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So planen Sie eine Pressekonferenz

Lesezeit: 2 Minuten Die Redaktionen von regionalen und überregionalen Medien haben täglich eine große Menge an Themen. Deshalb müssen sie entscheiden, welche Themen am spannendsten sind und somit veröffentlicht werden. Journalisten stellen deswegen hohe Erwartungen. Sie möchten wirklich nur interessante Neuigkeiten. Professionalität ist daher wichtig, wenn Sie eine Pressekonferenz planen.

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So planen Sie eine Pressekonferenz

So planen Sie eine Pressekonferenz

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Einladungen rechtzeitig verschicken

Wenn Sie eine Pressekonferenz planen, müssen Sie zunächst ein klares Ziel für Ihre Veranstaltung definieren. Dieses Ziel hilft Ihnen auch dabei, die passende Gruppe an Journalisten einzuladen. Anschließend müssen Sie alle notwendigen Bestandteile planen. Erstellen Sie eine Übersicht über Ihre Pressekonferenz. Die Übersicht wird auch Presseverteiler genannt. Dieser soll per Fax oder E-Mail an Journalisten als Einladung verschickt werden.

In der Regel reicht es, wenn die Einladung zehn Tage vor dem bevorstehendem Termin bei den Redaktionen eintrifft. Doch es gibt ebenfalls Ausnahmen. Fachzeitschriften, die nur quartalsweise oder monatlich erscheinen, sollten Sie vier Wochen vor dem nächsten Erscheinungstermin informieren. Mit der Einladung erhalten Sie in der Regel eine verbindliche Zu- oder Absage. Sie können bei wichtigen Medien telefonisch noch einmal nachfragen.

Richtiger Zeitplan ist Grundlage

Sie müssen einen ordentlichen Zeitplan erstellen, wenn Sie eine Pressekonferenz planen. Der optimale Zeitpunkt für eine Pressekonferenz liegt zwischen 10 und 16 Uhr. Vorher haben Journalisten oft interne Besprechungen und andere Konferenzen. Nach 16 Uhr besteht häufig Zeitdruck, weil der Redaktionsschluss ansteht.

Bevor Sie den Termin für Ihre Pressekonferenz planen und endgültig festlegen, sollten Sie prüfen, dass kein anderer wichtiger Termin zu diesem Zeitpunkt in der näheren Umgebung stattfindet. Die Pressekonferenz sollte ungefähr eine Stunde dauern. Diese Zeit ist normalerweise ausreichend, um die besonders wichtigen Informationen zu vermitteln. Außerdem sollten Sie einen Zeitpuffer für mögliche Rückfragen der Journalisten einplanen.

Des Weiteren ist es wichtig, einen geeigneten Raum für die Durchführung Ihrer Pressekonferenz zu finden. Dieser muss groß genug und hell sein. Für jeden Gast muss ein bequemer Sitzplatz zur Verfügung stehen. Der Veranstaltungsplatz muss durch eine Beschilderung gut zu finden sein. Genügend Parkplätze müssen ebenfalls vorhanden sein.

Eine Versorgung mit Kalt- und Heißgetränken sowie kleinen Snacks gehört mittlerweile zum üblichen Standard. 

Eine Pressemappe ist Pflicht

Wenn Sie Ihre Pressekonferenz planen, müssen Sie eine Pressemappe erstellen. Diese muss alle wichtigen Informationen enthalten und wird bereits vor der Veranstaltung per E-Mail an die Redaktionen verschickt. Zur Pressekonferenz erhalten alle Gäste eine Pressemappe in Papierform mit einer digitalen CD-ROM oder einem Stick.

Diese enthält neben den aktuellen Informationen auch Hintergrundinformationen, ein Unternehmensprofil und Bildmaterial. Wenn wichtige Medien nicht bei der Pressekonferenz anwesend sind, können Sie ihnen eine Pressemappe in digitaler Form zusenden. Nach Ihrer Veranstaltung sollten Sie viel Feedback sammeln, damit Sie beim nächsten Mal mögliche Verbesserungen vornehmen können.

Bildnachweis: Alexey Achepovsky / stock.adobe.com

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