Die Umsatzsteuerfalle „Anzahlungen“
Anzahlungen, Vorauszahlungen und Abschlagszahlungen haben eines gemeinsam: Es handelt sich um Zahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen, um so genannte „schwebende Geschäfte“. Leisten Sie entsprechende Zahlungen an Ihren Vertragspartner und hat dieser seine Gegenleistung noch nicht erfüllt – oder andersherum: erhalten Sie Zahlungen, obwohl Sie Ihren vertraglichen Verpflichtungen noch nicht nachgekommen sind, haben Sie Anzahlungen zu buchen.
Wichtige Fragestellungen für Ihre Buchführung sind dabei:
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Umsatzsteuer: Wann wird die Umsatzsteuer für erhaltene Anzahlungen fällig? Muss ich bei Anzahlungen überhaupt eine Rechnung mit gesondertem Steuernachweis erteilen?
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Vorsteuer: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ich bei geleisteten Anzahlungen die darin enthaltene Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekomme?
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Gewinnauswirkung: Wie wirken sich erhaltene und geleistete Anzahlungen auf meinen Gewinn aus?
Wenn Sie Anzahlungen erhalten
Anhand der bei Ihnen vorhandenen Bankbelege, Quittungen, Kassenabrechnungen oder anderen Aufzeichnungen erkennt der Betriebsprüfer des Finanzamts, ob Sie Anzahlungen erhalten oder geleistet haben – und wird einen entsprechend tiefen Blick in Ihre Buchführung werfen. Ihm geht es dabei um die Umsatzsteuer. Denn es gilt der Grundsatz: In Anzahlungen steckt Umsatzsteuer.
Sind die von Ihnen erbrachten (oder noch zu erbringenden Leistungen) umsatzsteuerpflichtig, sind es die Ihnen zuteil werdenden Anzahlungen auch.
Wichtig dabei: Umsatzsteuer wird auch aus Abrechnungen ohne Umsatzsteuernachweis fällig. Händigen Sie also einem Ihrer Kunden eine einfache Quittung über seine geleistete Anzahlung aus, ohne die Umsatzsteuer separat auszuweisen, müssen Sie die Steuer dennoch aus dem Rechnungsbetrag herausrechnen!
Wichtig: „Erhaltene versteuerte Anzahlungen mit 19% USt“ werden tatsächlich verbucht – durch die Ansprache des entsprechenden Kontos. Denn wenn Sie 1718 bzw. 3272 ansprechen, wird automatisch die Steuer auf 1776 bzw. 3806 verbucht.
Ganz wichtig: Die korrekte Schlussrechnung
Werden von Ihnen Anzahlungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, müssen Sie die erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer in der Schlussrechnung vom Endrechnungsbetrag abziehen.
Und hier lauert die Umsatzsteuerfalle! Weisen Sie in der Schlussrechnung die Anzahlungen nur in einem Bruttobetrag aus, müssen Sie die bereits in den Abschlagszahlungen enthaltene Umsatzsteuer noch einmal (!) an das Finanzamt abführen. Da kommen Sie auch nicht raus. Je nach Höhe des Betrags kann Sie das sogar in wirtschaftliche Schwierigkeiten bringen!
Praxis-Tipp
Bei mehreren Anzahlungen genügt es aber, wenn die gesamten Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer in jeweils einem Gesamtbetrag abgesetzt werden.
Beispiel: Sie werden für einen Kunden mit der Abwicklung eines komplexen Projekts beauftragt. Noch vor dessen endgültiger Fertigstellung erstellen Sie mehrere Abschlagsrechnungen mit einer Gesamtsumme von 3.000 € zuzüglich 570 € Umsatzsteuer.
So sieht die korrekte Schlussrechnung aus
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Preis
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Entgelt
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Umsatzsteuer
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Rechnungsbetrag
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5.950 €
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5.000 €
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950 €
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Anzahlungen 02-05/07
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3.570 €
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3.000 €
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570 €
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verbleibender Restbetrag
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2.380 €
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2.000 €
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380 €
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Ziehen Sie die erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer wie in der korrekten Schlussrechnung ab, schulden Sie nur die restliche Umsatzsteuer von 380 €. Erteilen Sie aber eine Rechnung und ziehen die Anzahlungen in einem Betrag ab, fehlt also der gesonderte Ausweis der Umsatzsteuer, schulden Sie wieder die volle Umsatzsteuer – also 950 €. Und das gilt unabhängig davon, dass Sie bereits 570 € aus den Vorauszahlungen an das Finanzamt abgeführt haben!
Praxis-Tipp
Bei falscher Schlussrechnung müssen Sie also mit Steuer- und Zinsnachzahlungen rechnen. Sie können eine falsch erstellte Rechnung aber nachträglich berichtigen. Voraussetzung ist, dass Sie Ihrem Auftraggeber eine Rechnungsberichtigung zukommen lassen und die ursprüngliche Rechnung zurückfordern. In diesem Fall bekommen Sie die an das Finanzamt bereits abgeführte Umsatzsteuer wieder erstattet, wenn beim Empfänger der Leistung der Vorsteuerabzug berichtigt worden ist.