So sollte Ihr Dankesbrief nicht aussehen

Immer die gleiche Leier: Ihr Chef kommt von einem Geschäftstermin zurück und bittet Sie: "Bedanken Sie sich bei denen. Schreiben Sie irgendwas – Sie wissen schon." "Nein", denken Sie, "weiß ich nicht!" Was in aller Welt soll ich in einen Dankesbrief schreiben? Ein vermeintlich harmloser, schnell geschriebener Dankesbrief wird schnell zum Problem, weil Ihnen partout nichts einfällt. Schließlich waren Sie bei dem Treffen ja noch nicht einmal dabei.
Muss ein Dankesbrief wirklich sein?
Angenommen, Sie hatten ein paar Freunde zum Essen eingeladen und sich so richtig ins Zeug gelegt, um Ihre Gäste zu beeindrucken. Alles war vom Feinsten. Ein paar Tage später bedankt sich einer Ihrer Freunde mit einem netten Dankesbrief bei Ihnen für den schönen Abend. Sie würden sich bestimmt freuen. Einen ähnlich guten Eindruck machen Sie, wenn Sie sich bei Ihrem Geschäftspartner für etwas bedanken, und sei es nur „für den freundlichen Empfang“ – natürlich etwas schöner formuliert.
Heben Sie sich mit unserem Beispiel von der Masse ab und signalisieren Sie Ihrem Geschäftspartner (oder Kunden) so, dass er für Sie eine wichtige Rolle spielt. Zeigen Sie Ihrem Geschäftspartner, dass Ihnen das Gespräch oder die Produktpräsentation gut gefallen hat. Diese Schreiben sollten nach einem Geschäftstreffen zum guten Stil Ihres Unternehmens gehören.
So sollte Ihr Dankesbrief nicht aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
an dieser Stelle möchten wir uns noch einmal recht herzlich für den freundlichen Empfang unseres Herrn Schlüter bedanken.
In der Anlage übersenden wir Ihnen wie besprochen das von Ihnen gewünschte Angebot. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zu Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Langweilig AG
Gerd BeimerMichael Schlüter

Der Klassiker unter den schlechten Briefen

  • „Sie möchten?", oder tun Sie es wirklich? Die bekannte Standardformulierung. Außerdem, er ist doch nicht nur empfangen worden, oder?
  • „Unseres“? Es ist doch nicht Ihr Herr Schlüter. Wenn schon, dann ist es Ihr Mitarbeiter Herr Schlüter.
  • Pikant: Herr Schlüter unterschreibt den Brief mit. Wie kann er denn im Dankesbrief von sich selbst als „Herr Schlüter“ reden? Niemand sollte in der dritten Person von sich selbst reden. Das hat vielleicht Ludwig XIV noch getan.
  • Überflüssig zu sagen, was in dem vorletzten Satz alles nicht stimmt.
  • Rückfragen gibt es nicht und dass Sie nicht Tag und Nacht zur Verfügung stehen, versteht sich von selbst.
Besser so:
Sehr geehrte Frau Meyer,
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Treffen genommen haben.
Ich hoffe, das Mittagessen war nach Ihrem Geschmack und dass wir uns dieses Jahr noch einmal zu einem Gespräch treffen können.
Auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit!
Mit freundlichen Grüßen nach München,
Michael Schlüter
Dankesbrief: Wie schnell sollten Sie reagieren?
Der Mitarbeiter oder Ihr Chef, der das Unternehmen besucht hat, sollte binnen zwei Tagen einen kurzen Dankesbrief verschicken. Wenn Sie den Dankesbrief nicht gleich verschicken können, erwähnen Sie kurz den Grund oder lassen Sie sich einen Grund einfallen, warum die paar Zeilen etwas länger gebraucht haben, als gewöhnlich.