Kennen Sie das? Sie sind beruflich regelmäßig unterwegs und "leben" an manchen Tagen fast vollständig aus Ihrer Aktentasche. Damit Sie gut organisiert sind, lohnt es sich, sich vorab einige Gedanken zu machen, wie Ihre "gute" Ordnung eigentlich aussieht. Denn allzu oft sammelt sich im Laufe einer Woche alles Mögliche an Dingen an, die in der Aktentasche nichts zu suchen haben.
Für Ihre Systematik empfehle ich Ihnen die Unterscheidung in drei Bereiche: Grundausstattung – tagesaktuell – persönliche Gegenstände.
Selbstverständlich können die zugeordneten Utensilien bei Ihnen in einer anderen Kategorie besser aufgehoben sein oder sie werden gar nicht benötigt, während andere in meinem Artikel fehlen. Eine vollständige und für alle passende Aktentaschen-Ordnung gibt es nicht. Holen Sie sich einfach die Anregungen, die Sie jetzt weiter bringen.
Grundausstattung in der Aktentasche
Dazu gehören beispielsweise: Notizblock, höchstens zwei Stifte, Visitenkarten. Eventuell können auch dazugehören: USB-Stick, Taschenrechner, Textmarker. Die genannten Gegenstände verbleiben in der Aktentasche.
Wenn Sie beispielsweise einen Taschenrechner im Büro und unterwegs benötigen, sollten Sie einen kleinen Rechner für unterwegs separat anschaffen. Falls Sie Lesestoff für unvorhergesehene Wartezeiten gern konstant in Ihrer Tasche haben, dann 1. separate Lesemappe oder Lesefach in der Aktentasche festlegen und 2. nur eine kleine Auswahl von Artikeln mitführen.
Aktentasche mit tagesaktuellen Dingen
Handy, Timer (elektronisch oder Papier), evtl. Notebook sowie Geschäftsunterlagen der Tagestermine. Hilfreich kann eine ständige Mappe "Reisekostenbelege" sein, die ebenfalls abends ausgeleert wird.
Persönliche Gegenstände in der Aktentasche
Geldbörse, Schlüssel etc. werden wahrscheinlich abends herausgenommen. Erfrischungstücher (kleine Menge), Pfefferminz o. ä. für frischen Atem, Ersatz-Lippenstift, Tampon, Taschenmesser etc. sollten einen festen Platz haben und nicht lose irgendwo herumliegen. Weitere private Gegenstände haben in der beruflichen Aktentasche nichts zu suchen.
Jetzt sind Sie dran – In der Aktentasche Ordnung schaffen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Nehmen Sie die erste Veränderung am besten gleich, spätesten in den nächsten zwei Tagen vor. Sparen Sie Zeit durch eine gute Ordnung in Ihrer Aktentasche und machen Sie einen souveränen Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation