Erstellen Sie ein Jahresprofil für betroffenen Mitarbeiter
Wichtig ist es, dass, neben allem Negativen, stets auch positive Ereignisse beziehungsweise Verhaltensweisen im Personalgespräch erwähnt werden. Kein Mitarbeiter hat sich ausschließlich negativ verhalten, es gibt immer auch Positives zu erwähnen. Befragen Sie andere auf dezente Art und Weise wie diese den Kollegen oder die Kollegin einschätzen und was ihnen während des vergangenen Jahres besonders an dieser Person aufgefallen ist.
Die Befragten werden sicherlich auch nicht verheimlichen, wenn die Arbeits- oder Verhaltensweise der betroffenen Person durch private Rückschläge negativ beeinflusst wurde. Durch diese Informationen erhalten Sie ein zeitlich abgegrenztes Aktivitäten- und Persönlichkeitsprofil, welches Sie in Kombination mit Ihrer persönlichen Einschätzung bewerten können.
Beginnen Sie Ihr Gespräch mit den positiven Dingen
Sie sollten das Gespräch immer mit den positiven Ereignissen oder Verhaltensweisen beginnen und Ihren Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin auch entsprechend loben und seine oder ihre Stärken besonders heraus stellen. Wenn Ihnen die Person etwas wert ist, dann sollten Sie es auch nicht versäumen, deren Wichtigkeit innerhalb des Unternehmens darzustellen. Das wird sehr geschätzt und die Person ist dann weitaus empfänglicher für und aufgeschlossener gegenüber den negativen Gesprächsinhalten.
Negative Inhalte rhetorisch optimal verpacken und in positive umwandeln
Es ist sicherlich notwendig, alle negativen Details so offen und schonungslos wie möglich zu besprechen, denn immerhin haben Sie eine Verantwortung für Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen. Diese Details wähnen aber in einem anderen Licht, wenn auf dem Fuße auch eine Verbesserungsmöglichkeit oder ein Lösungsvorschlag folgt, die dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin eine Perspektive bieten.
Wer fragt gewinnt
Eine gute und lösungsorientierte Gesprächsführung sollte immer durch viele Fragen Ihrerseits bestimmt sein. Durch gezieltes Fragen können Sie den betroffenen Mitarbeiter dazu bringen, in seinen Antworten selbst Lösungs- oder Optimierungsvorschläge zu erbringen. Das unterstützt die betroffene Person auch in der persönlichen Entwicklung und hat weitaus mehr Wirkung, denn immerhin ist sie ja „wie von selbst“ darauf gekommen und hat sogar noch die Zustimmung des Chefs dabei erhalten.
Bieten Sie Fortbildungsmaßnahmen an
Um den betroffenen Mitarbeiter Ihre Unterstützung zu demonstrieren, bieten Sie ihm oder ihr an, eventuelle Schwächen durch Fortbildungsmaßnahmen auszugleichen. Das demonstriert der betroffenen Person, dass sie Ihnen etwas wert ist und erhöhlt die Loyalität Ihrer Mitarbeiter.
Enden Sie das Gespräch immer mit einem positiven Ausblick
Die gemeinsam erörterten Inhalte, Lösungsvorschläge und Aktionen sollten am Ende immer kurz zu einem Fazit zusammengefasst werden. Eine solche Zusammenfassung geht dann in die Personalakte und in Kopie an den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, wobei die positiven Aspekte dabei besonders hervorgehoben werden sollten.
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