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So organisieren Sie effiziente Meetings

Lesezeit: 2 Minuten Mit Meetings ist das so eine Sache: Oft sind sie langweilig, häufig schlucken sie viel Zeit, meistens haben Sie Besseres zu tun und selten kommt viel dabei heraus. Aber das muss ja nicht so sein oder so bleiben. Statt also mehr oder weniger entnervt die Augen zu verdrehen, wenn ein Meeting mal wieder ansteht, machen Sie es anders. Mit den folgenden Vorschlägen kann es nur noch besser werden.

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So organisieren Sie effiziente Meetings

So organisieren Sie effiziente Meetings

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1. Vorschlag: Nehmen Sie keine Rücksicht auf unpünktliche Zeitgenossen

Wer noch nicht gelernt hat, dass Pünktlichkeit auch eine Frage der Höflichkeit ist, muss es eben auch mal auf die harte Tour lernen. Dabei können Sie rigoros vorgehen und Trödler gar nicht erst reinlassen (o.k. – geht nicht immer) oder Sie lassen eine gepfefferte Begrüßung zum Thema Pünktlichkeit los. Aber auf keinen Fall fassen Sie das Bisherige noch mal zusammen. Nur so können Sie schwarzen Schafe zur Pünktlichkeit erziehen und sie werden sich, um nichts zu verpassen, beim nächsten mehr Mühe geben, den Termin einzuhalten.

Lassen Sie zudem verlauten, dass Sie das Meeting pünktlich beenden werden. Ziehen Sie es auch dann durch, wenn ein Tagesordnungspunkt dabei nicht besprochen wird. Können sich die Teilnehmer nämlich auf ein pünktliches Ende verlassen, werden sie auch zu Beginn pünktlich sein.

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2. Vorschlag: Blocken Sie Zweiergespräche ab

Nichts ist für die Teilnehmer nerviger, als wenn sich ständig – mal mehr, mal weniger leise – Gespräche zwischen zwei Personen entwickeln. Da es jede Besprechung sehr stört, ersticken Sie diese Unart sofort im Keim. Sprechen Sie die Schätzer direkt an oder verwenden Sie für die ganz Unverbesserlichen ein Requisit, das anzeigt, wer momentan dran ist. Lassen Sie sich etwas einfallen, vielleicht ein Lineal, ein Pappbecher oder was auch immer. Und nur wer dieses Ding in seiner Hand hält, darf zu Wort kommen.

Zusätzlich geben Sie Zeitlimits für jeden Tagesordnungspunkt vor und benennen jemanden, der die Redezeit im Auge hat. Das steigert die Effizienz gewaltig und stoppt Vielredner oder solche, die sich gerne reden hören aber nichts zu sagen haben. Selbst wenn ein Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie das Thema trotzdem, fassen das Ergebnis zusammen und vertagen sich auf das nächste Meeting.

3. Vorschlag: Beenden Sie Meetings pünktlich

Ausufernde Besprechungen sind ein Horror für jeden Beteiligten. Denn nach dem Parkinson’schen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit Sie tatsächlich dafür brauchen. Das gilt natürlich auch für Meetings: Oft wird zu lange diskutiert, jeder kann seinen „Senf“ dazugeben, auch wenn nicht unbedingt Ahnung davon hat.

Kurz vor Schluss werden dann tatsächlich die entscheidenden Beschlüsse gefasst. Schlussfolgerung: Setzen Sie ein Zeitlimit für das Meeting und kündigen Sie bereits am Beginn des Treffens an, dass Sie die vereinbarte Dauer auf alle Fälle einhalten werden. Kündigen Sie das Ende des Meetings dann etwa 15 Minuten vor Schluss an. So kann jeder noch in aller Kürze zu Wort kommen.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: alfa27 / stock.adobe.com

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