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So optimieren Sie die Arbeitseffizienz mit der 5S – Arbeitsmethode

Lesezeit: 3 Minuten Gestalten wir unseren Arbeitsplatz und unser Arbeitsumfeld tatsächlich so effizient wie möglich oder könnte man das ein oder andere verbessern? Ist unsere Arbeitsroutine geordnet oder eher chaotisch? Das Problem ist, unserer Meinung nach arbeiten wir nach optimalen Prinzipien und wir sind der Meinung, dass alles geordnet und organisiert abläuft.

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So optimieren Sie die Arbeitseffizienz  mit der 5S – Arbeitsmethode

So optimieren Sie die Arbeitseffizienz mit der 5S – Arbeitsmethode

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Arbeitseffizienz wird im administrativen Arbeitsumfeld zunehmend ein Thema. Für die Produktionsindustrie bestehen schon lange Methoden zur effizienten Arbeitsgestaltung, die durchaus auch auf Dienstleistungsbereich oder jegliche andere Organisationen übertragen werden können.

Die 5s-Methodik, was ist das?

Die 5S-Methode zur Arbeitsplatzgestaltung stammt aus Japan. Sie ist eine Idee aus japanischen Produktionskonzepten und wird mittlerweile auch  in Europa eingesetzt. Diese Methode wird benutzt, um Arbeitsumfelder sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Dabei geht man davon aus, dass Ordnung und Sauberkeit Basisvoraussetzung für die Optimierung von Arbeitsprozessen sind. Konsequenterweise wird angenommen, dass dadurch auch weniger Arbeitsunfälle passieren.

Nach dem 5-Prinzip werden Arbeitsplätze so gestaltet, dass man seine Arbeit frei von unnötigen Störungen erledigen kann. Langes Suchen oder lange Wartezeiten sollen durch dieses System ausgeschlossen werden und man kann seine Arbeit auf effiziente Art und Weise durchführen. Die Philosophie dieser Methodik ist es, durch Ordnung und Sauberkeit Qualität zu produzieren.

Nach der 5S-Methodik gehören unordentliche Arbeitsplätze, das Suchen nach Werkzeugen, Hilfsmitteln und Materialien, das Zurücklegen langer Wege – allesamt Zeit und Geldverschwender – der Vergangenheit an.

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Wofür steht 5S?

Ins Deutsche übertragen bedeuten die 5S:

Seiri –  Sortiere aus. Was man für seinen Arbeitsbereich nicht benötigt, sollte man aussortieren.

Seiton – Stelle ordentlich hin. Was man für seinen Arbeitsbereich benötigt wird in greifbare und leicht erreichbare Nähe platziert und bekommt dort dauerhaft ein „Zuhause“.

Seiso – Säubere. Der Arbeitsplatz sollte einer Grundreinigung unterzogen werden.

Seiketsu – Sauberkeit bewahren. Der einmal erreichte, optimale Zustand des Arbeitsplatzes sollte weitgehendst erhalten werden. Das bedeutet konsequentes Aufräumen.

Shitsuke – Selbstdisziplin üben. Eine einmal erreichte Sauberkeit und Ordnung auch beizubehalten bedarf einiger Selbstdisziplin, die man sich antrainieren muss und von Vorgesetzten auch immer wieder eingefordert werden sollte.

Shukan – Sich daran gewöhnen. Steter Tropfen höhlt den Stein, will heißen, dass wenn etwas oft genug durch Selbstdisziplin eingeübt wird, dann gehört es bald zur Alltagsroutine wie zum Beispiel das Zähneputzen.

In der westlichen Welt ist das System unter 5A bekannt, wobei die A’s für folgende Diszipline stehen:

  • Aussortieren
  • Aufräumen
  • Arbeitsplatzsauberkeit
  • Anordnung zur Regel machen
  • Alle Punkte einhalten und verbessern.

Was ist die Zielsetzung der Methode?

5S soll alle Arbeitsplätze zur Arbeitseffizienz machen. Langes Suchen nach Unterlagen, Arbeitshilfsmitteln, usw. sollen somit der Vergangenheit angehören, ebenso lange Transportwege und Wartezeiten. Das Zauberwort heißt „Verschwendungsfreies Arbeiten“.

Die Philosophie der 5S-Methode ist, dass nur in einem sauberen und ordentlichen Umfeld auch qualitativ hochwertige Produkte hergestellt oder Dienstleistungen erbracht werden können. Und da Qualitätsarbeit bei Endabnehmern an oberster Stelle steht, sichert diese das Überleben der Firma durch eine stets gute Auftragslage.

In welchen Unternehmensbereichen kann die 5S-Methode eingesetzt werden?

Im Prinzip sind den Einsatzbereichen für diese Methodik keinerlei Grenzen gesetzt. Ursprünglich in Produktionsbetrieben eingesetzt kann sie durchaus auch auf alle Unternehmensbereiche übertragen werden, von der Lagerwirtschaft bis hin zur IT-Abteilung.

Eine holistische Bestandsaufnahme durch alle Betroffenen, insbesondere alle betroffenen Arbeitsplatzinhaber, hilft dabei Schwachstellen besser zu erkennen, zu verbessern und dann umzusetzen. Das hat den Effekt, dass jeder am Prozess beteiligt war, was die Bereitschaft zu einer optimalen Umsetzung fördert und einen Erfolg wahrscheinlicher macht. Der einmal erreichte Standard muss dann in regelmäßigen Abständen kontrolliert und notwendige Re-Justierungen und Korrekturen durchgeführt werden.

Das bedeuten die 5S in der Arbeitsplatzpraxis?

1. Zunächst einmal muss man seinen Arbeitsplatz gründlich sanieren, das heißt benötigte Dinge werden von nicht mehr benötigten Dingen getrennt und letztere werden aussortiert. Dadurch gewinnt man:

  • Platz
  • Übersicht
  • Klarheit und ein Gefühl für die Wertigkeit der Dinge im Arbeitsumfeld

2. Anschließend wird alles, was verbleibt aufgeräumt, das heißt es wird Ordnung geschaffen. Das hilft:

  • Übersichtlichkeit zu schaffen
  • Durch Stressreduktion das Wohlbefinden zu steigern
  • Fehler zu vermeiden
  • Das Unfallrisiko zu minimieren.

3. Wenn alles seine Ordnung hat, folgt der Säuberungsprozess. Dadurch werden:

  • Werte erhalten
  • Die Arbeitssicherheit erhöht
  • Das Wohlbefinden und somit
  • Die Motivation gesteigert.

4. Ist ein Grundstandard erst einmal eingerichtet, dann ist das Ziel erreicht und muss nun beibehalten werden, was einen Langzeiteffekt zur Folge hat und man alle Vorteile aufrecht erhalten kann jedem Mitarbeiter eine gewisse Sicherheit gibt, da er weiß, was er zu tun hat neue Mitarbeiter sich leichter einarbeiten lassen.

5. Das Üben in Selbstdisziplin, wobei man durch ständige Selbstermahnung die Eigenmotivation fördert hat zur Folge, dass das Prinzip in Fleisch und Blut übergeht und dieser Standard dadurch nicht nur automatisch aufrecht erhalten, sonder auch ständig verbessert wird.

Nimmt man das 6. S noch hinzu („Sich daran gewöhnen“ oder „Alles läuft wie von selbst“), dann führt das zu einem allgemein gehobenen Standard, der als das Normal betrachtet wird.

Bildnachweis: Tran-Photography / stock.adobe.com

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