werden und eigene Anliegen verschieben, wenn man sieht, dass der Kollege beschäftigt ist.
- Klar sein in der Kommunikation und Störer abweisen.
Jetzt sind Sie dran – Unterbrechungen auf das Minimum reduzieren
Bei welchen typischen Situationen haben Sie sich wiedergefunden? Welche Konsequenz ziehen Sie für sich daraus? Am besten treffen Sie jetzt gleich eine Entscheidung, welche drei Punkte Sie maximal verändern wollen. Legen Sie fest, mit welchem Schritt Sie starten und was Sie dafür unternehmen müssten. Das kann sein: PowerPoint öffnen und ein nettes Schild mit der Botschaft „Bitte jetzt nicht stören“ erstellen und laminieren. Wie sehen Ihre Aktionen aus?
Gutes Gelingen!
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