Ob im Büro oder zu Hause, es gibt Dokumente, die für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen, selbst, wenn diese schon bearbeitet und als erledigt gekennzeichnet wurden. Viele schieben dieses notwendige Übel auf die lange Bank und sind dann irgendwann mit einem enormen Papierberg konfrontiert.
Doch spätestens, wenn das Finanzamt anruft und sich auf ein Schreiben beruft, dass Ihnen vor 4 Wochen zugestellt wurde, muss man diesen Papierberg organisieren. Keine Panik! Nachfolgend erhalten Sie Tipps, wie Sie zukünftig Ihre Ablage organisieren können, damit diese Panikmomente gar nicht erst aufkommen. Diese 5-Schritte-Technik können Sie im Übrigen auch im Büro anwenden. Man muss zwar zunächst etwas Zeit und Geld investieren, aber das wird sich später auszahlen.
Schritt 1
Zunächst einmal empfehle ich, dass Sie alles, was Sie nicht gleich oder später lesen möchten, sofort entsorgen, d. h. in den Altpapiercontainer werfen.
Wir leben im elektronischen Zeitalter, d. h. die meisten von uns sind im Besitz eines Computers und von daher in der Lage, Dokumente „elektronisch“ abzulegen. Bei Dokumenten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen ist es sicherlich angebracht, diese in Papierform abzulegen, alles andere jedoch kann ohne weiteres auf dem Computer gespeichert werden.
Schritt 2
Für die ad hoc Ablage legen Sie sich Ablageschubladen (auch Briefkörbe genannt) zu. Für zu Hause genügen 3 bis 4 Stück, für das Büro benötigen Sie, je nach Tätigkeitsbereich wahrscheinlich einige mehr. Dies wird Ihnen bei der Vorsortierung der Unterlagen helfen, wenn es darum geht, Vorgänge nach ihrem Status zu differenzieren.
Normalerweise nutzt man im privaten Bereich immer 3 Briefkörbe:
- Zu erledigen / To Do
In diesem Korb befinden sich alle Vorgänge, die noch bearbeitet werden müssen. - Noch offen / Pending
In diesen Korb transferiere ich alle Vorgänge, für die ich auf Antwort/Reaktion warte. - Ablage / Filing
In diesem Korb befinden sich alle Vorgänge, die abgeschlossen sind und abgelegt werden können.
Abgeschlossene Vorgänge, entweder aus dem Briefkorb „Zu erledigen“ oder „Noch offen“ legen Sie also zunächst in den Briefkorb „Ablage“.
Schritt 3
Legen Sie sich eine Sortiermappe bzw. eine Pultordner zu.
Eine Ablagemappe gibt es in verschiedenen Ausführungen mit diversen Registervarianten:
- Alphabetisch – von A-Z
- Numerisch – von 1 – 12 oder höher
- Zum selbst beschriften
Für zu Hause kann man den Pultordner selbst beschriften, da eher nach Themenbereichen abgelegt wird als nach Alphabet. Es ist hierbei zu empfehlen, die Themenbereiche alphabetisch aufsteigend anzubringen. Das erleichtert die anschließende Suche.
1. Nun überlegen Sie sich, welche Themenbereiche Sie haben. Hier einige Beispiele:
- Haus / Wohnung
- Kfz
- Versicherungen
- Finanzamt
- Kreditkartenabrechnungen
- Krankenkasse usw.
2. Diese Themenbereiche übertragen Sie nun auf den Pultordner.
Schritt 4
Einmal pro Woche oder pro Monat, je nach Aufkommen – und hier müssen Sie sich disziplinieren, denn Sie wollen ja schließlich in Zukunft ablagetechnisch besser organisiert sein – sortieren Sie dann die Dokumente aus dem Korb „Ablage“ in den Pultordner, den Sie vorab mit Themenbereichen beschriftet haben.
Schritt 5
Einmal pro Quartal oder pro halbem Jahr, auch hier kommt es wieder auf das Dokumentenaufkommen an, können Sie dann die Dokumente in ihr permanentes Ablagesystem transferieren.
Für weiterführende Informationen gehen Sie bitte zu „Tipps für Ihre private Ablage„.
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