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So überwinden Sie die Sekretärin

Lesezeit: 2 Minuten Ist die Sekretärin Ihre größte Sorge? Mit den richtigen Strategien überwinden Sie das Sekretariat und werden direkt zum Chef durchgestellt oder bekommen sogar einen Termin.

2 min Lesezeit
So überwinden Sie die Sekretärin

So überwinden Sie die Sekretärin

Lesezeit: 2 Minuten

Die Sekretärin oder die Telefonzentrale ist der Schrecken eines jeden Nachwuchs-Telefonverkäufers. Immerhin ist sie darauf trainiert, unerwünschte Anrufer abzuwimmeln. Dabei gibt es keinen Grund, sich vor der Sekretärin zu fürchten – bei der richtigen Vorgehensweise können Sie sie zu Ihrer Verbündeten machen.

Keine Angst vor der Sekretärin

Eines sollten Sie sich bewusstmachen: Haben Sie Angst vor der Assistentin, wird sie das spüren. Man hört es Ihnen an, wenn Sie nervös sind und eigentlich von vornherein schon mit einer Ablehnung rechnen. Daraus wird sie erst recht schließen, dass Sie ihrem Chef die Zeit stehlen wollen. Seien Sie deshalb selbstbewusst und sprechen Sie so mit Ihr, als wäre es selbstverständlich, dass Sie einen Termin beim Chef bekommen bzw. zu ihm durchgestellt werden.

Die Aufgaben der Sekretärin

Um die Sekretärin zu überwinden, müssen Sie sie zunächst verstehen. Ihr Job ist es, die Anrufe vorzuselektieren, damit sich der Chef nicht mit jedem unnötigen Anrufer auseinandersetzen muss. Ihre wichtigste Aufgabe besteht deshalb darin, der Sekretärin das Gefühl zu vermitteln, dass es in Ordnung ist, Sie durchzustellen.

Tipps: So überwinden Sie die Sekretärin

Versuchen Sie mit diesen Strategien, durchgestellt zu werden:

  • Nennen Sie die Sekretärin immer beim Namen, um eine persönliche Ebene herzustellen.
  • Seien Sie höflich und charmant.
  • Machen Sie deutlich, dass dem Chef eine echte Chance entgeht, wenn er nicht mit Ihnen spricht.
  • Bitten Sie die Sekretärin freundlich, Ihnen zu helfen. Sie könnte Ihnen beispielsweise verraten, wie Sie an einen Termin beim Chef gelangen oder was Sie tun müssen, damit er Ihre Unterlagen tatsächlich erhält.
  • Versuchen Sie, sich einfach durchstellen zu lassen (z. B. „Frau Maier, hier ist Thomas Müller. Stellen Sie mich bitte zu Herrn Muster durch?“).
  • Behandeln Sie die Sekretärin so, als wäre sie die direkte Ansprechpartnerin für Sie.
  • Behandeln Sie die Sekretärin nicht mit Geringschätzung, sondern sprechen Sie professionell mit ihr.
  • Stellen Sie Fragen nicht im Konjunktiv (z. B. „Wäre es möglich, Herrn Müller zu sprechen?“).
  • Haben Sie den Chef bereits kennengelernt, verwenden Sie Anknüpfungspunkte wie ein früheres Gespräch bei einer Messe oder ein Telefonat.

No-Gos im Umgang mit der Sekretärin

Sparen Sie sich im Gespräch mit der Sekretärin Tricks, denn sie kennt sie alle. Insbesondere sollten Sie nicht behaupten, den Chef privat zu kennen. Solche Lügen fallen fast immer auf und Sie sind aus dem Rennen.

Tipp: Sekretärinnen haben meist ein Elefantengedächtnis. Sind Sie bereits einmal bei Ihr abgeblitzt, bringt es nichts, es ein paar Wochen später wieder zu versuchen, in der Hoffnung, sie hätte es vergessen.

Bildnachweis: Picture-Factory / Adobe Stock

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