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So schaffen Sie Ihre To-do-Liste

Lesezeit: 2 Minuten Soll man die wichtigsten Aufgaben des Tages vormittags erledigen oder eher nachmittags? Vormittags haben die meisten Menschen eher ein Leistungshoch. Andererseits kehrt meist erst nachmittags die Ruhe ein, die man braucht. Und was macht man mit den vielen kleinen "Dränglern", die im Laufe des Tages unvorhergesehen auftauchen? Hier kann eine To-do-Liste helfen.

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So schaffen Sie Ihre To-do-Liste

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Kennen Sie das? Sie beginnen mit der ersten Aufgabe Ihrer heutigen Arbeit und bereits zehn Minuten später liegt sie wieder unbeachtet am Schreibtischrand. Eine andere Aufgabe erfordert Ihre Aufmerksamkeit. Bis zur Frühstückspause wird die erste Aufgabe dann wahrscheinlich restlos untergegangen sein. Dabei hatten Sie noch nicht einmal die zu Ende geschrieben. "Morgen muss ich das aber besser hinkriegen", instruieren Sie sich selbst. Doch wie genau könnte das aussehen? Hier kann eine To-do-Liste Abhilfe verschaffen.

Wann greifen neue Gewohnheiten bei der Aufgabenliste?
Die meisten der nachfolgenden Tipps sind in der Regel bewährt, um schneller und besser die eigene Aufgabenliste abzuarbeiten. Vielleicht setzen Sie einige Punkte sogar schon um? Suchen Sie sich die Aspekte heraus, die Ihnen jetzt noch erfolgsversprechender erscheinen. Diese Punkte setzen Sie dann aber auch konsequent mindestens vier, besser sechs Wochen täglich um. Erst dann hat das neue Verhalten überhaupt eine Chance, in Ihren "Autopiloten" aufgenommen zu werden.

Etwas Neues ab und zu mal zu machen oder mit Abweichungen, die nicht funktionieren, macht keinen Sinn. Damit produzieren Sie lediglich Frust und nähren Versagensgefühle. Geben Sie sich nicht damit zufrieden, etwas halbherzig anzugehen: Entweder mit 100 Prozent Einsatz oder gar nicht.

7 Tipps, die To-do-Liste zu schaffen

  1. Erstellen Sie am Vortag Ihre To-Do-Liste und legen Sie sich dazugehörende Unterlagen griffbereit.
  2. Mein Tipp "Anders als sonst": Nehmen Sie sich vor, eine erste Aufgabe komplett zu erledigen, bevor Sie Ihre Mails abrufen.
  3. Definieren Sie Ihre drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Entscheiden Sie sich, dass Sie Ihre "Top-3" auf jeden Fall schaffen werden.
  4. Erledigen Sie neu eingehende Aufgaben, die Sie innerhalb von drei bis maximal fünf Minuten erledigen können, sofort. Denn dieses Direkt-Prinzip (auch Sofort-Prinzip genannt) ist nachweislich sinnvoller, als die Aufgabe extra zu terminieren.
  5. Mein Tipp "Anders als sonst": Arbeiten Sie bei diesen Sofort-Aufgaben mit einem Timer, den Sie auf zwei Minuten stellen. Behalten Sie den Countdown im Auge und versuchen Sie, die Zeitvorgabe spielerisch zu schaffen.
  6. Wann sollten Sie Ihre drei und evtl. weitere wichtige Aufgaben erledigen? Das Leistungshoch der meisten Menschen spricht für den Vormittag. Und ich sage Ihnen: Psychologisch betrachtet wäre es auf jeden Fall besser, alles früh zu erledigen. Warum? Ganz einfach: Je später am Tag, desto mehr Zeit haben Sie für Ausreden!
  7. Wenn Sie sich bei einer Aufgabe festgefressen haben und nicht wirklich voran kommen: Legen Sie die Aufgabe konsequent an die Seite, vielleicht sogar auf den nächsten Tag. Ansonsten schieben Sie eine völlig anders geartete Tätigkeit ein.

Jetzt sind Sie dran – die To-do-Liste erledigen
Überprüfen Sie, welche Tipps Ihnen helfen würden, Ihre To-do-Liste zukünftig konsequent und doch mit einer gewissen Leichtigkeit abzuarbeiten. Geben Sie sich eine faire Bewährungs- und Umgewöhnungszeit. Schreiben Sie sich notfalls für einige Zeit einen Unterstützungszettel. Beispielsweise einen Post-it mit dem Satz: Heute schon die Top-3 erledigt?

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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