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So können Sie Ihre Besprechungen verbessern und erfolgreicher machen

Lesezeit: 3 Minuten Besprechungen sollen Lösungen, Informationen, Klarheit und Entscheidungen bringen. Stattdessen sind sie oft Zeit- und auch Motivationsräuber. Wenn der Fokus auf den Getränken und dem E-Mail-Lesen liegt, läuft etwas grundsätzlich falsch. Checken Sie, ob Sie das kleine 1 x 1 von Besprechungen beherrschen. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Besprechungen verbessern können.

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So können Sie Ihre Besprechungen verbessern und erfolgreicher machen

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Kennen Sie das? Anstatt sich um Ihren Kunden zu kümmern, das Projekt voranzubringen oder Ihren Schreibtisch frei zu bekommen, sitzen Sie in einer Besprechung: eine von gefühlten Hundert pro Woche. Die meisten Menschen halten Besprechungen für überflüssig. Zeitverschwendung, Profilierungs-Show und Abnicken-von-Pseudo-Befragungen sind weitere Kommentare, die im Zusammenhang mit einem Meeting oder einer Besprechung fallen.

Dabei sollen Besprechungen den gegenteiligen Effekt haben: Die Bündelung von Wissen und Entscheidungen, um von Problemen zu Lösungen zu kommen. Oder um einen Wissen- und Erfahrungsaustausch vorzunehmen. Hier einige Tipps für Sie, anhand derer Sie Besprechungen verbessern können. Wenn Sie die Leitung haben, dann setzen Sie möglichst viele der genannten Punkte um.

Rahmen und Regeln vor und beim Meeting

  • Erfordernis: Ist die Besprechung wirklich erforderlich? Ist sie zu einem „Ritual“ verkommen? Tipp: Dann schneiden Sie diesen Zopf ab! Verkürzen Sie die Dauer der Sitzung. Oder den Turnus. Vielleicht ist eine andere Form (virtuell, schriftlich) besser geeignet? Vielleicht geht auch das: Streichen.
  • Personenkreis: Sind nur Personen eingeladen, deren Anwesenheit absolut notwendig ist? Tipp: Verzichten Sie auf Höflichkeits- oder Statuseinladungen.
  • Klarheit: Haben Sie mit der Einladung Besprechungsziele, Tagesordnung und erforderliches Informationsmaterial zugesandt? Tipp: Erstellen Sie dazu eine Tabelle mit den Überschriften „Nr.“, „Thema“, „Ziel“, „Material“, „Experte“, „Zeitbedarf“. Dann haben Sie Ihre TOP-Liste auch schon fast fertig.
  • Vorlauf: Haben Sie wichtige Anmerkungen zu Problemen von den Teilnehmern/Experten vor der Besprechung eingefordert?
  • Fokussierung: Sind alle Handys zwingend ausgeschaltet? Tipp: Auch das Lesen von Mails („wieso, stört doch niemanden“) ist zu unterbinden. Klar ist: Sie haben es mit Erwachsenen zu tun. Aber auch die haben oft schlechte Angewohnheiten. Stecken Sie als Leitung den Rahmen so, dass Sie ergebnisorientiert arbeiten können. Ablenkungen durch Smartphone- und Tabletnutzung verhindern das.

Zeit für eine Besprechung? Hat eigentlich niemand!

Um Ihre Besprechung, wenn nötig, zu verbessern, sollten Sie auch grundsätzlich Intervall und Dauer von regelmäßigen Besprechungen auf den Prüfstand stellen.

  • Zeitrahmen für jeden TOP angeben (s. o.).
  • Beginnen Sie immer pünktlich. Ansonsten bestrafen Sie die Pünktlichen durch Warten auf die (meist notorischen) Zuspätkommer. In der Literatur wird empfohlen als größtes Zugeständnis den Tagesordnungspunkt vorziehen, der den Zuspätkommer nicht betrifft. Meine Empfehlung ist: Wenn Sie ohne diese Person entscheiden können, tun Sie es! Danach ist der Punkt abgehandelt.
  • Alle meinen, sie könnten ohne – aber machen Sie nach ca. einer Stunde fünf bis zehn Minuten Pause. Um Ihre Besprechungen verbessern zu können, sollten Sie also eine Pausenzeit einplanen (Tagesordnung). Dauer der Pause präzise angeben bzw. die „Startzeit“ nach der Pause laut und deutlich nennen. Achten Sie vor allem konsequent auf einen pünktlichen Wiederbeginn nach der Pause.
  • Besprechung möglichst pünktlich beenden, überziehen muss Ausnahme bleiben.

Wenn Sie die Besprechung leiten, machen Sie Ihren Job

Es muss nicht wirklich gesagt werden, trotzdem: Wer die Besprechung leitet, sollte eine Viertelstunde vor Beginn anwesend sein und den Raum checken: Sitzordnung, Getränke, Beamer und Notebook, Unterlagen, ankommende Teilnehmer begrüßen.

Auf Einhaltung der Tagesordnung ist zu achten (Zeitplan, Ziele), trotzdem dürfen wichtige Themen nicht untergehen. Keine abschweifenden Diskussionen zulassen. Fragen Sie „Bringt uns diese Diskussion in unserer Frage wirklich weiter?“ oder „Ist das hier gerade zielführend?“.

Vielredner sollten Sie konsequent stoppen, evtl. Redezeit für Beiträge einführen. „Schweiger“ gezielt ansprechen und ihre Meinung einholen. Störende Seitengespräche sind zu unterbinden. Stellen Sie gezielte Fragen. Achten Sie darauf, dass die Antworten zur Frage passen, sonst durch Fragetechnik und Zusammenfassen den Beitrag steuern: möglichst mit Visualisierung am Flipchart oder elektronisch.

Auch das hat sich bewährt, um Besprechungen zu verbessern

  • Teilnehmer werden in der Diskussion direkt angesprochen.
  • Oft ist es günstiger, übrig gebliebene Besprechungspunkte auf das nächste Meeting zu verschieben, als sie im Eilverfahren durchzupeitschen.
  • Wenn keine Einigung erzielbar ist, die gesammelten Fakten und Positionen protokollieren sowie das weitere Vorgehen oder Zwischenziele festlegen.
  • Nach jedem TOP Ergebnisse bzw. Festlegungen und To-dos zusammenfassen.
  • Am Ende der Besprechung muss jeder Teilnehmer wissen, was er bis wann zu tun hat.
  • Sammeln Sie bei regelmäßigen Besprechungsrunden zum Abschluss noch Ideen unter der Fragestellung: Was kann die Leitung bei den nächsten Besprechungen verbessern? Was können wir als Teilnehmergruppe beim nächsten Mal besser machen?

Jetzt sind Sie dran – Besprechungen gut organisieren

Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Überlegen Sie sich, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Probieren Sie mindestens einen Punkt in der nächsten Besprechung aus. Das wäre ein „kleiner“ Schritt. Wenn Sie richtig was bewegen wollen, führen Sie mindestens drei Neuerungen ein.

Gutes Gelingen bei Ihrer Büroorganisation wünscht Ihnen Wera Nägler.

Bildnachweis: oneinchpunch / stock.adobe.com

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