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So verbessern Sie die Qualität Ihrer Personaldaten

Lesezeit: < 1 Minute Regelmäßig liefern Sie Auswertungen aus den Personaldatenbeständen und Kennzahlen an die Unternehmensleitung und weitere Empfänger im Hause. Haben Sie sich auch schon gewundert, warum den gelieferten Personaldaten und -zahlen so wenig Glauben geschenkt wird? Oder warum jeder Bereich seine eigenen -meist manuellen- , Personalstatistiken erstellt? Vielleicht liegt es an der Qualität der Daten, die für die Auswertungen genutzt werden. Sind sie aktuell, vollständig und fehlerfrei?

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So verbessern Sie die Qualität Ihrer Personaldaten

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In den Personalsystemen sind eine Unzahl von Datenfeldern für jeden Mitarbeiter vorhanden. Diejenigen, die diese Personaldaten pflegen, wissen oft nicht, wofür sie verwendet werden oder welche Aussagen aus ihnen abgeleitet werden. "Hauptsache, die Abrechnung stimmt!" ist ein in diesem Zusammenhang oft gehörter Ausspruch.

Werden Personaldaten beispielsweise erst zum Abrechnungsstichtag eingegeben, obwohl sie schon seit längerem vorliegen, hat das Personalcontrolling keine Möglichkeit der vorausschauenden Auswertung. Einige Datenfelder sind vielleicht nur für Auswertungszwecke relevant, entsprechend nachlässig wird deren Pflege sein, wenn die eingebenden Kollegen von der Verwendung nichts wissen.

Es ist daher unbedingt notwendig, dass das Personalcontrolling proaktiv Kontakt mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Personaladministration aufnimmt und erklärt, warum welche Eingaben der Personaldaten besonders wichtig sind, auch wenn für sie keine unmittelbaren Auswirkungen erkennbar sind.

Durch Analyse der Personaldatenbestände (Plausibilitätsprüfungen) und entsprechende Hinweislisten kann das Personalcontrolling auf eine verbesserte Qualität der Personaldaten hinwirken. Durch vorangegangene Erklärungen wird dies in den meisten Fällen auch auf Verständnis treffen. Nach hohen Anfangserfolgen wird der hierfür notwendige Aufwand mit der Zeit geringer. Ein Restaufwand für die Sicherstellung der Datenqualität bleibt jedoch bestehen. Dieser Aufwand ist eine gute Investition – er sichert langfristig die Akzeptanz der vom Personalcontrolling veröffentlichten Zahlen und macht manuelle "Nebenbuchhaltungen" überflüssig.

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