Sicherlich haben Sie folgendes schon gehört:
- „Jeder von uns hat sein eigenes System …“
- „Mein Ablagesystem ist kein Problem für mich, aber wenn ich einmal woanders suchen muss…“
- „Ich lege zur Sicherheit vieles mehrfach an verschiedenen Stellen ab. Trotzdem finde ich etwas manchmal nicht wieder …“
- „Ich schmeiße grundsätzlich nichts weg – wer weiß, wann man es noch mal braucht …“
- „Als ich hier anfing, brauchte ich ein halbes Jahr, um mich in der Ablage zurechtzufinden …“
Eine der Kernkompetenzen in einem Sekretariat ist es, Informationen schnell griffbereit zu haben. Nicht nur für sich und seinen eigenen Arbeitsbereich, sondern auch für Ihren Chef und die Kollegen. Ihre Ablage sollte transparent sein, denn auch Sie gehen irgendwann einmal in den Urlaub und müssen vertreten werden und sie sollte effizient sein, denn kaum ein Vorgang im Sekretariat erlaubt eine lange Suche.
Die 5-Schritte-Technik für ein optimales Ablagesystem im Büro
Schritt 1: Ablage organisieren
Legen Sie sowohl bei der Papier- als auch bei der PC-Ablage genau fest, wo welches Dokument abgelegt werden soll. Je eindeutiger Sie den Ort bestimmen, desto besser können Sie, Ihr Chef und Ihre Kollegen Dokumente zuordnen und wieder finden. Vermeiden Sie hierbei Abkürzungen und subjektive Präferenzen.
Schritt 2: Sortieren sie nach Ablagewert
Viele Dokumente unterliegen keiner bestimmten Aufbewahrungsfrist und verlieren irgendwann ihren Wert. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Anschreiben, mit denen Sie Unterlagen verschicken. Entsorgen Sie wertlos gewordene Dokumente.
Schritt 3: Bestimmen Sie, wo Sie die Dokumente ablegen wollen
Es gibt verschiedene Ablagearten:
- die Papierform
- als Dokument/Datei im PC auf dem Desktop oder dem Server
- als E-Mail-Ablage in Outlook/Notes oder Ähnlichem
Zwei davon sind ausreichend – die Papierform und die Dateiablage. Weniger empfehlenswert ist die E-Mail-Ablage, da unter Umständen nicht jeder Zugriff hat.
Schritt 4: Unterscheiden Sie in 2 Formen von Aufbewahrungsfristen:
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen und
- interne Aufbewahrungsfristen
Schritt 5: Legen Sie einen Registraturplan an
Mit einem Registraturplan sorgen Sie für Transparenz und Systematik. Einmal erstellt, liefert er Ihnen eine Übersicht, welches Dokument Sie wo ablegen müssen.
Dieser Registraturplan könnte folgende Unterteilung haben:
I. Vertrieb
- Ablagetyp
- Schriftverkehr mit Kunden: Korrespondenz/Angebote/Aufträge
- Interner Schriftverkehr: Memos/Arbeitsanweisungen
- Reklamationen
II. Personalwesen
- Formulare
- Intern
- Extern
- Anträge
- Lohnbescheide
- Bescheinigungen
- Arbeitsunfähigkeit
- Usw.
7. Lohnerhöhungen
- Tariflich
- Übertariflich
Auch hierbei ist eine Vorsortierung angebracht. Sie erleichtert letztendlich die eigentliche Ablage.
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