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So nutzen Sie den Outlook-Kalender optimal

Lesezeit: 2 Minuten Die Terminverwaltung gehört zu den zentralen Funktionen von Outlook. Doch der Outlook-Kalender kann noch mehr als nur Termine verwalten. Richten Sie sich zum Beispiel einen persönlichen Outlook-Kalender ein, der perfekt auf Ihren Arbeitstag zugeschnitten ist, damit der Outlook-Kalender Sie optimal im Arbeitsalltag unterstützen kann.

2 min Lesezeit

So nutzen Sie den Outlook-Kalender optimal

Lesezeit: 2 Minuten

Richten Sie einen persönlichen Outlook-Kalender ein
Jeder hat einen anderen Arbeitstag. Deshalb sollten Sie zunächst die Basiseinstellungen des Outlook-Kalenders Ihren Bedürfnissen anpassen. Dafür klicken Sie auf „Extras“ und „Optionen“.

In der Registerkarte Einstellungen können Sie schon gleich die Standarderinnerung aktivieren und angeben, wie viele Minuten vor dem Termin sie erfolgen soll.
Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Kalenderoptionen“. Hier können Sie z.B. festlegen, an welchen Wochentagen Sie arbeiten, wann Ihr Arbeitstag beginnt und endet, und Sie können die Kalenderwoche einblenden lassen. Auch Feiertage können Sie hinzufügen.

Ansicht ändern
Im Ordner „Kalender“ können Sie über „Ansicht“, „Aktuelle Ansicht“, „Aktuelle Ansicht anpassen“ und „Weitere Einstellungen“ per Klick aktivieren, dass Tage mit Terminen im Datumsnavigator fett dargestellt werden. Ein wichtiges Hilfsmittel, um im Outlook-Kalender die Übersicht zu behalten.

Da Sie gerade in „Weitere Einstellungen“ sind, stellen Sie auch schnell rechts oben die zeitliche Auflösung ein. Nicht  auf jedem Monitor ist die Einstellung auf 15 Minuten sinnvoll. Probieren Sie das am besten aus.

Der Outlook-Kalender – Termine eintragen und bearbeiten
Einen neuen Termin öffnen Sie entweder im Ordner „Kalender“ über die Schaltfläche „neu“ in der Symbolleiste oder – in jedem Ordner – über die Tastenkombination „Strg + Shift + A“.

Außerdem können Sie auch direkt in einen angezeigten Tag klicken und dort zu der gewünschten Zeit einen einfachen Termin eintragen. Mit einem Doppelklick können Sie den Eintrag öffnen. Um einen Termin zu verlängern oder zu verkürzen, klicken Sie an den Rand des Eintrags und ziehen den Rand mit dem Vierfachpfeil in die gewünschte Position (Uhrzeit).

Wenn Sie im Outlook-Kalender zusätzliche Eingabe-Optionen nutzen möchten, müssen Sie den Eintrag öffnen. Dann können Sie z.B. einen Ort angeben, Ende und Anfang eines Termins definieren, die Erinnerung aktivieren und festlegen, ob der Termin als „Frei“, „Gebucht“, „Mit Vorbehalt“ oder „Abwesend“ behandelt werden soll. Außerdem können Sie sich im Outlook-Kalender zu jedem Termin ausführliche Notizen machen, Verknüpfungen erstellen oder Kontakte und Kategorien hinzufügen. Alles, was zu Ihrem Termin gehört, können Sie hier angeben. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, den Termin unten rechts als privat zu kennzeichnen und so vor anderen verbergen.

Termine löschen oder verschieben
Einen Termin löschen Sie im Outlook-Kalender ganz einfach mit einem Rechtsklick in den Termin und dann „Löschen“ im Kontextmenü. Zum Verschieben markieren Sie den Termin und gehen mit der Maus auf den linken Rand des Eintrags.

Wenn der Vierfachpfeil erscheint, können Sie den Eintrag mit gedrückt gehaltener Maustaste ganz einfach auf einen anderen Tag im Datumsnavigator ziehen.

Termine, die nicht direkt aufeinander folgen Sie können sich für Ihre Terminplanung mit dem Outlook-Kalender sogar Termine anzeigen lassen, die nicht direkt aufeinander folgen:

  • Klicken Sie in der Tagesansicht des Kalenders im Navigator auf das erste gesuchte Datum. Halten Sie dann „Strg“ gedrückt.
  • Markieren Sie nun die weiteren Tage, die Sie anzeigen lassen möchten, ohne „Strg“ loszulassen.

Wenn Sie nach dem Markieren eines Tages im Datumsnavigator „Alt“ zusammen mit einer Zahl aus dem oberen Tastaturbereich drücken, werden entsprechend viele aufeinander folgende Tage angezeigt. „0“ steht dabei für die höchste Zahl „10“.

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