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So melden Sie sich am Telefon korrekt

Lesezeit: < 1 Minute Wer hat sich noch nicht darüber geärgert, wenn er als Anrufer mit einem schnöden "Ja bitte" empfangen wird? Zu Recht, denn auch beim Telefonieren gelten Höflichkeitsregeln. Wer sich mit deutlichen Botschaften meldet, trägt dazu bei, dass der Kunde sich wohl fühlt. Damit dieses gelingt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

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So melden Sie sich am Telefon korrekt

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  • Melden Sie sich immer mit dem Namen des Unternehmens und ggf. dem Abteilungsnamen. Nennen Sie erst danach Ihren Vor- und Zunamen. Anrufer verstehen häufig den ersten Teil am Telefon nicht. Also sollte Ihr Name erst an 2. Stelle folgen, damit der Anrufer ihn versteht. Für den Kunden ist es wichtig, dass er Ihren Namen kennt, damit er eine persönliche Beziehung zu Ihnen während des Gesprächs aufbauen kann.
  • Ist der Anruf über die Zentrale eingegangen und zu Ihnen weiter verbunden worden, reicht meistens nur der Name.
  • Leiten Sie das Gespräch mit „Was kann ich für Sie tun?“ ein. Das schafft eine positive Gesprächsatmosphäre.
  • Falls Sie an das Telefon eines Kollegen gehen: Bringen Sie dies auch zum Ausdruck. So können Sie z.B. sagen: „Hermann Schulz, Apparat Schmidt.“
  • Vermeiden Sie, einen Anrufer erneut weiterzuleiten, wenn dieser bereits zu Ihnen weitergeleitet wurde. Bieten Sie ihm stattdessen an, die Telefonnummer aufzunehmen und sich intern um den passenden Ansprechpartner zu kümmern, so dass dieser ihn dann zurückrufen kann.
  • Nehmen Sie den Telefonhörer nicht ab, während Sie noch mit den Kollegen sprechen. Manche denken, dass dieses Geschäftigkeit ausdrückt. Die Wahrheit aber ist: Es ist schlicht unhöflich.

Bildnachweis:  Jacob Lund / stock.adobe.com

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