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So sollten Sie Ihr Fahrtenbuch führen

Lesezeit: 2 Minuten Das Fahrtenbuch unterliegt strengen Auflagen und ist ein beliebtes Überprüfungsobjekt für Finanzbeamte und Betriebsprüfer. Eine Excel-Tabelle mit einer losen Blattsammlung reicht da nicht aus, um ein Fahrtenbuch zufriedenstellend zu führen: Dies entschied zumindest der Bundesfinanzhof (Az. VI B 12/11). Erfahren Sie daher hier, wie Sie Ihr Fahrtenbuch richtig führen und damit Steuern sparen können.

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So sollten Sie Ihr Fahrtenbuch führen

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Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch führen möchten, dann können Sie es einerseits handschriftlich tun: entweder in einem gebundenen Buch oder einem entsprechenden Heft. Eine andere Möglichkeit wäre es, Ihre Angaben in einem elektronischen Fahrtenbuch einzutragen. Wichtig dabei ist jedoch, dass diese im Nachhinein nicht abgeändert werden können. Dies ist auch ein Grund wieso, Sie auf keinen Fall eine Smartphone-App als Fahrtenbuch benutzen sollten.

Dort können Sie zwar alle nötigen Angaben eintragen, aber die Daten werden als ungeschützte Textdatei an Ihren PC gesendet und können daher mit einem Textverarbeitungsprogramm kinderleicht geändert werden. Das Finanzamt würde Ihr Fahrtenbuch in diesem Fall nicht anerkennen.

Fahrtenbuch führen mit zeitnahen und detaillierten Aufzeichnungen

Um Ihr Fahrtenbuch zu führen, sollten Sie Ihre Aufzeichnungen – wenn möglich – direkt nach Ihrer Fahrt eintragen. Wenn Sie Fahrtenbücher über Wochen schleifen lassen und sich Lücke einschleichen, es dann aber alles auf einmal nachtragen – vor allem höchstwahrscheinlich auch noch mit demselben Stift – macht dies das Finanzamt stutzig und es kann zu Strafen kommen. Legen Sie daher alles bereit, damit das Eintragen ins Fahrtenbuch nach jeder Fahrt zur Gewohnheit wird.

Wenn Sie Ihre Kilometerangaben eintragen, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie den kürzesten Weg wählen werden. Wenn Sie einmal eine andere Route nehmen oder einen Umweg fahren, dann halten dafür den Grund fest: beispielsweise ein Stau, eine Umleitung o. ä.

Überprüfen Sie auch regelmäßig, dass Ihre Angaben mit den anderen Unterlagen übereinstimmen, wenn Sie Ihr Fahrtenbuch führen. Finanzbeamte vergleichen diese Angaben regelmäßig bei einer Überprüfung. Unterlagen, auf die Sie beim Führen Ihres Fahrtenbuchs achten sollten, sind:

  • Tankquittungen: Ort und Zeit auf dem Tankbeleg müssen mit den Angaben im Fahrtenbuch übereinstimmen. Auch sollte die getankte Menge mit dem durchschnittlichen Verbrauch des Firmenwagens übereinstimmen.
  • Terminkalender: Eingetragene Fahrten sollten mit Terminen im Kalender übereinstimmen.
  • Werkstattrechnungen: Hierbei wird der aktuelle Kilometerstand zum Zeitpunkt der Reparatur eingetragen. Dieser muss mit dem Eintrag im Fahrtenbuch übereinstimmen.

Lesen Sie zu dem Thema auch den Artikel: Diese Angaben gehören in Ihr Fahrtenbuch.

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