Nutzen Sie die folgenden Tipps, damit Sie Ihre E-Mail-Flut bewältigen können:
Weg damit
Zählen auch Sie zu denjenigen, die sich nur schwer von Dingen trennen können – und seien es E-Mails – nur weil Sie glauben, darauf später eventuell mal zurückgreifen zu müssen? Diese Haltung ist nachvollziehbar, führt aber dazu, dass es Sie sehr viel Zeit kostet. Zum einen, um die Mail wieder zu finden und zum anderen, um nachzulesen, was genau drin steht.
Was wäre, wenn Sie über Ihren Schatten springen würden und sofort und ohne zu zögern die E-Mails löschen, die belanglos sind? Der eine oder andere wird vielleicht einwenden, dass es, um eine Mail zu löschen, nur eines Klicks bedarf. Was aber, wenn sich kurze Zeit später herausstellt, dass man doch noch mal darauf zurückgreifen muss? Dann sichern Sie sich ab, indem Sie einen zusätzlichen Ordner schaffen, in den Sie genau diese „unsicheren“ Mails verbannen.
Alle, die Sie innerhalb von vier Wochen nicht nochmal angeschaut haben, können Sie nun getrost löschen. Das reduziert Stress und lässt Sie ruhiger schlafen.
Ordnung ist das halbe Leben
Sobald der Posteingangsordner unübersichtlich wird und Sie viel Zeit mit dem Suchen bestimmter Mails verbringen, schaffen Sie Ordnung. Strukturieren Sie Ihren Posteingang. Alle großen E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit eingehende Mails nach Absender, Betreff, geschäftlich, privat oder auch Priorität zu sortieren. Bei den Prioritäten sollten Sie jedoch Obacht geben, denn was dem Absender hoch wichtig erscheint, muss sich nicht mit den Dingen decken, die Ihnen wichtig sind.
Sollten Sie das bereits tun, dann achten Sie darauf, regelmäßig zu prüfen, ob die von Ihnen ursprünglich gewählte Struktur der Ordner Ihren jetzigen Anforderungen noch entspricht und Sie dadurch Ihre E-Mai-Flut bewältigen können. Sollte die Masse der E-Mails nach wie vor im selben Ordner landen, haben Sie nichts gewonnen und verschwenden Ihre kostbare Zeit.
Anders lesen
Keine Angst, Sie sollen Ihre Lesegewohnheiten nicht komplett ändern. Es geht lediglich darum, dass Sie dabei Zeit einsparen. Und das gelingt Ihnen dann, wenn Sie längere Mails nicht gründlich und komplett lesen, sondern einfach mit dem letzten Absatz beziehungsweise mit dem Schluss beginnen. Denn in dem steht in der Regel, was für Sie von Bedeutung ist oder es erfolgt eine kurze Zusammenfassung des zuvor Geschriebenen.
Sie wissen dann sofort, was zu tun ist. Erkennen Sie, dass die E-Mail für Sie ohne Belang ist, dann können Sie sich sparen, den Rest des Textes zu lesen. Das erhöht Ihr Zeitbudget und lässt Sie produktiver arbeiten.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
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