So machen Sie Ihre Outlook-Datendatei deutlich schlanker

Outlook sammelt alle eingehenden E-Mails und Dateianhänge in einer Datendatei. Häufig wird die mit der Zeit derart groß, dass Outlook nur noch träge reagiert oder – besonders bei schwächeren Systemen – der Speicherplatz auf dem Datenträger zur Neige geht. Mit meinen Tipps schaffen Sie Ordnung unter Outlook und machen die Datendatei wieder schlank.

Auf vielen Rechnern wird Microsoft Outlook mit der Zeit zu einer Art digitaler Müllkippe. Täglich sammeln sich hier neue E-Mails und Dateianhänge, die auch dann noch verwahrt werden, wenn das eigentlich gar nicht mehr erforderlich ist. Damit Ihre Datendatei schlank und Outlook flott bleibt, empfehle ich Ihnen, regelmäßig einen Frühjahrsputz durchzuführen.

Löschen Sie überflüssige Dateianhänge aus E-Mails

Während Texte aus E-Mails, die Sie unter Outlook speichern, eher wenig Speicherplatz beanspruchen, sind es zumeist Dateianhänge, die die Datendatei aufblähen. Dabei könnten gerade die in vielen Fällen gelöscht werden. Ziehen Sie für die Überlegung, ob ein Dateianhang entfernt werden kann, folgende Überlegungen heran:

Ist die Datei bereits doppelt gespeichert: Häufig werden Dateianhänge direkt nach dem Empfang auf der Festplatte des Rechners gespeichert. Sei es, um diese einem Projekt zuzuordnen oder weiterzuverarbeiten. In diesem Fall ist dringend zu einer Löschung aus Outlook zu raten, um den doppelt belegten Speicherplatz freizuräumen.

Ist der Inhalt der Dateianhänge noch aktuell: Viele Outlooknutzer verwenden über Jahre dieselbe Datendatei, ohne diese zu bereinigen oder ihre Inhalte zu archivieren. Nicht selten sind die Datendateien in einer solchen Situation mehrere Gigabyte groß. Prüfen Sie in diesem Fall, welche Dateianhänge gelöscht werden können, weil sie nicht mehr aktuell sind. Mein Tipp: Klicken Sie in einem Ordner unter Outlook die Kopfzeile der Spalte „Größe“ an. So werden Dateianhänge nach der Größe absteigend sortiert. Echte „Speicherfresser“ lassen sich so schnell aufspüren – und ggf. entfernen.

So entfernen Sie speicherhungrige Dateianhänge aus Outlook

Weitgehend bekannt zur Gewinnung von Speicherplatz unter Outlook ist die Lösung, eine E-Mail komplett zu löschen (und diese anschließend aus dem Ordner „Gelöschte Objekte“ zu entfernen). Es gibt aber auch zwei andere Methoden, um E-Mails mit Datenanhängen zu entfernen bzw. schlanker zu machen.

Methode 1: Endgültig löschen

Sind Sie sich sicher, dass Sie eine E-Mail nicht mehr benötigen, dann drücken Sie beim Löschen die „Umschalt“-Taste. Die E-Mail wird dann, ggf. mit Anhang, nach einer Nachfrage entfernt ohne zuvor in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschoben zu werden.

Methode 2: Nur Dateianhänge löschen

Nicht immer, wenn ein Dateianhang überflüssig ist, gilt dieses auch für den Inhalt der E-Mail. Outlook bietet Ihnen auch die Möglichkeit, nur speicherhungrige Dateianhänge zu entfernen, den Mail-Text aber zu erhalten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Dateianhang, der gelöscht werden kann. Aus dem Aufklappmenü wählen Sie dann den Eintrag „Anlage entfernen“ aus. Nach einer Sicherheitsabfrage, wird der Anhang gelöscht.

Nicht vergessen: Outlook nach dem Löschen „aufräumen“

Wenn Sie unnötige Dateianhänge nach der zuvor beschriebenen Methode gelöscht haben, ist das Ergebnis auf den ersten Blick frustrierend. Das liegt daran, dass die Größe der Datendatei von Outlook auch bei größeren Löschaktionen nicht abnimmt. Der Grund ist, dass Sie die Datendatei erst komprimieren müssen, um die Früchte Ihrer Arbeit zu ernten. Das geht wie folgt mit wenigen Mausklicks:

Klicken Sie den persönlichen Ordner unter Outlook mit der rechten Maustaste an. Entscheiden Sie sich im Aufklappmenü ab Outlook 2010 für das Kommando „Datendateieigenschaften“. Unter Outlook 2007 wählen Sie den Befehl „Eigenschaften von „Persönliche Ordner“ aus.
Im folgenden Dialogfenster entscheiden Sie sich per Mausklick für „Erweitert“. Anschließend klicken Sie auf „jetzt komprimieren“.

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